Einkaufsliste für den Jahreskongress

Für einen Jahreskongress brauchst du mehr als Stühle und einen Beamer. Empfang, Vorträge, Pausen und Catering müssen gleichzeitig funktionieren – auch wenn sich Räume ändern oder Referenten eigene Anschlüsse mitbringen. Diese Einkaufsliste deckt Möbel, Präsentationstechnik, Ton, Küche und Geschirr ab. Prüfe die Mengen anhand der Teilnehmerzahl und bestelle Technik sowie Mobiliar frühzeitig, damit fehlende Adapter oder zusätzliche Tische nicht am Veranstaltungstag zum Problem werden.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KongressstühleAnz. 120
TischeAnz. 18
BühnenelementeAnz. 4
Rednertisch
EmpfangstischeAnz. 4
BuffetischeAnz. 6
GarderobenständerAnz. 3

Ausstattung

BeamerAnz. 2
ProjektionsleinwandAnz. 2
LaptopsAnz. 3
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 4
Mischpult
HDMI-KabelAnz. 6
USB-C-AdapterAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 10
PräsentationsklickerAnz. 2
WLAN-RouterAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 130
WassergläserAnz. 130
WeingläserAnz. 130
TellerAnz. 130
GabelnAnz. 130
MesserAnz. 130
LöffelAnz. 130

Küche

KaffeemaschinenAnz. 4
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
ServiertablettsAnz. 8
SuppenkellenAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6

Dekoration

TischdeckenAnz. 18
Bühnenhintergrund
Logo- und SponsorbannerAnz. 6
NamensschilderAnz. 130
BadgehalterAnz. 130
ProgrammhefteAnz. 130
NotizblöckeAnz. 130
KugelschreiberAnz. 150
WegweiserAnz. 12
Tischdecken für den EmpfangstresenAnz. 2

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
StimmungsleuchtenAnz. 10

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 10
HandseifenspenderAnz. 6
HandtuchspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 4 Kilo
- Teebeutel - 300 Stück
- Schwarzer Tee - 100 Beutel
- Grüner Tee - 60 Beutel
- Kräutertee - 60 Beutel
- Rooibostee - 40 Beutel
- Zucker - 3 Kilo
- Süßstoff - 300 Stück
- Halbfette Milch - 20 Liter
- Hafermilch - 8 Liter
- Zitronen - 4 kilo
- Stilles Wasser - 120 Flaschen
- Sprudelwasser - 120 Flaschen
- Cola - 24 Flaschen
- Cola Zero - 24 Flaschen
- Orangenlimonade - 18 Flaschen
- Eistee - 18 Flaschen
- Apfelsaft - 12 Packungen
- Orangensaft - 12 Packungen
- Tonic - 12 Flaschen
- Bitter Lemon - 12 Flaschen
- Bier - 8 Kisten
- Alkoholfreies Bier - 3 Kisten
- Rotwein - 18 Flaschen
- Weißwein - 18 Flaschen
- Rosé - 8 Flaschen
- Sekt - 8 Flaschen
- Eiswürfel - 20 Kilo
- Croissants - 150 Stück
- Mini-Muffins - 150 Stück
- Vollkornbrot - 12 Laibe
- Weißbrot - 10 Brote
- Mehrkornbrot - 10 Brote
- Mini-Brötchen - 250 Stück
- Butter - 3 Kilo
- Frischkäse - 3 Kilo
- Junger Käse - 5 Kilo
- Reifer Käse - 4 kilo
- Schinken - 4 Kilo
- Geräucherte Hähnchenbrust - 3 Kilo
- Hummus - 4 Kilo
- Erdnussbutter - 2 Gläser
- Erdbeermarmelade - 2 Gläser
- Gurke - 6 Kilo
- Tomaten - 8 Kilo
- Rucola - 2 Kilo
- Gemischter Salat - 5 Kilo
- Paprika - 4 Kilo
- Rote Zwiebel - 2 Kilo
- Karotten - 4 Kilo
- Trauben - 8 kilo
- Äpfel - 120 stuks
- Bananen - 100 Stück
- Mandarinen - 100 Stück
- Melonen - 8 Stück
- Gemischte Nüsse - 3 kilo
- Rosinen - 2 Kilo
- Paprikachips - 12 Tüten
- Naturchips - 12 Tüten
- Knabbereien - 8 Tüten
- Oliven - 4 Kilo
- Gewürzgurken - 3 Gläser
- Mayonnaise - 3 Flaschen
- Ketchup - 3 Flaschen
- Senf - 3 Gläser
- Pesto - 2 Gläser
- Balsamico-Essig - 2 Flaschen
- Olivenöl - 2 Liter
- Pasta - 10 Kilo
- Pestosauce - 5 Gläser
- Tomatensauce - 8 Gläser
- Parmesan - 2 Kilo
- Vegetarische Bällchen - 6 Kilo
- Hähnchenfilet - 8 Kilo
- Reis - 8 Kilo
- Gemüsebrühe - 2 Kartons
- Champignons - 5 Kilo
- Zucchini - 5 kilo
- Brokkoli - 5 Kilo
- Gewürzmischung - 6 Gläser
- Schwarzer Pfeffer - 2 Döschen
- Salz - 2 Kilo
- Mayonnaise ohne Ei - 2 Flaschen
- Glutenfreie Brötchen - 20 Stück
- Veganer Belag - 2 Kilo
- Vegane Desserts - 20 Stück
- Desserts - 120 Stück
- Kekse - 8 Kilo
- Kaffeemilch-Cups - 400 Stück
- Rührstäbchen - 400 Stück
- Papierservietten - 500 Stück
- Papiertücher - 12 Rollen
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Müllsäcke - 100 Stück
- Spülmittel - 5 Liter
- Allzweckreiniger - 5 Liter
- Glasreiniger - 2 Liter
- Desinfektionsspray - 3 Flaschen
- Schwämme - 20 Stück
- Mikrofasertücher - 30 Stück
- Gummihandschuhe - 12 Paar
- Lufterfrischer - 6 Sprühdosen

Tipps

Plane pro Sitzplatz einen Kongressstuhl und prüfe zusätzlich, ob für Podium, Rednertisch und Empfang eigene Tische benötigt werden. Diese Möbel werden oft bei der Raumaufteilung vergessen.
Teste Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel und USB-C-Adapter mindestens 1 Woche vorher gemeinsam. Unterschiedliche Laptop-Anschlüsse sind eine häufige Ursache für Verzögerungen beim ersten Vortrag.
Rechne bei Mikrofonen nicht nur mit den Referenten: Für Podiumsgespräche und Fragen aus dem Saal brauchst du zusätzliche Funkmikrofone, Mikrofonständer, Lautsprecher und ein Mischpult.
Stelle pro Teilnehmer ein Wasserglas bereit und plane Kaffeetassen, Teller, Gabeln, Messer und Löffel nach der maximalen Teilnehmerzahl plus etwa 10 Prozent Reserve ein.
Kühle Getränke am Vortag und prüfe Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Thermoskannen spätestens am Morgen des Kongresses. Verlängerungskabel und ein WLAN-Router gehören ebenfalls in die Technikbox, nicht in eine separate Nachbestellung.

Häufige Fragen

Was brauche ich für einen Jahreskongress?: Für einen Jahreskongress brauchst du Möbel für Sitzplätze, Bühne, Empfang, Buffet und Garderobe sowie Beamer, Leinwand, Laptops, Tonanlage und passende Adapter. Für Catering und Pausen kommen Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Thermoskannen, Getränke und Geschirr hinzu.
Wie viel Geschirr brauche ich pro Kongressteilnehmer?: Plane bei Tellern, Gabeln, Messern, Löffeln, Kaffeetassen und Wassergläsern mindestens 1 Stück pro Teilnehmer und zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve. Bei mehreren Buffet- oder Kaffeepausen solltest du die Menge auf 1,5 bis 2 Stück pro Person erhöhen.
Wann muss ich Technik und Möbel für einen Jahreskongress bestellen?: Bestelle Beamer, Tonanlage, Funkmikrofone, Tische und Stühle mindestens 4 Wochen vor dem Kongress. Prüfe die komplette Ausstattung spätestens 1 Woche vorher und teste die Anschlüsse mit den Präsentationslaptops.
Wie viele Mikrofone brauche ich für einen Kongress?: Für einen einzelnen Vortrag reichen meist 1 bis 2 Mikrofone, für ein Podium brauchst du mindestens 1 Mikrofon pro gleichzeitig sprechender Person. Plane zusätzlich ein Mikrofon für Fragen aus dem Saal und prüfe die benötigte Anzahl mit dem Programm.

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