Que faut-il prévoir pour un congrès annuel ?

Un congrès annuel demande plus qu’un buffet et quelques badges. Il faut prévoir les boissons, la vaisselle, le café et tout le matériel nécessaire aux présentations, souvent pour plusieurs salles en parallèle. Cette liste vous aide à estimer les quantités et à repérer les oublis fréquents avant le jour J. Vérifiez aussi les besoins techniques des intervenants avant de faire les achats.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 120
Tablesqté 18
Éléments de podiumqté 4
Table de prise de parole
Tables de réceptionqté 4
Tables de buffetqté 6
Portantsqté 3

Équipement

Vidéoprojecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateurs portablesqté 3
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Câbles HDMIqté 6
Adaptateurs USB-Cqté 6
Multiprisesqté 10
Rallongesqté 10
Cliqueur de présentationqté 2
Routeurs Wi-Fiqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 130
Verres à eauqté 130
Verres à vinqté 130
Assiettesqté 130
Fourchettesqté 130
Couteauxqté 130
Cuillèresqté 130

Cuisine

Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Louches à soupeqté 4
Louchesqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6

Décoration

Nappesqté 18
Fond de scène
Bannières logo et sponsorsqté 6
Badges nominatifsqté 130
Porte-badgesqté 130
Brochures du programmeqté 130
Blocs-notesqté 130
Stylos à billeqté 150
Panneaux indicateursqté 12
Nappes pour le comptoir d’accueilqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Lampes d'ambianceqté 10

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Poubellesqté 10
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 6

Catering

Courses
- Grains de café - 4 kilo
- Sachets de thé - 300 pièces
- Thé noir - 100 sachets
- Thé vert - 60 sachets
- Tisane - 60 sachets
- Thé rooibos - 40 sachets
- Sucre - 3 kilo
- Édulcorants - 300 pièces
- Lait demi-écrémé - 20 litres
- Lait d’avoine - 8 litres
- Citrons - 4 kilo
- Eau plate - 120 bouteilles
- Eau pétillante - 120 bouteilles
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Sinas - 18 bouteilles
- Ice tea - 18 bouteilles
- Jus de pomme - 12 briques
- Jus d'orange - 12 packs
- Tonic - 12 bouteilles
- Bitter lemon - 12 bouteilles
- Bière - 8 caisses
- Bière sans alcool - 3 caisses
- Vin rouge - 18 bouteilles
- Vin blanc - 18 bouteilles
- Rosé - 8 bouteilles
- Bulles - 8 bouteilles
- Glaçons - 20 kilos
- Croissants - 150 pièces
- Mini-muffins - 150 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Pain blanc - 10 pains
- Pain aux céréales - 10 pains
- Petits pains - 250 pièces
- Beurre doux - 3 kilos
- Fromage frais - 3 kilos
- Fromage jeune - 5 kilo
- Fromage affiné - 4 kilos
- Jambon - 4 kilos
- Blanc de poulet fumé - 3 kilos
- Houmous - 4 kilos
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture de fraises - 2 pots
- Concombre - 6 kilos
- Tomates - 8 kilos
- Roquette - 2 kilos
- Salade composée - 5 kilos
- Poivrons - 4 kilos
- Oignon rouge - 2 kilos
- Carottes - 4 kilo
- Raisins - 8 kilos
- Pommes - 120 pièces
- Bananes - 100 pièces
- Mandarines - 100 pièces
- Melons - 8 pièces
- Noix mélangées - 3 kilo
- Raisins secs - 2 kilos
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Snacks salés - 8 sacs
- Olives - 4 kilos
- Cornichons - 3 bocaux
- Mayonnaise - 3 bouteilles
- Ketchup - 3 bouteilles
- Moutarde - 3 pots
- Pesto - 2 pots
- Vinaigre balsamique - 2 bouteilles
- Huile d’olive - 2 litres
- Pâtes - 10 kilos
- Sauce pesto - 5 pots
- Sauce tomate - 8 pots
- Parmesan - 2 kilos
- Boulettes végétariennes - 6 kilos
- Filet de poulet - 8 kilos
- Riz - 8 kilos
- Bouillon de légumes - 2 boîtes
- Champignons - 5 kilos
- Courgettes - 5 kilo
- Brocoli - 5 kilo
- Mélange d’épices - 6 pots
- Poivre noir - 2 petits pots
- Sel - 2 kilo
- Mayonnaise sans œufs - 2 bouteilles
- Petits pains sans gluten - 20 pièces
- Garnitures véganes - 2 kilos
- Desserts vegan - 20 pièces
- Desserts - 120 pièces
- Biscuits - 8 kilo
- Dosettes de lait pour café - 400 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 400 pièces
- Serviettes en papier - 500 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Liquide vaisselle - 5 liter
- Nettoyant multi-usage - 5 litres
- Nettoyant pour vitres - 2 litres
- Spray désinfectant - 3 flacons
- Éponges - 20 pièces
- Chiffons en microfibre - 30 pièces
- Gants en caoutchouc - 12 paires
- Désodorisant - 6 aérosols

Conseils

Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Gardez une réserve séparée pour les intervenants et l’équipe d’organisation.
Pour le café, comptez 1 à 2 tasses par participant sur une matinée. Prévoyez au moins une machine ou un thermos par point de service afin d’éviter une file d’attente pendant la pause.
Ajoutez 10 % de vaisselle en réserve par rapport au nombre d’inscrits. Les verres et les tasses manquent rapidement lorsque les pauses sont réparties dans plusieurs salles.
Vérifiez chaque présentation au moins 48 heures avant le congrès et testez les câbles HDMI, les adaptateurs USB-C et le cliqueur avec les ordinateurs réellement utilisés.
Prévoyez une multiprise et une rallonge par zone technique, avec quelques adaptateurs supplémentaires. Les prises disponibles sont souvent trop éloignées de la table de présentation ou du pupitre.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour un congrès annuel ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 % pour les intervenants, l’équipe et les imprévus.
Quelle quantité de café faut-il pour un congrès ?: Prévoyez 1 à 2 tasses par participant pour une matinée, et davantage si le programme comprend plusieurs pauses. Répartissez le service sur plusieurs machines, bouilloires ou thermos lorsque les participants sont dans différentes salles.
Quand faut-il vérifier le matériel audiovisuel ?: Testez le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs et les connexions au moins 48 heures avant l’événement. Faites un second contrôle le matin même, après l’installation dans la salle.
Combien de vaisselle prévoir pour un congrès de 100 personnes ?: Prévoyez au minimum 110 verres, tasses et pièces de vaisselle courantes, soit 10 % de réserve. Pour un buffet avec plusieurs services, augmentez cette marge à 15 % afin de limiter les ruptures pendant les pauses.

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