Qué comprar para un congreso anual
Organizar un congreso anual exige comprar y preparar mucho más que comida y sillas. Esta lista reúne el material necesario para recibir a los asistentes, equipar las salas, apoyar a los ponentes y mantener funcionando las pausas de café. Calcula las cantidades según el número de inscritos y añade margen para sustituciones, pérdidas y consumo extra. Haz la compra principal con varios días de antelación y deja para el último día solo los productos que deban mantenerse fríos.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillas de congresocant. 120
- Mesascant. 18
- Piezas de escenariocant. 4
- Mesa de oradores
- Mesas de recepcióncant. 4
- Mesas de buffetcant. 6
- Percheroscant. 3
Equipo
- Proyectorcant. 2
- Pantalla de proyeccióncant. 2
- Portátilescant. 3
- Micrófonos inalámbricoscant. 4
- Soportes para micrófonocant. 2
- Altavocescant. 4
- Mesa de mezclas
- Cables HDMIcant. 6
- Adaptadores USB-Ccant. 6
- Regletascant. 10
- Cables alargadorescant. 10
- Clic de presentacióncant. 2
- Routers wificant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 130
- Vasos para aguacant. 130
- Copas de vinocant. 130
- Platoscant. 130
- Tenedorescant. 130
- Cuchilloscant. 130
- Cucharascant. 130
Cocina
- Máquinas de cafécant. 4
- Teterascant. 3
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 6
- Bandejas de serviciocant. 8
- Cucharones para sopacant. 4
- Cucharonescant. 8
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
Decoración
- Mantelescant. 18
- Telón de fondo del escenario
- Banners de logo y patrocinadorescant. 6
- Tarjetas de nombrecant. 130
- Portabadgescant. 130
- Programascant. 130
- Bloc de notascant. 130
- Bolígrafoscant. 150
- Carteles direccionalescant. 12
- Manteles para el mostrador de recepcióncant. 2
Iluminación
- Focos LEDcant. 8
- Luces decorativascant. 10
Limpieza
- Aspiradoracant. 2
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Papeleracant. 10
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
- Dispensadores de toallascant. 6
Catering
- Compras
- Granos de café - 4 kilos
- Bolsitas de té - 300 unidades
- Té negro - 100 bolsitas
- Té verde - 60 sobres
- Té de hierbas - 60 bolsitas
- Té rooibos - 40 bolsitas
- Azúcar - 3 kilos
- Edulcorantes - 300 unidades
- Leche semidesnatada - 20 liter
- Leche de avena - 8 litros
- Limones - 4 kilo
- Agua sin gas - 120 botellas
- Agua con gas - 120 botellas
- Cola - 24 botellas
- Cola Zero - 24 botellas
- Refresco de naranja - 18 botellas
- Ice tea - 18 botellas
- Zumo de manzana - 12 paquetes
- Zumo de naranja - 12 paquetes
- Tónica - 12 botellas
- Bitter lemon - 12 botellas
- Cerveza - 8 cajas
- Cerveza sin alcohol - 3 cajas
- Vino tinto - 18 botellas
- Vino blanco - 18 botellas
- Rosado - 8 botellas
- Burbujas - 8 botellas
- Cubitos de hielo - 20 kilos
- Croissants - 150 unidades
- Mini muffins - 150 unidades
- Pan integral - 12 panes
- Pan blanco - 10 panes
- Pan multicereal - 10 panes
- Mini bocadillos - 250 unidades
- Mantequilla - 3 kilos
- Queso crema - 3 kilo
- Queso joven - 5 kilos
- Queso curado - 4 kilo
- Jamón - 4 kilos
- Pechuga de pollo ahumada - 3 kilos
- Hummus - 4 kilo
- Mantequilla de cacahuete - 2 tarros
- Mermelada de fresa - 2 tarros
- Pepino - 6 kilos
- Tomates - 8 kilos
- Rúcula - 2 kilo
- Ensalada mixta - 5 kilo
- Pimiento - 4 kilo
- Cebolla roja - 2 kilos
- Zanahorias - 4 kilo
- Uvas - 8 kilos
- Manzanas - 120 unidades
- Plátanos - 100 unidades
- Mandarinas - 100 unidades
- Melones - 8 unidades
- Frutos secos mixtos - 3 kilos
- Pasas - 2 kilos
- Patatas fritas de pimentón - 12 bolsas
- Patatas naturales - 12 bolsas
- Snacks salados - 8 bolsas
- Aceitunas - 4 kilos
- Pepinillos - 3 tarros
- Mayonesa - 3 botellas
- Ketchup - 3 botellas
- Mostaza - 3 tarros
- Pesto - 2 tarros
- Vinagre balsámico - 2 botellas
- Aceite de oliva - 2 litros
- Pasta - 10 kilos
- Salsa pesto - 5 tarros
- Salsa de tomate - 8 tarros
- Queso parmesano - 2 kilos
- Albóndigas vegetarianas - 6 kilo
- Pechuga de pollo - 8 kilos
- Arroz - 8 kilos
- Caldo de verduras - 2 cajas
- Champiñones - 5 kilos
- Calabacines - 5 kilo
- Brócoli - 5 kilos
- Mezcla de especias - 6 tarros
- Pimienta negra - 2 botes
- Sal - 2 kilos
- Mayonesa sin huevo - 2 botellas
- Bocadillos sin gluten - 20 unidades
- Ingredientes veganos para untar - 2 kilos
- Postres veganos - 20 unidades
- Postres - 120 unidades
- Galletas - 8 kilo
- Cápsulas de leche para café - 400 unidades
- Agitadores - 400 unidades
- Servilletas de papel - 500 unidades
- Toallas de papel - 12 rollos
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Lavavajillas - 5 litros
- Limpiador multiusos - 5 litros
- Limpiacristales - 2 litros
- Spray desinfectante - 3 botellas
- Esponjas - 20 unidades
- Paños de microfibra - 30 unidades
- Guantes de goma - 12 pares
- Ambientador - 6 aerosoles
Consejos
- Calcula las sillas para el aforo confirmado y añade un 5-10 % de margen; así puedes cubrir registros de última hora sin reorganizar la sala.
- Prepara un puesto de recepción con mesas, credenciales y material de apoyo al menos 60 minutos antes de abrir las puertas. Separa las acreditaciones por orden alfabético para reducir las colas.
- Para cada sala, comprueba con 24 horas de antelación el proyector, la pantalla, el portátil, el clic de presentación, los cables HDMI, los adaptadores USB-C y las regletas. Lleva al menos un adaptador y un cable de repuesto por sala.
- Calcula dos vasos de agua por asistente durante la jornada y coloca termos, tazas de café y teteras antes de cada pausa. Si habrá vino, cuenta una copa por persona y reserva algunas unidades adicionales.
- Pide el catering según las inscripciones confirmadas y las preferencias dietéticas recogidas, con un margen aproximado del 5 %. Enfría las bebidas la víspera y confirma el menú y las cantidades al menos 48 horas antes.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuánta comida y bebida necesito para un congreso anual?
- Calcula una ración de catering por asistente y añade un 5-10 % de margen. Para una pausa de café, prepara aproximadamente dos bebidas calientes y dos vasos de agua por persona; ajusta el vino al número de invitados que realmente lo beberá.
- ¿Cuántos días antes debo comprar el material del congreso?
- Compra el mobiliario, el material técnico y la vajilla entre 3 y 7 días antes. Deja las bebidas y otros productos perecederos para el día anterior, y revisa todo el equipo técnico al menos 24 horas antes.
- ¿Qué equipo técnico hace falta para las presentaciones?
- Cada sala necesita un proyector, una pantalla, un portátil, un clic de presentación, altavoces y micrófonos según el formato. Lleva como mínimo un cable HDMI, un adaptador USB-C, una regleta y un alargador de repuesto por sala.
- ¿Cuándo preparo las acreditaciones y la recepción?
- Imprime las credenciales cuando la inscripción esté cerrada o, como mínimo, 48 horas antes del congreso. Monta las mesas de recepción, organiza las acreditaciones y coloca las señales de ruta 60 minutos antes de la llegada de los asistentes.
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