Wat heb je nodig voor een jaarcongres?

Voor een jaarcongres heb je meer nodig dan stoelen en een beamer. Je regelt ook presentatie- en geluidsapparatuur, naamkaartjes, servies, koffievoorzieningen en duidelijke bewegwijzering. Stem aantallen af op het definitieve aantal deelnemers, sprekers en medewerkers; bestel catering en verbruiksartikelen uiterlijk 7 dagen vooraf. Controleer techniek, kabels en presentaties minimaal 2 uur voor de start, zodat je nog kunt bijsturen voordat de eerste gasten binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 165
Tafelsaantal 22
Statafelsaantal 18
Spreektafel
Kleedkamerrekaantal 2

Apparatuur

Beameraantal 2
Projectieschermaantal 2
Laptopaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2
Microfoonsaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadkabelsaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 180
Dessertbordenaantal 180
Koffiekopjesaantal 180
Waterglazenaantal 200
Wijnglazenaantal 180
Besteksetsaantal 180

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 22
Bloemstukkenaantal 12
Naambordjesaantal 12

Verlichting

Sfeerlampenaantal 12

Materialen

Naamkaartjesaantal 165
Lanyardsaantal 165
Programmaboekjesaantal 165
Notitieblokkenaantal 165
Balpennenaantal 180
Registratielijstenaantal 6
Pennenaantal 24
Plakbandaantal 6
Schaaraantal 4
Stiftenaantal 12
Naamstickersaantal 40
Pijlbordenaantal 18

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 12
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Stofzuigeraantal 2

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 3 kilogram
- Zwarte thee - 8 dozen
- Kruidenthee - 4 dozen
- Suiker - 3 kilogram
- Melk - 20 liter
- Havermelk - 8 liter
- Citroen - 5 kilogram
- Mineraalwater plat - 100 liter
- Mineraalwater bruisend - 60 liter
- Cola - 24 flessen
- Cola Zero - 24 flessen
- Sinas - 18 flessen
- IJsthee - 18 flessen
- Bier - 8 kratten
- Alcoholvrij bier - 3 kratten
- Witte wijn - 24 flessen
- Rode wijn - 18 flessen
- Prosecco - 12 flessen
- Druivensap - 12 liter
- Sinaasappelsap - 20 liter
- Appelsap - 12 liter
- Mini croissants - 180 stuks
- Mini broodjes - 180 stuks
- Roomboter - 2 kilogram
- Jonge kaas - 3 kilogram
- Belegen kaas - 3 kilogram
- Ham - 2 kilogram
- Kipfilet beleg - 2 kilogram
- Hummus - 2 kilogram
- Roomkaas - 2 kilogram
- Jam - 6 potten
- Honing - 3 potten
- Komkommer - 5 kilogram
- Tomaten - 5 kilogram
- Sla - 12 kroppen
- Paprika - 4 kilogram
- Wortels - 4 kilogram
- Druiven - 8 kilogram
- Appels - 10 kilogram
- Bananen - 8 kilogram
- Bessen - 4 kilogram
- Notenmix - 3 kilogram
- Paprikachips - 12 zakken
- Naturelchips - 12 zakken
- Olijven - 4 kilogram
- Borrelnootjes - 4 kilogram
- Toastjes - 12 pakken
- Kruidenkaas - 2 kilogram
- Gekruide kip - 12 kilogram
- Vegetarische burgers - 50 stuks
- Rundvleeskroketten - 180 stuks
- Aardappelsalade - 15 kilogram
- Groene salade - 15 kilogram
- Pastasalade - 15 kilogram
- Brood - 12 kilogram
- Knoflooksaus - 4 liter
- Mayonaise - 4 liter
- Ketchup - 4 liter
- Mosterd - 2 liter
- Olijfolie - 2 liter
- Peper - 500 gram
- Zout - 500 gram
- Paprikapoeder - 250 gram
- Knoflookpoeder - 250 gram
- Koffiefilters - 3 pakken
- IJsblokjes - 20 kilogram
- Servetten - 600 stuks
- Papieren bekers - 300 stuks
- Rietjes - 300 stuks
- Aluminiumfolie - 3 rollen
- Vershoudfolie - 3 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Afvalzakken - 60 stuks
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Allesreiniger - 4 flessen
- Handzeep - 8 flessen
- Toiletpapier - 48 rollen

Tips

Tel per deelnemer één stoel, één naamkaartje en één programmastuk; print daarnaast 5% extra naamkaartjes en programma’s voor last-minute wijzigingen.
Plan per 25 deelnemers minstens één waterpunt met glazen en reken voor het eerste congresuur op 2 tot 3 koppen koffie of thee per persoon. Zet extra thermoskannen klaar tijdens de pauze.
Neem voor elke presentatie een laptopaansluiting, presentatieklikker en reservekabel mee. Test beamer, projectiescherm, microfoons en luidsprekers minimaal 2 uur voor aanvang met de echte presentaties.
Leg per tafel een complete bestekset en passend servies klaar en bestel 10% extra bij een congres met meerdere eetmomenten. Die reserve vangt breuk, vervuiling en onverwachte deelnemers op.
Regel bewegwijzering, tafelkleden en bloemstukken uiterlijk de avond ervoor. Controleer ook of er een aparte plek is voor sprekerseigendommen, met een kleedkamerrek en een duidelijk gelabelde spreektafel.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een jaarcongres?: Bestel één stoel per aangemelde deelnemer, spreker en medewerker die in de zaal zit. Voeg 5% reserve toe; bij 200 aanwezigen betekent dat 210 stoelen.
Hoeveel koffie en water moet ik inkopen voor een jaarcongres?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 koppen koffie of thee per persoon en daarna ongeveer 1 kop per uur. Voor water zet je minimaal 0,5 liter per deelnemer klaar, plus extra voor sprekers en medewerkers.
Hoeveel naamkaartjes en programma’s moet ik printen?: Print één naamkaartje en één programma per deelnemer, spreker en medewerker. Maak 5% extra; bij 200 verwachte aanwezigen zijn dat 210 exemplaren per soort.
Wanneer moet ik techniek en catering voor een jaarcongres regelen?: Reserveer catering, meubilair en techniek zodra datum en locatie vaststaan, bij voorkeur minstens 4 weken vooraf. Bevestig aantallen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het congres en test de apparatuur 2 uur voor de start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.