Was du für einen Jahreskongress brauchst

Für einen Jahreskongress brauchst du mehr als Stühle und einen Beamer. Teilnehmende, Referierende und Catering müssen gleichzeitig versorgt werden, während Präsentationen, Namensschilder und Beschilderung rechtzeitig bereitliegen. Diese Liste bündelt die benötigten Materialien für Raum, Technik, Küche und Empfang. Plane die Mengen nach der bestätigten Teilnehmerzahl und bestelle Sonderausstattung spätestens zwei bis drei Wochen vor dem Termin.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 165
TischeAnz. 22
StehtischeAnz. 18
Rednertisch
Umkleideraum-GarderobeAnz. 2

Ausstattung

BeamerAnz. 2
ProjektionsleinwandAnz. 2
LaptopAnz. 2
PräsentationsklickerAnz. 2
MikrofoneAnz. 4
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
LadekabelAnz. 6

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 180
DesserttellerAnz. 180
KaffeetassenAnz. 180
WassergläserAnz. 200
WeingläserAnz. 180
BestecksetsAnz. 180

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12
WarmhaltebehälterAnz. 8

Dekoration

TischdeckenAnz. 22
BlumenarrangementsAnz. 12
NamensschilderAnz. 12

Beleuchtung

StimmungsleuchtenAnz. 12

Materialien

NamensschilderAnz. 165
LanyardsAnz. 165
ProgrammhefteAnz. 165
NotizblöckeAnz. 165
KugelschreiberAnz. 180
AnmeldelistenAnz. 6
StifteAnz. 24
KlebebandAnz. 6
SchereAnz. 4
StifteAnz. 12
NamensaufkleberAnz. 40
WegweiserAnz. 18

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
MikrofasertücherAnz. 12
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
StaubsaugerAnz. 2

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 3 kilogram
- Schwarzer Tee - 8 Packungen
- Kräutertee - 4 Kartons
- Zucker - 3 Kilogramm
- Milch - 20 Liter
- Hafermilch - 8 Liter
- Zitrone - 5 Kilogramm
- Stilles Mineralwasser - 100 Liter
- Mineralwasser mit Kohlensäure - 60 Liter
- Cola - 24 Flaschen
- Cola Zero - 24 Flaschen
- Orangenlimonade - 18 Flaschen
- Eistee - 18 Flaschen
- Bier - 8 Kisten
- Alkoholfreies Bier - 3 Kisten
- Weißwein - 24 Flaschen
- Rotwein - 18 Flaschen
- Prosecco - 12 Flaschen
- Traubensaft - 12 Liter
- Orangensaft - 20 Liter
- Apfelsaft - 12 Liter
- Mini-Croissants - 180 Stück
- Mini-Brötchen - 180 Stück
- Butter - 2 Kilogramm
- Junger Käse - 3 Kilogramm
- Reifer Käse - 3 Kilogramm
- Schinken - 2 Kilogramm
- Hähnchenbrust-Aufschnitt - 2 Kilogramm
- Hummus - 2 Kilogramm
- Frischkäse - 2 Kilogramm
- Marmelade - 6 Gläser
- Honig - 3 Gläser
- Gurke - 5 Kilogramm
- Tomaten - 5 Kilogramm
- Salat - 12 Köpfe
- Paprika - 4 Kilogramm
- Karotten - 4 Kilogramm
- Trauben - 8 Kilogramm
- Äpfel - 10 Kilogramm
- Bananen - 8 Kilogramm
- Beeren - 4 Kilogramm
- Nussmix - 3 Kilogramm
- Paprikachips - 12 Tüten
- Naturchips - 12 Tüten
- Oliven - 4 Kilogramm
- Party-Nussmix - 4 Kilogramm
- Toast - 12 Packungen
- Frischkäse mit Kräutern - 2 Kilogramm
- Gewürztes Hähnchen - 12 Kilogramm
- Vegetarische Burger - 50 Stück
- Rinderkroketten - 180 Stück
- Kartoffelsalat - 15 Kilogramm
- Grüner Salat - 15 Kilogramm
- Pastasalat - 15 Kilogramm
- Brot - 12 Kilogramm
- Knoblauchsoße - 4 Liter
- Mayonnaise - 4 Liter
- Ketchup - 4 Liter
- Senf - 2 Liter
- Olivenöl - 2 Liter
- Pfeffer - 500 Gramm
- Salz - 500 Gramm
- Paprikapulver - 250 Gramm
- Knoblauchpulver - 250 Gramm
- Kaffeefilter - 3 Packungen
- Eiswürfel - 20 kilogram
- Servietten - 600 Stück
- Pappbecher - 300 Stück
- Strohhalme - 300 Stück
- Aluminiumfolie - 3 Rollen
- Frischhaltefolie - 3 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Müllsäcke - 60 Stück
- Spülmittel - 4 Flaschen
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Handseife - 8 Flaschen
- Toilettenpapier - 48 Rollen

Tipps

Plane pro angemeldeter Person einen Sitzplatz und zusätzlich etwa 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Für Referierende gehören außerdem ein Rednertisch, Mikrofone und ein Präsentationsklicker an den vorgesehenen Platz.
Rechne beim Geschirr nicht nur mit dem Mittagessen: Pro Person brauchst du mindestens einen Dinner-Teller, einen Dessertteller, ein Besteckset, ein Wasserglas und eine Kaffeetasse. Bei mehreren Programmpunkten mit Getränken sind 10 bis 15 Prozent Reserve sinnvoll.
Teste Beamer, Projektionsleinwand, Laptop, Mikrofone, Lautsprecher und Mischpult mindestens 60 Minuten vor Beginn gemeinsam mit der Technik. Lege Verlängerungskabel und Ladekabel nicht erst während des Einlasses bereit.
Bestelle Getränke, Geschirr und Warmhaltebehälter erst nach dem Abgleich mit der endgültigen Teilnehmer- und Diätliste. Dieser Abgleich sollte spätestens 3 bis 5 Werktage vor dem Kongress an das Catering gehen.
Namensschilder, Programme und Wegweiser werden häufig zu spät gedruckt. Prüfe Namen und Rollen 7 Tage vorher, drucke anschließend mit 5 bis 10 zusätzlichen Schildern und bringe die Beschilderung vor dem Einlass an.

Häufige Fragen

Wie viele Stühle brauche ich für einen Jahreskongress?: Plane für jede bestätigte Anmeldung einen Stuhl und zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve. Bei 200 Teilnehmenden sind das 210 bis 220 Stühle. Für Referierende und Moderation sollten die Plätze im Raum separat geprüft werden.
Wie viel Geschirr braucht man für einen Kongress?: Rechne pro Person mit einem Dinner-Teller, einem Dessertteller, einem Besteckset, einem Wasserglas und einer Kaffeetasse. Bestelle 10 bis 15 Prozent zusätzlich, besonders wenn das Geschirr nicht zwischendurch gespült wird.
Wann sollte ich die Kongresstechnik testen?: Führe den vollständigen Techniktest mindestens 60 Minuten vor dem Einlass durch. Prüfe dabei Präsentationslaptop, Beamer, Leinwand, Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Verlängerungskabel und Ladekabel.
Wann müssen Namensschilder und Programme fertig sein?: Prüfe die Teilnehmerliste 7 Tage vor dem Jahreskongress und drucke danach Namensschilder und Programme. Lege zusätzlich 5 bis 10 leere oder neutrale Namensschilder für kurzfristige Änderungen bereit.

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