Que faut-il prévoir pour un congrès annuel ?

Pour un congrès annuel, les achats ne se limitent pas au café et aux badges. Il faut prévoir le mobilier d’accueil, le matériel de présentation, la sonorisation et la vaisselle adaptée aux repas et aux pauses. Les quantités dépendent surtout du nombre de participants, du format des repas et du nombre d’intervenants. Cette liste vous aide à vérifier les éléments souvent oubliés avant la livraison et l’installation.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 165
Tablesqté 22
Tables hautesqté 18
Table de prise de parole
Portant de vestiaireqté 2

Équipement

Vidéoprojecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateur portableqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Microphonesqté 4
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles de rechargeqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 180
Assiettes à dessertqté 180
Tasses à caféqté 180
Verres à eauqté 200
Verres à vinqté 180
Couvertsqté 180

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Bacs de maintien au chaudqté 8

Décoration

Nappesqté 22
Compositions floralesqté 12
Badges nominatifsqté 12

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 12

Matériel

Badges nominatifsqté 165
Lanyardsqté 165
Brochures du programmeqté 165
Blocs-notesqté 165
Stylos à billeqté 180
Listes d'inscriptionqté 6
Stylosqté 24
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4
Marqueursqté 12
Étiquettes nominativesqté 40
Panneaux indicateursqté 18

Nettoyage

Poubellesqté 12
Chiffons microfibresqté 12
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Aspirateurqté 2

Catering

Courses
- Grains de café - 3 kilogram
- Thé noir - 8 cartons
- Tisane - 4 boîtes
- Sucre - 3 kilogrammes
- Lait - 20 litres
- Lait d’avoine - 8 litres
- Citron - 5 kilogrammes
- Eau minérale plate - 100 liter
- Eau minérale gazeuse - 60 litres
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Sinas - 18 bouteilles
- Thé glacé - 18 bouteilles
- Bière - 8 caisses
- Bière sans alcool - 3 caisses
- Vin blanc - 24 bouteilles
- Vin rouge - 18 bouteilles
- Prosecco - 12 bouteilles
- Jus de raisin - 12 liter
- Jus d'orange - 20 litres
- Jus de pomme - 12 litres
- Mini croissants - 180 pièces
- Petits pains - 180 pièces
- Beurre doux - 2 kilogrammes
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Fromage affiné - 3 kilogrammes
- Jambon - 2 kilogrammes
- Blanc de poulet en tranches - 2 kilogram
- Houmous - 2 kilogrammes
- Fromage frais - 2 kilogrammes
- Confiture - 6 pots
- Miel - 3 pots
- Concombre - 5 kilogrammes
- Tomates - 5 kilogrammes
- Salade - 12 laitues
- Poivron - 4 kilogram
- Carottes - 4 kilogram
- Raisins - 8 kilogrammes
- Pommes - 10 kilogrammes
- Bananes - 8 kilogrammes
- Baies - 4 kilogram
- Mélange de noix - 3 kilogrammes
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Olives - 4 kilogrammes
- Cacahuètes apéritives - 4 kilogrammes
- Toast - 12 paquets
- Fromage aux fines herbes - 2 kilogrammes
- Poulet épicé - 12 kilogrammes
- Burgers végétariens - 50 pièces
- Croquettes au bœuf - 180 pièces
- Salade de pommes de terre - 15 kilogram
- Salade verte - 15 kilogrammes
- Salade de pâtes - 15 kilogrammes
- Pain - 12 kilogramme
- Sauce à l'ail - 4 litres
- Mayonnaise - 4 litres
- Ketchup - 4 litres
- Moutarde - 2 litres
- Huile d’olive - 2 litres
- Poivre - 500 grammes
- Sel - 500 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Poudre d'ail - 250 grammes
- Filtres à café - 3 paquets
- Glaçons - 20 kilogrammes
- Serviettes - 600 pièces
- Gobelets en papier - 300 pièces
- Pailles - 300 pièces
- Papier aluminium - 3 rouleaux
- Film alimentaire - 3 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Sacs poubelle - 60 pièces
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Papier toilette - 48 rouleaux

Conseils

Prévoyez au moins une chaise par participant inscrit, puis ajoutez 5 à 10 % de marge pour les invités de dernière minute ou les changements de salle. Pour les tables, comptez aussi l’accueil, la prise de parole et le service traiteur.
Pour chaque présentation, vérifiez au moins 7 jours avant le congrès que l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran et le cliqueur sont compatibles. Gardez les câbles de recharge, rallonges et multiprises dans un kit identifié.
Comptez un verre à eau par personne et par service, avec 10 % supplémentaire pour les remplacements. Pour un repas avec vin, prévoyez également un verre à vin par convive et quelques unités de réserve.
Le café nécessite plus que des tasses : prévoyez les machines à café, bouilloires, thermos et une zone de service accessible pendant les pauses. Vérifiez les besoins alimentaires définitifs au plus tard 3 jours avant de confirmer les quantités au traiteur.
Ne commandez pas les badges, programmes et panneaux d’orientation au dernier moment. Faites valider la liste des participants et les présentations 48 heures avant l’ouverture afin de corriger les noms et d’imprimer les documents définitifs.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il prévoir pour un congrès annuel ?: Prévoyez une chaise par participant confirmé, plus une marge de 5 à 10 %. Pour 200 inscrits, cela représente 210 à 220 chaises, selon la capacité de la salle et les places réservées aux intervenants.
Combien de verres et d’assiettes faut-il acheter pour un congrès ?: Comptez un verre à eau par personne et par service, avec 10 % de réserve. Pour la vaisselle, prévoyez une assiette de dîner, une assiette à dessert et un couvert par convive pour chaque repas servi.
Quand faut-il vérifier le matériel technique du congrès ?: Faites un test complet au moins 7 jours avant l’événement, puis un contrôle sur place le jour précédent si possible. Vérifiez notamment les microphones, haut-parleurs, câbles, multiprises, vidéoprojecteur et ordinateur.
Quand confirmer les quantités de catering pour un congrès annuel ?: Confirmez-les environ 3 jours avant le congrès, après avoir clôturé les inscriptions et recueilli les besoins alimentaires. Gardez une petite marge pour les intervenants et les modifications de dernière minute.

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