Lista de compras para organizar un congreso anual

Para un congreso anual necesitas comprar y llevar mucho más que sillas y un proyector. La experiencia depende de que la técnica, la acreditación, el café y las comidas estén listos antes de que lleguen los asistentes. Usa el número final de inscritos como base y añade un margen para consumibles y cambios de última hora. Esta lista reúne el material necesario para las sesiones, los descansos y la recepción.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 165
Mesascant. 22
Mesas altascant. 18
Mesa de oradores
Burra de camerinocant. 2

Equipo

Proyectorcant. 2
Pantalla de proyeccióncant. 2
Portátilcant. 2
Clic de presentacióncant. 2
Micrófonoscant. 4
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cables de cargacant. 6

Vajilla

Platos de cenacant. 180
Platos de postrecant. 180
Tazas de cafécant. 180
Vasos para aguacant. 200
Copas de vinocant. 180
Cubiertoscant. 180

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12
Bandejas para mantener calientecant. 8

Decoración

Mantelescant. 22
Arreglos floralescant. 12
Pancartas con nombrescant. 12

Iluminación

Luces decorativascant. 12

Materiales

Tarjetas de nombrecant. 165
Lanyardscant. 165
Programascant. 165
Bloc de notascant. 165
Bolígrafoscant. 180
Listas de registrocant. 6
Bolígrafoscant. 24
Cinta adhesivacant. 6
Tijerascant. 4
Rotuladorescant. 12
Pegatinas con nombrecant. 40
Carteles direccionalescant. 18

Limpieza

Papeleracant. 12
Paños de microfibracant. 12
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Aspiradoracant. 2

Catering

Compras
- Granos de café - 3 kilogramo
- Té negro - 8 cajas
- Té de hierbas - 4 cajas
- Azúcar - 3 kilogramos
- Leche - 20 litros
- Leche de avena - 8 litros
- Limón - 5 kilogram
- Agua mineral sin gas - 100 litros
- Agua mineral con gas - 60 litros
- Cola - 24 botellas
- Cola Zero - 24 botellas
- Refresco de naranja - 18 botellas
- Té helado - 18 botellas
- Cerveza - 8 cajas
- Cerveza sin alcohol - 3 cajas
- Vino blanco - 24 botellas
- Vino tinto - 18 botellas
- Prosecco - 12 botellas
- Zumo de uva - 12 litros
- Zumo de naranja - 20 litros
- Zumo de manzana - 12 litros
- Mini croissants - 180 unidades
- Mini bocadillos - 180 unidades
- Mantequilla - 2 kilogramos
- Queso joven - 3 kilogramos
- Queso curado - 3 kilogramo
- Jamón - 2 kilogramos
- Lonchas de pechuga de pollo - 2 kilogramos
- Hummus - 2 kilogramos
- Queso crema - 2 kilogramos
- Mermelada - 6 tarros
- Miel - 3 tarros
- Pepino - 5 kilogramos
- Tomates - 5 kilogramos
- Lechuga - 12 unidades
- Pimiento - 4 kilogram
- Zanahorias - 4 kilogramo
- Uvas - 8 kilogramos
- Manzanas - 10 kilogramos
- Plátanos - 8 kilogramos
- Bayas - 4 kilogram
- Mezcla de frutos secos - 3 kilogram
- Patatas fritas de pimentón - 12 bolsas
- Patatas naturales - 12 bolsas
- Aceitunas - 4 kilogramos
- Frutos secos salados - 4 kilogramo
- Tostaditas - 12 paquetes
- Queso con hierbas - 2 kilogramos
- Pollo sazonado - 12 kilogram
- Hamburguesas vegetarianas - 50 unidades
- Croquetas de ternera - 180 unidades
- Ensalada de patata - 15 kilogram
- Ensalada verde - 15 kilogramo
- Ensalada de pasta - 15 kilogramo
- Pan - 12 kilogramo
- Salsa de ajo - 4 litros
- Mayonesa - 4 litros
- Ketchup - 4 litros
- Mostaza - 2 litros
- Aceite de oliva - 2 litros
- Pimienta - 500 gram
- Sal - 500 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Ajo en polvo - 250 gramos
- Filtros de café - 3 paquetes
- Cubitos de hielo - 20 kilogramos
- Servilletas - 600 unidades
- Vasos de papel - 300 unidades
- Pajitas - 300 unidades
- Papel de aluminio - 3 rollos
- Film transparente - 3 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Papel de cocina - 12 rollos
- Bolsas de basura - 60 unidades
- Lavavajillas - 4 botellas
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Jabón de manos - 8 botellas
- Papel higiénico - 48 rollos

Consejos

Calcula las sillas con la lista de participantes cerrada y añade entre un 5 % y un 10 % de margen; para 100 asistentes, prepara entre 105 y 110 plazas.
Prepara una solución técnica de respaldo: además del portátil principal, lleva cables de carga, alargadores y regletas, y comprueba el proyector, la pantalla y los micrófonos al menos 2 horas antes.
Encarga la vajilla según el servicio previsto y añade un 10 % extra para roturas, cambios de mesa y reposiciones durante la jornada.
Compra o imprime las tarjetas de nombre y los programas cuando falten entre 3 y 5 días, después de cerrar la lista de participantes y revisar las preferencias dietéticas.
Reserva el material de café, agua y catering con cantidades definitivas entre 5 y 7 días antes; confirma de nuevo las bandejas, termos y equipos de mantenimiento en caliente la víspera.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para un congreso de 100 personas?: Prepara 100 sillas para los asistentes y añade un margen del 5 % al 10 %. En la práctica, conviene disponer de entre 105 y 110 sillas, especialmente si habrá ponentes, personal de apoyo o cambios de sala.
¿Cuándo debo cerrar la compra del material para un congreso?: Cierra las cantidades principales entre 5 y 7 días antes, cuando las inscripciones y las preferencias dietéticas estén actualizadas. Deja para la víspera solo compras pequeñas y reposiciones.
¿Qué material técnico necesito para las presentaciones?: Como mínimo, prepara un proyector, pantalla, portátil, clic de presentación, micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, alargadores, regletas y cables de carga. Haz una prueba completa al menos 2 horas antes de la primera ponencia.
¿Cuánta vajilla y material de café debo comprar?: Calcula la vajilla para el número confirmado de comensales y añade un 10 % de reserva. Para una pausa de café, prepara suficientes tazas, vasos, termos, cafeteras, bandejas y pinzas para que la reposición no dependa de lavar material durante el evento.

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