Wat heb je nodig voor een jaarconferentie?

Een jaarconferentie vraagt om meer dan stoelen en een beamer. Je hebt spullen nodig voor ontvangst, presentaties, catering en de afwisseling tussen plenaire sessies en pauzes. Denk vooraf aan aansluitingen, stroom en reserve-apparatuur: die worden vaak pas op de locatie gemist. Op deze boodschappenlijst staan onder meer congresstoelen, registratietafels, microfoons, projectie, koffiebenodigdheden en servies. Gebruik de lijst naast je programma, zaalindeling en deelnemersaantal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 110
Tafelsaantal 16
Registratietafelsaantal 2
Buffettafelsaantal 6
Lessenaar
Podiumdelenaantal 4
Sprekersstoelenaantal 4

Apparatuur

Laptopaantal 2
Projector
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Presentatieklikkeraantal 2
Powerbanksaantal 4
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 150
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 130
Dessertbordenaantal 120
Besteksetsaantal 130
Serveerlepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 16
Karaffenaantal 16
Dienbladenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Opscheplepelsaantal 12
Buffetbakkenaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 6
IJscontainersaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 16
Stoelhoezenaantal 110
Podiumachterwand
Bloemstukkenaantal 8
Vlaggenaantal 6
Naamkaarthoudersaantal 110
Pijlbordenaantal 12
Programmabordenaantal 4

Verlichting

Ledspotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 3 kilogram
- Cafeïnevrije koffie - 500 gram
- Zwarte thee - 200 zakjes
- Kruidenthee - 100 zakjes
- Groene thee - 100 zakjes
- Warme chocolademelk - 4 liter
- Kristalsuiker - 2 kilogram
- Zoetjes - 300 stuks
- Halfvolle melk - 15 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroenschijfjes - 3 kilogram
- Mineraalwater plat - 100 flessen
- Mineraalwater bruisend - 80 flessen
- Cola - 24 flessen
- Cola Zero - 24 flessen
- Sinas - 18 flessen
- Appelsap - 12 liter
- Sinaasappelsap - 12 liter
- Tonic - 12 flessen
- Gemberbier - 12 flessen
- Alcoholvrij bier - 48 flesjes
- Pilsener - 120 flesjes
- Witte wijn - 18 flessen
- Rode wijn - 12 flessen
- Prosecco - 12 flessen
- IJsblokjes - 20 kilogram
- Baguettes - 20 stuks
- Volkorenbrood - 12 broden
- Minicroissants - 150 stuks
- Minibroodjes - 180 stuks
- Roomboter - 2 kilogram
- Roomkaas - 2 kilogram
- Jonge kaas - 4 kilogram
- Brie - 2 kilogram
- Achterham - 3 kilogram
- Gerookte kipfilet - 2 kilogram
- Hummus - 3 kilogram
- Avocadospread - 2 kilogram
- Aardbeienjam - 2 potten
- Honing - 2 potten
- Komkommers - 3 kilogram
- Tomaten - 4 kilogram
- Rucola - 1 kilogram
- Gemengde sla - 4 kilogram
- Cherrytomaten - 3 kilogram
- Paprika's - 3 kilogram
- Rode uien - 1 kilogram
- Olijven - 2 kilogram
- Feta - 2 kilogram
- Parmezaanse kaas - 1 kilogram
- Balsamicoazijn - 2 flessen
- Olijfolie - 3 flessen
- Dressing - 3 flessen
- Kipfilet - 12 kilogram
- Zalmfilet - 8 kilogram
- Vegetarische burgers - 40 stuks
- Aardappelen - 15 kilogram
- Rijst - 8 kilogram
- Pasta - 8 kilogram
- Tomatensaus - 8 liter
- Roomsaus - 6 liter
- Gegrilde groenten - 10 kilogram
- Broccoli - 6 kilogram
- Wortels - 5 kilogram
- Vegetarische jus - 4 liter
- Zout - 500 gram
- Zwarte peper - 250 gram
- Paprikapoeder - 250 gram
- Knoflookpoeder - 250 gram
- Italiaanse kruiden - 250 gram
- Mayonaise - 3 liter
- Ketchup - 3 liter
- Mosterd - 2 liter
- Chilisaus - 1 liter
- Paprikachips - 12 zakken
- Naturelchips - 12 zakken
- Tortillachips - 10 zakken
- Notenmix - 4 kilogram
- Zoutjes - 4 kilogram
- Druiven - 6 kilogram
- Appels - 100 stuks
- Bananen - 80 stuks
- Sinaasappels - 60 stuks
- Meloenen - 6 stuks
- Yoghurt - 8 kilogram
- Muesli - 4 kilogram
- Honingkoek - 6 pakken
- Brownies - 150 stuks
- Minimuffins - 150 stuks
- Koekjes - 8 kilogram
- Chocolade - 4 kilogram
- Papieren servetten - 600 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afvalzakken - 80 stuks
- Vaatwastabletten - 60 stuks
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Allesreiniger - 3 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Desinfecterende doekjes - 6 pakken
- Sponzen - 12 stuks
- Microvezeldoeken - 20 stuks
- Handzeep - 8 flessen
- Handdesinfectie - 8 flessen
- Papieren handdoeken - 12 pakken

Tips

Regel de presentatiehoek compleet: naast een laptop en projector heb je ook een projectiescherm, HDMI-kabels, HDMI-adapters en een presentatieklikker nodig. Test alle aansluitingen uiterlijk 1 dag vooraf met de laptop van de spreker.
Voor registratie heb je registratietafels nodig, plus naamkaartjes en een actuele deelnemerslijst. Leg deze materialen minimaal 30 minuten voor de inloop klaar, zodat je niet tegelijk bezoekers en ontbrekende spullen moet opvangen.
Plan stroom vanaf de zaalindeling: tel per techniekplek het aantal aansluitingen en leg stekkerdozen en verlengkabels klaar. Neem powerbanks mee voor telefoons en apparaten die tijdens een lange conferentiedag leeg raken.
Zet koffie- en waterpunten niet pas tijdens de pauze op. Plaats koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, koelboxen en glazen vóór de eerste deelnemers binnenkomen; controleer daarna per pauze of servies en dranken zijn aangevuld.
Controleer de techniek niet alleen op beeld maar ook op geluid. Test draadloze microfoons, microfoonstandaards, luidsprekers en het mengpaneel met de eerste spreker, bij voorkeur 60 minuten voor de start.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een jaarconferentie?: Reken minimaal op meubilair voor ontvangst en publiek, presentatietechniek, cateringbenodigdheden en servies. Voor presentaties zijn onder meer een laptop, projector, projectiescherm, HDMI-kabels, adapters en een presentatieklikker nodig. De exacte aantallen hangen af van het aantal deelnemers en de zaalindeling.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een jaarconferentie?: Gebruik het definitieve aantal bevestigde deelnemers als basis en zet voor elke deelnemer één congresstoel klaar. Reserveer daarnaast stoelen voor sprekers en de organisatie; controleer de opstelling uiterlijk 1 dag vooraf met de locatie.
Wanneer moet ik de techniek voor een jaarconferentie testen?: Test beeld, geluid, kabels en adapters minimaal 60 minuten voor de start. Controleer presentaties bovendien de dag ervoor, zodat ontbrekende bestanden of aansluitingen nog kunnen worden opgelost.
Wat moet ik klaarzetten voor de registratie van een jaarconferentie?: Zet registratietafels, naamkaartjes en de meest recente deelnemerslijst minimaal 30 minuten voor de inloop klaar. Houd ook schrijfmateriaal en een laptop binnen handbereik als je de aanmeldingen digitaal verwerkt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.