Einkaufsliste für deine Jahreskonferenz
Für eine Jahreskonferenz brauchst du mehr als Kaffee und Beamer. Plane Ausstattung für Vorträge, Registrierung, Bühne und Catering getrennt, damit am Veranstaltungstag nichts fehlt. Prüfe besonders Kabel, Adapter, Mikrofone und Geschirr einige Tage vorher. Die Mengen für Getränke, Tassen, Gläser und Teller richtest du nach der Teilnehmerzahl, dem Programm und den Pausen aus.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KongressstühleAnz. 110
- TischeAnz. 16
- RegistrierungstischeAnz. 2
- BuffetischeAnz. 6
- Pult
- BühnenelementeAnz. 4
- RednerstühleAnz. 4
Ausstattung
- LaptopAnz. 2
- Projektor
- Projektionsleinwand
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- HDMI-KabelAnz. 4
- HDMI-AdapterAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- PräsentationsklickerAnz. 2
- PowerbanksAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 8
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- GläserAnz. 150
- WeingläserAnz. 120
- TellerAnz. 130
- DesserttellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 130
- ServierlöffelAnz. 12
- SchälchenAnz. 16
- KaraffenAnz. 16
- TablettsAnz. 8
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- RührschüsselnAnz. 6
- ServierlöffelAnz. 12
- BuffetbehälterAnz. 12
- WarmhaltebehälterAnz. 6
- EisbehälterAnz. 4
Dekoration
- TischdeckenAnz. 16
- StuhlhussenAnz. 110
- Bühnenrückwand
- BlumenarrangementsAnz. 8
- FahnenAnz. 6
- NamensschildhalterAnz. 110
- WegweiserAnz. 12
- ProgrammschilderAnz. 4
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 6
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
- BatterielaternenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- Staubsauger
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- Besen und KehrblechAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 8
Catering
- Einkäufe
- Kaffeebohnen - 3 kilogram
- Koffeinfreier Kaffee - 500 Gramm
- Schwarzer Tee - 200 Beutel
- Kräutertee - 100 Beutel
- Grüner Tee - 100 zakjes
- Heiße Schokolade - 4 Liter
- Kristallzucker - 2 Kilogramm
- Süßstoff - 300 Stück
- Fettarme Milch - 15 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Zitronenscheiben - 3 Kilogramm
- Mineralwasser still - 100 Flaschen
- Mineralwasser mit Kohlensäure - 80 Flaschen
- Cola - 24 Flaschen
- Cola Zero - 24 Flaschen
- Orangenlimonade - 18 Flaschen
- Apfelsaft - 12 Liter
- Orangensaft - 12 Liter
- Tonic - 12 Flaschen
- Ingwerbier - 12 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 48 Flaschen
- Pilsener - 120 Flaschen
- Weißwein - 18 Flaschen
- Rotwein - 12 Flaschen
- Prosecco - 12 Flaschen
- Eiswürfel - 20 kilogram
- Baguettes - 20 Stück
- Vollkornbrot - 12 Laibe
- Mini-Croissants - 150 Stück
- Mini-Brötchen - 180 Stück
- Butter - 2 Kilogramm
- Frischkäse - 2 Kilogramm
- Junger Käse - 4 Kilogramm
- Brie - 2 Kilogramm
- Hintere Schinken - 3 Kilogramm
- Geräuchertes Hähnchenbrustfilet - 2 Kilogramm
- Hummus - 3 Kilogramm
- Avocadoaufstrich - 2 Kilogramm
- Erdbeermarmelade - 2 Gläser
- Honig - 2 Gläser
- Gurken - 3 Kilogramm
- Tomaten - 4 Kilogramm
- Rucola - 1 Kilogramm
- Gemischter Salat - 4 kilogram
- Cherrytomaten - 3 Kilogramm
- Paprika - 3 Kilogramm
- Rote Zwiebeln - 1 Kilogramm
- Oliven - 2 Kilogramm
- Feta - 2 Kilogramm
- Parmesan - 1 Kilogramm
- Balsamico-Essig - 2 Flaschen
- Olivenöl - 3 Flaschen
- Dressing - 3 Flaschen
- Hähnchenbrustfilet - 12 Kilogramm
- Lachsfilet - 8 Kilogramm
- Vegetarische Burger - 40 Stück
- Kartoffeln - 15 Kilogramm
- Reis - 8 Kilogramm
- Pasta - 8 Kilogramm
- Tomatensauce - 8 liter
- Rahmsoße - 6 liter
- Gegrilltes Gemüse - 10 Kilogramm
- Brokkoli - 6 Kilogramm
- Karotten - 5 Kilogramm
- Vegetarische Bratensoße - 4 Liter
- Salz - 500 Gramm
- Schwarzer Pfeffer - 250 Gramm
- Paprikapulver - 250 Gramm
- Knoblauchpulver - 250 Gramm
- Italienische Kräuter - 250 Gramm
- Mayonnaise - 3 Liter
- Ketchup - 3 Liter
- Senf - 2 Liter
- Chilisauce - 1 Liter
- Paprikachips - 12 Tüten
- Naturchips - 12 Tüten
- Tortillachips - 10 Tüten
- Nussmix - 4 Kilogramm
- Snacks - 4 Kilogramm
- Trauben - 6 kilogram
- Äpfel - 100 Stück
- Bananen - 80 Stück
- Orangen - 60 Stück
- Melonen - 6 Stück
- Joghurt - 8 Kilogramm
- Müsli - 4 Kilogramm
- Honigkuchen - 6 Packungen
- Brownies - 150 Stück
- Mini-Muffins - 150 Stück
- Kekse - 8 Kilogramm
- Schokolade - 4 Kilogramm
- Papierservietten - 600 Stück
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Müllsäcke - 80 Stück
- Geschirrspültabs - 60 Stück
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Allzweckreiniger - 3 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionstücher - 6 Packungen
- Schwämme - 12 Stück
- Mikrofasertücher - 20 Stück
- Handseife - 8 Flaschen
- Handdesinfektionsmittel - 8 Flaschen
- Papierhandtücher - 12 Packungen
Tipps
- Plane pro angemeldeter Person mindestens einen Sitzplatz und einige zusätzliche Kongressstühle ein. Für Referierende brauchst du außerdem eigene Rednerstühle sowie ein Pult.
- Teste Laptop, Projektor, Projektionsleinwand, Funkmikrofone und Lautsprecher spätestens am Vortag gemeinsam. Lege für jeden Anschluss passende HDMI-Adapter und mindestens ein zusätzliches Verlängerungskabel bereit.
- Rechne für die Registrierung mit einem Tisch, Namensschildern und einer aktualisierten Teilnehmerliste. Lege Schreibmaterial und Unterlagen spätestens 30 Minuten vor dem Einlass aus.
- Kühle Getränke am Veranstaltungstag mehrere Stunden vorher und stelle Kühlboxen bereit, wenn kein Kühlschrank in der Nähe des Saals steht. Für Kaffee- und Teepausen sind Thermoskannen, Kaffeemaschinen und ein Wasserkocher sinnvoll.
- Bestelle Geschirr nicht exakt nach Teilnehmerzahl: Plane bei Tassen, Gläsern und Tellern etwa 10 Prozent Reserve ein. Weingläser und Dessertteller brauchst du nur, wenn sie im Catering vorgesehen sind.
Häufige Fragen
- Wie viele Getränke brauche ich für eine Jahreskonferenz?
- Für das erste Veranstaltungsstunde kannst du mit zwei bis drei Getränken pro Person rechnen. Bei einer Konferenz mit vier bis sechs Stunden Programm solltest du zusätzlich Wasser für Pausen und Referierende einplanen.
- Wie viel Geschirr brauche ich pro Konferenzteilnehmer?
- Plane mindestens eine Kaffeetasse, ein Glas, einen Teller und ein Besteckset pro Person ein. Mit einer Reserve von etwa 10 Prozent vermeidest du Engpässe während der Pausen.
- Wann sollte ich die Technik für die Jahreskonferenz prüfen?
- Prüfe Laptop, Projektor, Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult und Präsentationsklicker spätestens am Vortag. Lege Adapter, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel gemeinsam bereit, damit die Präsentationen vor dem Einlass getestet werden können.
- Wie früh muss ich Getränke und Catering für eine Jahreskonferenz bestellen?
- Gib die endgültige Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche spätestens drei bis fünf Werktage vorher an das Catering weiter. Getränke und haltbare Artikel kannst du früher besorgen; gekühlte Getränke sollten am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor Beginn bereitstehen.
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