Que prévoir pour une conférence annuelle ?

Pour une conférence annuelle, les oublis concernent souvent l’accueil, les boissons et les branchements plutôt que le contenu du programme. Prévois le mobilier, le matériel de présentation, la sonorisation et la vaisselle avant le jour J. Pour les pauses, compte environ deux boissons par personne pendant la première heure, puis une par heure supplémentaire. Cette liste regroupe les achats et le matériel à rassembler pour installer la salle et accueillir les participants sans interruption.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 110
Tablesqté 16
Tables d’inscriptionqté 2
Tables de buffetqté 6
Lutrin
Éléments de podiumqté 4
Chaises des intervenantsqté 4

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Projecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Cliqueur de présentationqté 2
Batteries externesqté 4
Glacièresqté 4
Thermosqté 8
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 130
Assiettes à dessertqté 120
Couvertsqté 130
Cuillères de serviceqté 12
Petits bolsqté 16
Carafesqté 16
Plateauxqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Louchesqté 12
Bacs à buffetqté 12
Bacs de maintien au chaudqté 6
Conteneurs à glaceqté 4

Décoration

Nappesqté 16
Housses de chaiseqté 110
Fond de scène
Compositions floralesqté 8
Drapeauxqté 6
Porte-nomsqté 110
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux du programmeqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses
- Grains de café - 3 kilogram
- Café décaféiné - 500 grammes
- Thé noir - 200 sachets
- Tisane - 100 sachets
- Thé vert - 100 sachets
- Chocolat chaud - 4 litres
- Sucre en poudre - 2 kilogrammes
- Édulcorants - 300 pièces
- Lait demi-écrémé - 15 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Rondelles de citron - 3 kilogrammes
- Eau minérale plate - 100 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 80 bouteilles
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Sinas - 18 bouteilles
- Jus de pomme - 12 litres
- Jus d'orange - 12 litres
- Tonic - 12 bouteilles
- Ginger beer - 12 bouteilles
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Pilsener - 120 bouteilles
- Vin blanc - 18 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Prosecco - 12 bouteilles
- Glaçons - 20 kilogrammes
- Baguettes - 20 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Mini-croissants - 150 pièces
- Mini-brioches - 180 pièces
- Beurre doux - 2 kilogrammes
- Fromage frais - 2 kilogrammes
- Jeune fromage - 4 kilogrammes
- Brie - 2 kilogrammes
- Jambon arrière - 3 kilogram
- Blanc de poulet fumé - 2 kilogrammes
- Houmous - 3 kilogrammes
- Tartinade à l'avocat - 2 kilogrammes
- Confiture de fraises - 2 pots
- Miel - 2 pots
- Concombres - 3 kilogrammes
- Tomates - 4 kilogrammes
- Roquette - 1 kilogramme
- Salade composée - 4 kilogrammes
- Tomates cerises - 3 kilogrammes
- Poivrons - 3 kilogrammes
- Oignons rouges - 1 kilogramme
- Olives - 2 kilogrammes
- Feta - 2 kilogrammes
- Parmesan - 1 kilogramme
- Vinaigre balsamique - 2 bouteilles
- Huile d’olive - 3 bouteilles
- Sauce vinaigrette - 3 bouteilles
- Filet de poulet - 12 kilogrammes
- Filet de saumon - 8 kilogrammes
- Burgers végétariens - 40 pièces
- Pommes de terre - 15 kilogrammes
- Riz - 8 kilogrammes
- Pâtes - 8 kilogrammes
- Sauce tomate - 8 litres
- Sauce à la crème - 6 litres
- Légumes grillés - 10 kilogrammes
- Brocoli - 6 kilogrammes
- Carottes - 5 kilogrammes
- Sauce végétarienne - 4 litres
- Sel - 500 grammes
- Poivre noir - 250 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Poudre d'ail - 250 grammes
- Herbes italiennes - 250 gram
- Mayonnaise - 3 litres
- Ketchup - 3 litres
- Moutarde - 2 litres
- Sauce chili - 1 litre
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Tortilla chips - 10 sachets
- Mélange de noix - 4 kilogrammes
- Snacks salés - 4 kilogram
- Raisins - 6 kilogrammes
- Pommes - 100 pièces
- Bananes - 80 pièces
- Oranges - 60 pièces
- Melons - 6 pièces
- Yaourt - 8 kilogram
- Muesli - 4 kilogrammes
- Pain au miel - 6 paquets
- Brownies - 150 pièces
- Mini-muffins - 150 pièces
- Biscuits - 8 kilogrammes
- Chocolat - 4 kilogram
- Serviettes en papier - 600 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 80 pièces
- Pastilles pour lave-vaisselle - 60 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 20 pièces
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Gel désinfectant pour les mains - 8 flacons
- Essuie-tout - 12 paquets

Conseils

Prévois au moins une chaise par participant inscrit, plus 5 à 10 % de réserve pour les intervenants, les accompagnants ou les changements de dernière minute.
Pour l’accueil, prépare les tables d’inscription, les badges nominatifs et plusieurs stylos au moins la veille ; imprime 5 à 10 % de badges vierges en plus que le nombre d’inscrits.
Pour chaque présentation, vérifie l’ordinateur, le projecteur, l’écran, le cliqueur et les câbles HDMI 24 heures avant. Ajoute au moins un adaptateur HDMI de secours et une multiprise par zone technique.
Pour les pauses, prévois deux tasses ou verres par personne pour la première heure, puis un par heure supplémentaire. Mets les boissons au frais au moins 6 heures avant et garde une réserve dans des glacières.
Ne commande pas la vaisselle uniquement selon le nombre d’invités : prévois 10 % de verres, tasses, assiettes et couverts supplémentaires, surtout si le buffet reste accessible pendant plusieurs heures.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une conférence annuelle ?: Compte environ deux boissons par personne pendant la première heure, puis une boisson par personne et par heure supplémentaire. Pour une conférence de 4 heures, cela représente environ cinq boissons par participant, à ajuster selon la présence d’un déjeuner ou d’un buffet.
Quelle quantité de vaisselle faut-il pour une conférence ?: Prévois au minimum une pièce par personne et par service, puis ajoute 10 % de réserve. Pour 100 participants, cela signifie par exemple 110 verres, 110 tasses et 110 couverts si chaque élément n’est utilisé qu’une fois par service.
Quand préparer le matériel technique d’une conférence ?: Teste le projecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs, les câbles et les adaptateurs au moins 24 heures avant. Refais un contrôle dans la salle 2 heures avant l’arrivée du public, avec les présentations déjà ouvertes sur l’ordinateur.
Combien de badges imprimer pour une conférence annuelle ?: Imprime un badge pour chaque participant confirmé, chaque intervenant et chaque membre de l’équipe d’accueil. Ajoute 5 à 10 % de badges vierges afin de gérer les inscriptions tardives, les erreurs de nom ou les changements le jour même.

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