Qué necesitas comprar para una conferencia anual
Una conferencia anual necesita más que sillas y un proyector. La lista incluye mobiliario para la sala, equipos de presentación, sonido, café, bebidas, vajilla y material para el registro. Calcula las cantidades a partir del número confirmado de participantes y añade un margen para imprevistos. Haz la compra cuando las inscripciones estén cerradas y comprueba cada elemento al menos un día antes.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillas de congresocant. 110
- Mesascant. 16
- Mesas de registrocant. 2
- Mesas de buffetcant. 6
- Atril
- Piezas de escenariocant. 4
- Sillas para ponentescant. 4
Equipo
- Portátilcant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables HDMIcant. 4
- Adaptadores HDMIcant. 4
- Regletascant. 8
- Cables alargadorescant. 8
- Clic de presentacióncant. 2
- Baterías externascant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 8
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasoscant. 150
- Copas de vinocant. 120
- Platoscant. 130
- Platos de postrecant. 120
- Cubiertoscant. 130
- Cucharones de servircant. 12
- Cuencoscant. 16
- Jarrascant. 16
- Bandejascant. 8
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Cucharonescant. 12
- Bandejas de bufécant. 12
- Bandejas para mantener calientecant. 6
- Contenedores para hielocant. 4
Decoración
- Mantelescant. 16
- Fundas para sillascant. 110
- Fondo de escenario
- Arreglos floralescant. 8
- Banderascant. 6
- Portatarjetas de nombrecant. 110
- Carteles direccionalescant. 12
- Carteles del programacant. 4
Iluminación
- Focos LEDcant. 6
- Iluminación ambientalcant. 4
- Linternas a pilascant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Aspiradora
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Escoba y recogedorcant. 2
- Guantes de limpiezacant. 8
Catering
- Compras
- Granos de café - 3 kilogramo
- Café descafeinado - 500 gramos
- Té negro - 200 bolsas
- Té de hierbas - 100 bolsitas
- Té verde - 100 bolsitas
- Chocolate caliente - 4 litros
- Azúcar blanco - 2 kilogram
- Edulcorantes - 300 unidades
- Leche semidesnatada - 15 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Rodajas de limón - 3 kilogramo
- Agua mineral sin gas - 100 botellas
- Agua mineral con gas - 80 botellas
- Cola - 24 botellas
- Cola Zero - 24 botellas
- Refresco de naranja - 18 botellas
- Zumo de manzana - 12 litros
- Zumo de naranja - 12 litros
- Tónica - 12 botellas
- Ginger beer - 12 botellas
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Pilsener - 120 botellines
- Vino blanco - 18 botellas
- Vino tinto - 12 botellas
- Prosecco - 12 botellas
- Cubitos de hielo - 20 kilogramos
- Baguettes - 20 unidades
- Pan integral - 12 panes
- Mini croissants - 150 unidades
- Mini bollitos - 180 unidades
- Mantequilla - 2 kilogramos
- Queso crema - 2 kilogramos
- Queso joven - 4 kilogram
- Brie - 2 kilogramos
- Jamón cocido - 3 kilogramo
- Pechuga de pollo ahumada - 2 kilogram
- Hummus - 3 kilogramos
- Crema de aguacate - 2 kilogram
- Mermelada de fresa - 2 tarros
- Miel - 2 tarros
- Pepinos - 3 kilogram
- Tomates - 4 kilogramos
- Rúcula - 1 kilogramo
- Ensalada mixta - 4 kilogramos
- Tomates cherry - 3 kilogram
- Pimientos - 3 kilogramo
- Cebollas rojas - 1 kilogramo
- Aceitunas - 2 kilogram
- Feta - 2 kilogram
- Queso parmesano - 1 kilogramo
- Vinagre balsámico - 2 botellas
- Aceite de oliva - 3 botellas
- Salsa - 3 botellas
- Pechuga de pollo - 12 kilogramos
- Filete de salmón - 8 kilogram
- Hamburguesas vegetarianas - 40 unidades
- Patatas - 15 kilogramo
- Arroz - 8 kilogramo
- Pasta - 8 kilogramos
- Salsa de tomate - 8 litros
- Salsa de crema - 6 litros
- Verduras a la parrilla - 10 kilogram
- Brócoli - 6 kilogramo
- Zanahorias - 5 kilogramos
- Salsa vegetariana - 4 litros
- Sal - 500 gramos
- Pimienta negra - 250 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Ajo en polvo - 250 gramos
- Hierbas italianas - 250 gramos
- Mayonesa - 3 litros
- Kétchup - 3 litros
- Mostaza - 2 litros
- Salsa de chile - 1 litro
- Patatas fritas de pimentón - 12 bolsas
- Patatas naturales - 12 bolsas
- Totopos - 10 bolsas
- Mix de frutos secos - 4 kilogramo
- Snacks salados - 4 kilogramos
- Uvas - 6 kilogramo
- Manzanas - 100 unidades
- Plátanos - 80 unidades
- Naranjas - 60 piezas
- Melones - 6 unidades
- Yogur - 8 kilogramo
- Muesli - 4 kilogram
- Pan de miel - 6 paquetes
- Brownies - 150 piezas
- Mini muffins - 150 unidades
- Galletas - 8 kilogramos
- Chocolate - 4 kilogramo
- Servilletas de papel - 600 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 80 unidades
- Pastillas para lavavajillas - 60 unidades
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Toallitas desinfectantes - 6 paquetes
- Esponjas - 12 unidades
- Paños de microfibra - 20 unidades
- Jabón de manos - 8 botellas
- Desinfectante de manos - 8 botellas
- Toallas de papel - 12 paquetes
Consejos
- Reserva el mobiliario y la técnica con 3 o 4 semanas de antelación: necesitarás sillas de congreso, mesas, atril, escenario, proyector, pantalla, micrófonos y altavoces.
- Prepara un portátil compatible con el proyector y lleva al menos 2 cables HDMI, 2 adaptadores y una regleta por cada zona técnica. Los adaptadores suelen ser lo primero que falta cuando cambia el ordenador del ponente.
- Calcula 2 bebidas por persona durante la primera hora y 1 por cada hora adicional. Enfría las bebidas el día anterior y utiliza neveras portátiles para mantenerlas disponibles durante los descansos.
- Para el café, prepara al menos 1 taza por participante en cada pausa y añade un 10 % de margen. Comprueba con 48 horas de antelación que tienes suficientes tazas, vasos, platos, platos de postre y cubiertos.
- Monta la mesa de registro con las tarjetas de nombres, la lista actualizada de participantes y el plan de trabajo impreso. Ten todo separado y listo como mínimo 60 minutos antes de la llegada del primer asistente.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas sillas necesito para una conferencia anual?
- Prepara una silla por participante confirmado y añade entre un 5 % y un 10 % de margen. Para 100 asistentes, calcula entre 105 y 110 sillas, además de las sillas reservadas para los ponentes.
- ¿Cuándo debo reservar el proyector y los micrófonos?
- Resérvalos entre 3 y 4 semanas antes de la conferencia. Haz una prueba completa, incluidos cables HDMI, adaptadores, altavoces y mesa de mezclas, al menos 24 horas antes.
- ¿Cuánto café y cuántas bebidas compro para una conferencia?
- Calcula 1 taza de café por persona y por pausa, con un 10 % adicional. Para las bebidas, cuenta 2 por persona durante la primera hora y 1 por cada hora siguiente, ajustando la cantidad si el catering ya incluye bebidas.
- ¿Cuándo preparo el material de registro?
- Prepara las tarjetas de nombres y la lista de participantes entre 1 y 2 días antes, cuando las inscripciones estén actualizadas. Deja la mesa de registro montada y comprobada al menos 60 minutos antes de abrir las puertas.
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