IT-beurs organiseren: een praktische checklist

Een IT-beurs organiseren vraagt om meer dan stands en een programma. Je regelt tegelijk de locatie, standhouders, sprekers, bezoekersregistratie en technische infrastructuur. Begin met de beursdatum en locatie, leg daarna het programma en de standindeling vast en verzamel technische eisen voordat je apparatuur huurt of klaarzet. In de laatste week controleer je badges, bezoekerslijsten, leveringen, catering en parkeerinformatie. De checklist op deze pagina bevat 73 taken en 55 spullen voor de voorbereiding en beursdag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Beursdatum vastleggen
Standhouders uitnodigen
2 personen
Sprekers uitnodigen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie online plaatsen
Standhouders registreren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Spreekprogramma opstellen
2 personen
Standindeling maken
2 personen
Catering bestellen
Technische eisen verzamelen
2 personen
Parkeerinformatie versturen
Bezoekerslijst controleren
2 personen
Badges personaliseren
2 personen
Plattegrond afdrukken
Programma afdrukken
Standhouders informeren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Leveringen bevestigen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Locatie openen
2 personen
Laad- en loszone vrijmaken
3 personen
Inschrijftafel plaatsen
2 personen
Standruimtes markeren
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Standwanden opbouwen
4 personen
Standborden ophangen
3 personen
Schermen aansluiten
3 personen
Laptops opstellen
3 personen
Wifi testen
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen
Registratiebalie klaarzetten
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Programma ophangen

Event

Standhouders ontvangen
3 personen
Bezoekers registreren
4 personen
Badges uitdelen
2 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Presentaties begeleiden
2 personen
Tijdschema bewaken
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Lunch serveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
Toiletten controleren
Techniek tussentijds controleren
2 personen
Vragen bij informatiebalie beantwoorden
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Standhouders uitchecken
2 personen

Nazorg

Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
3 personen
Standmaterialen afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Bezoekersgegevens archiveren
Bedankmail versturen
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beursbaliesaantal 4
Standtafelsaantal 24
Bistrotafelsaantal 12
Stoelenaantal 180
Krukkenaantal 24
Standwandenaantal 24
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 12
Beeldschermenaantal 12
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Presentatielaptopsaantal 2
Laserpointersaantal 3
Wifi-routersaantal 3
Netwerkswitchesaantal 4
Netwerkkabelsaantal 30
Stekkerdozenaantal 30
Verlengkabelsaantal 20
USB-sticksaantal 20
Webcamsaantal 4
Presentatiemicrofoonsaantal 2
Draadloze muizenaantal 12
Toetsenbordenaantal 12
Kabelbindersaantal 200
Gaffer tapeaantal 8

Verlichting

LED-werklampenaantal 8
Staande lampenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 180
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Opslagbakkenaantal 12

Catering

Koffieurnenaantal 2
Buffetbakkenaantal 12
Drankdispensersaantal 4
Koelrekkenaantal 6
Boodschappen

Decoratie

Beursbannersaantal 12
Richtingsbordenaantal 16
Naamkaarthoudersaantal 220
Tafelkledenaantal 30
Polsbandjesaantal 220
Badgehoudersaantal 220
Plantenaantal 12

Schoonmaak

Stofzuigersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Afvalbakkenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 20
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Tips

Vraag technische eisen van sprekers en standhouders uiterlijk 2 weken vooraf op. Noteer per presentatie welke laptop, projector, microfoon, netwerkaansluiting en kabels nodig zijn.
Maak de standindeling zodra de standhouders zijn geregistreerd. Houd rekening met beursbalies, standtafels, standwanden, stoelen en voldoende ruimte voor kabels en bezoekersstromen.
Sluit de bezoekersregistratie niet pas op de beursdag af. Controleer de bezoekerslijst vooraf en personaliseer de badges, zodat de ontvangst niet wordt opgehouden door handmatig schrijfwerk.
Stuur parkeerinformatie en het programma uiterlijk 3 dagen voor de beurs. Vermeld ook waar standhouders kunnen laden en lossen en wanneer zij toegang krijgen tot de locatie.
Test de techniek bij het openen van de locatie: wifi-routers, netwerkswitches, projectoren, presentatielaptops, microfoons en verlengkabels. Leg kabels vast met kabelbinders en gaffer tape en houd reservekabels bij de hand.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een IT-beurs organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de datum, locatie, standhouders en sprekers. Plan de technische inventarisatie en standindeling uiterlijk 2 weken voor de beurs.
Wanneer moet ik standhouders uitnodigen voor een IT-beurs?: Nodig standhouders bij voorkeur 8 weken vooraf uit, zodat je registratie, standruimte en technische eisen tijdig kunt verwerken. Bevestig de definitieve standindeling uiterlijk 2 weken voor het evenement.
Hoeveel techniek moet ik per IT-beursstand voorzien?: Leg per stand vooraf vast of een laptop, beeldscherm, wifi-aansluiting, netwerkkabels en stekkerdozen nodig zijn. Reserveer minimaal 1 extra set kabels en stekkerdozen voor de beursvloer.
Wanneer moet ik badges en het programma afdrukken?: Controleer de bezoekerslijst en personaliseer de badges 1 tot 3 dagen vooraf. Druk het programma en de plattegrond uiterlijk de dag vóór de beurs af, zodat wijzigingen nog kunnen worden verwerkt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.