Checklist pour organiser un salon IT sans rien oublier

Un salon IT demande de coordonner le lieu, les exposants, les intervenants et toute la partie technique. Commencez par fixer la date et réserver l’espace, puis ouvrez les inscriptions et construisez le programme. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les besoins, le catering, les livraisons et le matériel réseau. Cette checklist de 73 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’ouverture du lieu et l’accueil des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Fixer la date du salon
Inviter les exposants
2 personnes
Inviter les intervenants
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
Enregistrer les exposants
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le programme des interventions
2 personnes
Préparer le plan du stand
2 personnes
Commander le catering
Recueillir les exigences techniques
2 personnes
Envoyer les infos de parking
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Personnaliser les badges
2 personnes
Imprimer le plan
Imprimer le programme
Informer les exposants
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Confirmer les livraisons
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Libérer la zone de chargement et de déchargement
3 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Marquer les emplacements des stands
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les cloisons de stand
4 personnes
Accrocher les panneaux du stand
3 personnes
Brancher les écrans
3 personnes
Installer les ordinateurs portables
3 personnes
Tester le Wifi
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre en place le buffet du déjeuner
3 personnes
Installer le comptoir d'inscription
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Afficher le programme

Événement

Accueillir les exposants
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Informer les visiteurs
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Animer les présentations
2 personnes
Veiller au planning
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le déjeuner
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier la technique en cours de route
2 personnes
Répondre aux questions au point d'information
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Faire le check-out des exposants
2 personnes

Suivi

Rassembler les objets perdus
2 personnes
Éteindre l’équipement
3 personnes
Démonter le matériel du stand
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Archiver les données des visiteurs
Envoyer un e-mail de remerciement
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Comptoirs du salonqté 4
Tables de standqté 24
Tables bistrotqté 12
Chaisesqté 180
Tabouretsqté 24
Panneaux de standqté 24
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 12
Écransqté 12
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Ordinateurs portables de présentationqté 2
Pointeurs laserqté 3
Routeurs Wi-Fiqté 3
Switches réseauqté 4
Câbles réseauqté 30
Multiprisesqté 30
Rallongesqté 20
Clés USBqté 20
Webcamsqté 4
Microphones de présentationqté 2
Souris sans filqté 12
Claviersqté 12
Serre-câblesqté 200
Ruban gafferqté 8

Éclairage

Lampes de travail LEDqté 8
Lampadairesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 180
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Bacs de rangementqté 12

Catering

Percolateurs à caféqté 2
Bacs à buffetqté 12
Distributeurs de boissonsqté 4
Râteliers de refroidissementqté 6
Courses

Décoration

Bannières du salonqté 12
Panneaux directionnelsqté 16
Porte-nomsqté 220
Nappesqté 30
Braceletsqté 220
Porte-badgesqté 220
Plantesqté 12

Nettoyage

Aspirateursqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Poubellesqté 12
Chiffons microfibresqté 20
Gants de nettoyageqté 12

Conseils

Bloquez le lieu et la date avant de lancer les invitations : prévoyez ensuite plusieurs semaines pour confirmer les exposants, les intervenants et les inscriptions.
Demandez les besoins techniques et alimentaires dès l’inscription. Une connexion Wi-Fi, un écran, un projecteur ou une alimentation électrique manquants se remplacent rarement le jour même.
Préparez le plan des stands et le programme avant d’imprimer les supports. Gardez une marge pour les changements de dernière minute et vérifiez les noms avant de personnaliser les badges.
Ne regroupez pas le matériel technique au dernier moment : testez les ordinateurs, projecteurs, microphones, câbles réseau, multiprises et rallonges au moins la veille.
Envoyez les informations de parking et les consignes aux exposants avant l’événement, puis briefez les bénévoles le jour précédent pour accélérer l’accueil et orienter les participants.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon IT ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de réserver le lieu, inviter les exposants et intervenants, ouvrir les inscriptions, puis confirmer le programme et les besoins techniques.
Que faut-il prévoir pour les stands d’un salon IT ?: Prévoyez les comptoirs, tables, panneaux, chaises ou tabourets, ainsi que les équipements demandés par chaque exposant. Faites le relevé des besoins au plus tard 3 semaines avant l’événement pour commander ou réserver le matériel manquant.
Quand commander le catering pour un salon IT ?: Passez la commande environ 10 à 14 jours avant le salon, après avoir traité les inscriptions et recueilli les contraintes alimentaires. Recomptez les participants 3 à 5 jours avant l’ouverture pour ajuster les quantités.
Quand préparer les badges et le programme ?: Finalisez la liste des participants et le programme 3 à 5 jours avant l’événement, puis imprimez les badges, le plan et les exemplaires du programme. Gardez quelques badges vierges pour les inscriptions ou changements de dernière minute.

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