IT-Messe organisieren: Checkliste für die Planung

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege den Messetermin erst fest, wenn die Location, Raumaufteilung und technische Grundausstattung geprüft sind. Kläre dabei auch, wie viele Messestände, Sitzplätze und Stromanschlüsse tatsächlich möglich sind.
• Schicke Ausstellern und Rednern eine technische Abfrage mit einer festen Frist, zum Beispiel vier Wochen vor der Messe. Erfasse Präsentationslaptop, Projektor, Mikrofon, WLAN- und Netzwerkbedarf getrennt, damit fehlende Geräte nicht am Veranstaltungstag auffallen.
• Erstelle den Standplan nach den verbindlichen Anmeldungen und verschicke ihn spätestens 7 Tage vor der Messe. Markiere Standnummern, Vortragsbereich, Catering, Eingänge und Strom- beziehungsweise Netzwerkanschlüsse.
• Bestelle Catering erst nach dem Anmeldeschluss und ergänze die Zahl der Helfer und Redner. Prüfe Ernährungswünsche mindestens 5 Tage vorher und plane Kaffee, Gläser und Teller nicht nur für Besucher, sondern auch für Aussteller und Vortragende ein.
• Plane für den Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden vor dem Einlass für Aufbau und Tests ein. Prüfe WLAN, Netzwerk-Switches, Bildschirme, Projektoren, Mikrofone und Verlängerungskabel; halte Kabelbinder und Gaffer Tape griffbereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine IT-Messe organisieren?

Beginne idealerweise 6 bis 9 Monate vorher mit Termin, Location und Ausstelleransprache. Programm, Catering und technische Anforderungen lassen sich danach mit festen Fristen koordinieren.

Wann sollte man Aussteller zu einer IT-Messe einladen?

Lade Aussteller etwa 4 bis 6 Monate vor dem Messetermin ein. Setze den Anmeldeschluss mindestens 6 Wochen vorher, damit Standaufteilung, Badges, Catering und Lageplan rechtzeitig fertig werden.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer IT-Messe?

Plane mindestens 2 Stunden vor dem Einlass für Möbel, Standwände, Technik, Beschilderung und Tests ein. Bei vielen Ständen oder umfangreichen Vorträgen solltest du 3 bis 4 Stunden vorsehen.

Wann müssen Programm und Lageplan gedruckt werden?

Schließe Programm und Lageplan spätestens 7 Tage vor der Messe ab und gib sie danach in den Druck. Änderungen am Veranstaltungstag gehören nur noch auf ein gut sichtbares Aushangschild oder in eine digitale Information.

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