Checklist para organizar una Feria de TI sin olvidos

Organizar una Feria de TI requiere coordinar expositores, ponentes, visitantes y mucha tecnología en un mismo lugar. Empieza reservando el espacio y fijando la fecha; después, abre las inscripciones, confirma participantes y construye el programa. Durante las últimas semanas tendrás que cerrar el plano de puestos, recopilar requisitos técnicos, pedir el catering y preparar acreditaciones, planos e indicaciones de aparcamiento. Esta checklist reúne el orden de trabajo y los materiales que necesitas para llegar al día del evento con todo comprobado.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Fijar la fecha de la feria
Invitar a los expositores
2 personas
Invitar a los ponentes
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción en línea
Registrar a los expositores
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Elaborar el programa de intervenciones
2 personas
Hacer el plano de puestos
2 personas
Pedir el catering
Recopilar los requisitos técnicos
2 personas
Enviar la información de aparcamiento
Comprobar la lista de visitantes
2 personas
Personalizar las acreditaciones
2 personas
Imprimir el plano
Imprimir el programa
Informar a los responsables de los stands
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Confirmar entregas
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Despejar la zona de carga y descarga
3 personas
Colocar la mesa de inscripción
2 personas
Marcar los espacios de los stands
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar las paredes del stand
4 personas
Colgar carteles del stand
3 personas
Conectar las pantallas
3 personas
Preparar los portátiles
3 personas
Probar el wifi
2 personas
Probar presentaciones
2 personas
Configurar la iluminación
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar el buffet de almuerzo
3 personas
Preparar el mostrador de registro
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Colgar el programa

Evento

Recibir a los expositores
3 personas
Registrar a los visitantes
4 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Informar a los visitantes
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Coordinar presentaciones
2 personas
Vigilar el horario
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir el almuerzo
4 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Retirar la basura de vez en cuando
2 personas
Comprobar los baños
Comprobar la técnica durante el evento
2 personas
Responder preguntas en el mostrador de información
2 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Registrar la salida de los expositores
2 personas

Seguimiento

Recoger objetos perdidos
2 personas
Apagar el equipo
3 personas
Desmontar los materiales del stand
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Clasificar residuos
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el equipo prestado
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar la catering sobrante
2 personas
Archivar los datos de los visitantes
Enviar correo de agradecimiento
Compartir fotos con los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mostradores de feriacant. 4
Mesas altascant. 24
Mesas bistrocant. 12
Sillascant. 180
Taburetescant. 24
Paredes para standscant. 24
Percheroscant. 4

Equipo

Portátilescant. 12
Pantallascant. 12
Proyectorescant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Portátiles para presentacionescant. 2
Punteros lásercant. 3
Routers wificant. 3
Switches de redcant. 4
Cables de redcant. 30
Regletascant. 30
Cables alargadorescant. 20
Memorias USBcant. 20
Webcamscant. 4
Micrófonos de presentacióncant. 2
Ratones inalámbricoscant. 12
Tecladoscant. 12
Bridascant. 200
Cinta gaffercant. 8

Iluminación

Lámparas de trabajo LEDcant. 8
Lámparas de piecant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 180
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de serviciocant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 4
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Cajas de almacenamientocant. 12

Catering

Termos de cafécant. 2
Bandejas de bufécant. 12
Dispensadores de bebidascant. 4
Rejillas de enfriamientocant. 6
Compras

Decoración

Banners de la feriacant. 12
Señales direccionalescant. 16
Portatarjetas de nombrecant. 220
Mantelescant. 30
Pulserascant. 220
Portabadgescant. 220
Plantascant. 12

Limpieza

Aspiradorascant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Papeleracant. 12
Paños de microfibracant. 20
Guantes de limpiezacant. 12

Consejos

Cierra el plano de puestos al menos 10 días antes. Así puedes informar a cada responsable de stand y comprobar si necesita mostrador, mesa, pared para el stand, sillas o taburetes.
Pide los requisitos técnicos con 2 semanas de margen. Para cada expositor o ponente, confirma portátil, pantalla, proyector, micrófono, conexión wifi y el número de enchufes, regletas y alargadores.
No dejes las acreditaciones para el último día: personalízalas e imprime la lista de visitantes 3 o 4 días antes. Reserva algunas acreditaciones en blanco para cambios y registros en la entrada.
Prepara el programa y el plano en dos formatos: imprime copias para la ubicación y guarda una versión digital para enviarla antes. Incluye horarios, salas, stands y las instrucciones de aparcamiento.
Instruye a los voluntarios como mínimo 60 minutos antes de abrir. Repasa el registro, las entregas, la orientación hacia los puestos, el apoyo a ponentes y a quién avisar si fallan el wifi, un proyector o un micrófono.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una Feria de TI?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar el lugar, fijar la fecha, invitar a expositores y ponentes y publicar las inscripciones. Deja las 2 últimas semanas para cerrar el programa, el plano, el catering y los requisitos técnicos.
¿Cuándo debo confirmar la tecnología de una Feria de TI?: Recopila las necesidades técnicas al menos 14 días antes y confirma las entregas durante la última semana. Haz una prueba de proyectores, pantallas, portátiles, micrófonos y red como mínimo 60 minutos antes de abrir.
¿Cuándo se debe pedir el catering para una Feria de TI?: Encarga el catering entre 7 y 10 días antes, cuando ya tengas una cifra fiable de visitantes, expositores y ponentes. Recoge las preferencias dietéticas antes de confirmar el pedido y revisa tazas, vasos y platos al recibirlo.
¿Qué hay que preparar el día de la Feria de TI?: Abre la ubicación con al menos 2 horas de margen para montar mobiliario, señalización, puestos y equipos. Durante la última hora comprueba la lista de visitantes, coloca acreditaciones y planos, instruye a los voluntarios y verifica entregas, wifi, electricidad y presentaciones.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.