Wat heb je nodig voor een inwonersbijeenkomst?

Voor een inwonersbijeenkomst heb je meer nodig dan koffie en stoelen. Regel ook ontvangstmaterialen, naambadges, vragenkaarten, informatiemateriaal en een werkende presentatieopstelling. Reken voor drinken op twee tot drie consumpties per persoon in het eerste uur en leg dieetwensen vooraf naast je cateringbestelling. Controleer techniek, kabels en batterijen uiterlijk één werkdag van tevoren; juist die kleine onderdelen ontbreken vaak op het laatste moment.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Ontvangstbalie
Statafelsaantal 6
Krukkenaantal 12
Buffettafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Laptopaantal 2
Projector
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
HDMI-kabelsaantal 3
Presentatieklikker
Oplaadbare batterijenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 6
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 3

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerbestekaantal 12
Tangenaantal 6
Flesopenersaantal 4
Kurkentrekkersaantal 2
Voedselcontainersaantal 12
Etikethoudersaantal 20

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Naambadgehoudersaantal 120
Naamkaartjesaantal 120
Informatiebordenaantal 8
Flip-oversaantal 6
Flip-overvellenaantal 6
Stiftenaantal 24
Pennenaantal 120
Stemstickersaantal 600
Pijlbordenaantal 12
Presentatiebannersaantal 4

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 4

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handvegersaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Zeepdispensersaantal 4
Handdoekhoudersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 3 kilo
- Cafeïnevrije koffie - 500 gram
- Zwarte thee - 200 zakjes
- Kruidenthee - 100 zakjes
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 200 stuks
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroenen - 2 kilo
- Mineraalwater plat - 12 flessen
- Mineraalwater bruisend - 12 flessen
- Cola - 8 flessen
- Cola Zero - 8 flessen
- Sinas - 6 flessen
- Appelsap - 6 pakken
- Sinaasappelsap - 6 pakken
- Alcoholvrij bier - 48 flesjes
- Appels - 8 kilo
- Bananen - 6 kilo
- Druiven - 5 kilo
- Mandarijnen - 5 kilo
- Komkommers - 8 stuks
- Cherrytomaten - 4 kilo
- Worteltjes - 3 kilo
- Paprika's - 3 kilo
- Hummus - 2 kilo
- Roomkaas - 2 kilo
- Kruidenboter - 1 kilo
- Jonge kaas - 3 kilo
- Belegen kaas - 3 kilo
- Brie - 2 kilo
- Kipfiletbeleg - 2 kilo
- Achterham - 2 kilo
- Rosbief - 1 kilo
- Eiersalade - 2 kilo
- Tonijnsalade - 2 kilo
- Vegan groentespread - 2 kilo
- Volkorenbrood - 12 broden
- Witbrood - 8 broden
- Meergranenbrood - 8 broden
- Glutenvrij brood - 4 broden
- Mini pistolets - 180 stuks
- Wraps - 120 stuks
- Roomboter - 1 kilo
- Mayonaise - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Ketchup - 2 flessen
- Pestosaus - 2 potten
- Augurken - 2 potten
- Kruiden - 4 potjes
- Paprikachips - 12 zakken
- Naturelchips - 12 zakken
- Zoutjes - 10 zakken
- Rijstcrackers - 8 pakken
- Olijven - 3 kilo
- Gemengde noten - 2 kilo
- Rozijnen - 1 kilo
- Koekjes - 12 pakken
- Kruidkoek - 8 stuks
- Mini muffins - 120 stuks
- Appeltaart - 6 taarten
- Vegan cake - 3 taarten
- Glutenvrije cake - 2 taarten
- Slagroom - 2 liter
- IJsblokjes - 20 kilo
- Papieren servetten - 800 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 36 rollen
- Afvalzakken - 5 rollen
- Composteerbare afvalzakken - 3 rollen
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Vaatwastabletten - 60 stuks
- Handzeep - 4 flessen
- Handdesinfectie - 6 flessen
- Allesreiniger - 3 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Sponsjes - 12 stuks
- Theedoeken - 12 stuks

Tips

Plan per aanwezige één stoel en houd daarnaast ruimte vrij voor een ontvangstbalie, buffettafels en eventuele statafels. Zet afvalbakken bij de catering en bij de uitgang, niet alleen achter in de zaal.
Bestel voor het eerste uur twee tot drie drankjes per persoon en voeg bij koffie en thee ongeveer één kopje per persoon toe. Leg glazen, koffiekopjes, borden, besteksets en opscheplepels apart klaar voordat de catering arriveert.
Test laptop, projector, projectiescherm, luidsprekers en draadloze microfoons uiterlijk één werkdag vooraf met de echte presentaties. Neem minimaal één passende HDMI-kabel, meerdere stekkerdozen, verlengkabels en opgeladen batterijen mee.
Maak naambadges en de aanwezigheidslijst minstens één dag voor de bijeenkomst klaar. Leg bij de ontvangst ook vragenkaarten en informatiemateriaal neer, zodat bezoekers niet tijdens het programma hoeven te wachten.
Koel dranken enkele uren vooraf en controleer of er genoeg serveerschalen, schalen met deksel, koffiekannen, theepotten en thermoskannen zijn. Zet waterkokers en koffiezetapparaten op een plek met een veilige stroomaansluiting en vrije looproute.

Veelgestelde vragen

Hoeveel drinken heb ik nodig voor een inwonersbijeenkomst?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon. Voor een bijeenkomst van twee uur kun je daarom ongeveer vier tot vijf consumpties per persoon aanhouden, afhankelijk van koffie, thee en water.
Hoeveel stoelen moet ik klaarzetten voor een inwonersbijeenkomst?: Zet voor iedere aangemelde inwoner één stoel klaar en reserveer ongeveer 10 procent extra. Bij 50 aanmeldingen betekent dat 55 stoelen, tenzij je bewust met statafels of krukken werkt.
Wanneer moet ik de techniek voor een inwonersbijeenkomst controleren?: Controleer de laptop, projector, het scherm, de microfoons en alle kabels uiterlijk één werkdag vooraf. Doe op de dag zelf nog een korte test van ongeveer 30 minuten, inclusief geluid en presentatie.
Wanneer moet ik catering en dieetopties bestellen?: Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding en geef het definitieve aantal minimaal 3 werkdagen voor de bijeenkomst door aan de cateraar. Houd op de dag zelf enkele extra porties achter de hand voor onverwachte bezoekers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.