Was du für eine Bürgerversammlung brauchst

Für eine Bürgerversammlung brauchst du mehr als Tische und Stühle: Präsentationstechnik, Mikrofone, Beschilderung und Material für Fragen müssen am Veranstaltungstag funktionieren. Plane die Ausstattung nach Raumgröße, erwarteter Teilnehmerzahl und Sitzordnung. Getränke, Kaffee und Geschirr werden häufig zu spät bestellt oder nicht rechtzeitig gekühlt. Diese Einkaufsliste hilft dir, Mobiliar, Technik, Küchenzubehör und Unterlagen mindestens eine Woche vorher zusammenzustellen und offene Punkte beim Aufbau zu prüfen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 120
Empfangstresen
StehtischeAnz. 6
HockerAnz. 12
BuffetischeAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Projektor
Projektionsleinwand
LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
Mikrofonständer
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
HDMI-KabelAnz. 3
Präsentationsklicker
Wiederaufladbare BatterienAnz. 8

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 120
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
Servierplatten mit DeckelAnz. 6
KaffeekannenAnz. 4
TeekannenAnz. 3

Küche

ThermoskannenAnz. 6
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 3
KühlboxenAnz. 4
EisbehälterAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierbesteckAnz. 12
ZangenAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 4
KorkenzieherAnz. 2
LebensmittelbehälterAnz. 12
EtikettenhalterAnz. 20

Dekoration

TischdeckenAnz. 12
NamensschildhalterAnz. 120
NamensschilderAnz. 120
InfotafelnAnz. 8
FlipchartsAnz. 6
FlipchartblätterAnz. 6
StifteAnz. 24
StifteAnz. 120
StimmaufkleberAnz. 600
WegweiserAnz. 12
PräsentationsbannerAnz. 4

Beleuchtung

StehlampenAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 12
HandfegerAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
SeifenspenderAnz. 4
HandtuchhalterAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 3 Kilo
- Koffeinfreier Kaffee - 500 Gramm
- Schwarzer Tee - 200 Beutel
- Kräutertee - 100 Beutel
- Zucker - 2 Kilo
- Süßstofftabletten - 200 Stück
- Halbfettmilch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Zitronen - 2 Kilo
- Stilles Mineralwasser - 12 Flaschen
- Mineralwasser sprudelnd - 12 Flaschen
- Cola - 8 Flaschen
- Cola Zero - 8 Flaschen
- Orangenlimonade - 6 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Packungen
- Orangensaft - 6 Packungen
- Alkoholfreies Bier - 48 Flaschen
- Äpfel - 8 Kilo
- Bananen - 6 Kilo
- Trauben - 5 kilo
- Mandarinen - 5 Kilo
- Gurken - 8 Stück
- Cherrytomaten - 4 Kilo
- Möhren - 3 Kilo
- Paprika - 3 Kilo
- Hummus - 2 Kilo
- Frischkäse - 2 Kilo
- Kräuterbutter - 1 Kilo
- Junger Käse - 3 Kilo
- Gereifter Käse - 3 Kilo
- Brie - 2 Kilo
- Hähnchenbrust-Aufschnitt - 2 Kilo
- Kochschinken - 2 Kilo
- Roastbeef - 1 Kilo
- Eiersalat - 2 Kilo
- Thunfischsalat - 2 Kilo
- Vegane Gemüsestreichcreme - 2 Kilo
- Vollkornbrot - 12 Laibe
- Weißbrot - 8 Laibe
- Mehrkornbrot - 8 Brote
- Glutenfreies Brot - 4 Brote
- Mini-Brötchen - 180 Stück
- Wraps - 120 Stück
- Süßrahmbutter - 1 Kilo
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Ketchup - 2 Flaschen
- Pestosauce - 2 Gläser
- Gewürzgurken - 2 Gläser
- Kräuter - 4 Gläser
- Paprikachips - 12 Tüten
- Naturchips - 12 Tüten
- Salzgebäck - 10 Tüten
- Reiswaffeln - 8 Packungen
- Oliven - 3 Kilo
- Gemischte Nüsse - 2 Kilo
- Rosinen - 1 Kilo
- Kekse - 12 Packungen
- Gewürzkuchen - 8 Stück
- Mini-Muffins - 120 Stück
- Apfelkuchen - 6 Kuchen
- Veganer Kuchen - 3 Kuchen
- Glutenfreier Kuchen - 2 Torten
- Schlagsahne - 2 Liter
- Eiswürfel - 20 Kilo
- Papierservietten - 800 Stück
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 36 Rollen
- Müllsäcke - 5 Rollen
- Kompostierbare Müllbeutel - 3 Rollen
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Geschirrspültabs - 60 Stück
- Handseife - 4 Flaschen
- Handdesinfektionsmittel - 6 Flaschen
- Allzweckreiniger - 3 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Schwämmchen - 12 Stück
- Geschirrtücher - 12 Stück

Tipps

Plane pro angemeldeter Person mindestens einen Sitzplatz und zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Für Empfang und Buffet brauchst du eigene Tische; Stehtische und Hocker lohnen sich nur, wenn Gespräche vor oder nach der Versammlung vorgesehen sind.
Teste Laptop, Projektor, Leinwand, HDMI-Kabel und Präsentationsklicker spätestens am Vortag gemeinsam. Lege Verlängerungskabel und geladene Akkus bereit und prüfe die Funkmikrofone mit Lautsprecher und Mikrofonständern vor dem Einlass.
Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person, danach mit ungefähr einem Getränk pro Stunde. Kühle Wasser und andere Getränke am Vorabend und stelle ausreichend Gläser sowie Abfallbehälter an gut erreichbaren Stellen auf.
Bestelle Kaffee, Tee und die passenden Mengen an Tassen, Kannen, Thermoskannen und Besteck mindestens 5 bis 7 Tage vorher. Plane bei der Verpflegung zusätzlich vegetarische Optionen und erfasse bekannte Unverträglichkeiten spätestens mit dem Anmeldeformular.
Drucke Anwesenheitsliste, Namensschilder, Fragekarten, Lageplan, Beschilderung und Informationsmaterial spätestens zwei Werktage vor dem Termin. Nimm 10 Prozent zusätzliche Exemplare mit, damit Nachzügler und beschädigte Ausdrucke abgedeckt sind.

Häufige Fragen

Was braucht man für eine Bürgerversammlung?: Du brauchst Mobiliar für Empfang, Sitzplätze und Buffet, außerdem Laptop, Projektor, Leinwand, Lautsprecher und Mikrofone. Ergänze Technikzubehör, Geschirr, Getränke, Abfallbehälter sowie Namensschilder, Anwesenheitsliste, Fragekarten und Informationsmaterial.
Wie viele Stühle brauche ich für eine Bürgerversammlung?: Plane für jede angemeldete Person einen Stuhl und zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Bei 80 erwarteten Gästen solltest du also etwa 84 bis 88 Stühle bereitstellen.
Wie viele Getränke brauche ich für eine Bürgerversammlung?: Kalkuliere für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und für jede weitere Stunde etwa ein Getränk. Bei 60 Gästen und einer zweistündigen Versammlung entspricht das ungefähr 180 bis 240 Getränken, abhängig von Dauer und Angebot.
Wann sollte ich die Ausstattung für eine Bürgerversammlung besorgen?: Reserviere Mobiliar und Technik mindestens zwei bis drei Wochen vorher, besonders bei externen Verleihern. Getränke, Catering und Geschirr bestellst du 5 bis 7 Tage vorher; Drucksachen sollten spätestens zwei Werktage vor dem Termin fertig sein.

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