Que prévoir pour une réunion d’habitants ?
Une réunion d’habitants demande surtout une organisation pratique : accueillir les participants, servir boissons et restauration, puis permettre à chacun de suivre les présentations et de poser ses questions. Prévoyez la vaisselle, les tables de buffet et les poubelles avant les achats alimentaires. Le matériel technique mérite aussi une vérification séparée : ordinateur, projecteur, écran, sonorisation et câbles doivent être compatibles et testés. Cette liste vous aide à regrouper les achats et les emprunts sans attendre le dernier jour.
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 12
- Chaisesqté 120
- Accueil
- Tables hautesqté 6
- Tabouretsqté 12
- Tables de buffetqté 3
- Poubellesqté 8
Équipement
- Ordinateur portableqté 2
- Projecteur
- Écran de projection
- Haut-parleursqté 2
- Microphones sans filqté 2
- Pied de microphone
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Câbles HDMIqté 3
- Cliqueur de présentation
- Piles rechargeablesqté 8
Vaisselle
- Tasses à caféqté 120
- Verresqté 120
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
- Louchesqté 12
- Plateaux de serviceqté 12
- Plats de service avec couvercleqté 6
- Pichets à caféqté 4
- Théièresqté 3
Cuisine
- Thermosqté 6
- Bouilloiresqté 3
- Machines à caféqté 3
- Glacièresqté 4
- Conteneurs à glaceqté 2
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
- Couverts de serviceqté 12
- Pincesqté 6
- Décapsuleursqté 4
- Tire-bouchonsqté 2
- Conteneurs alimentairesqté 12
- Porte-étiquettesqté 20
Décoration
- Nappesqté 12
- Supports de badges nominatifsqté 120
- Badges nominatifsqté 120
- Panneaux d'informationqté 8
- Chevaletsqté 6
- Feuilles de paperboardqté 6
- Marqueursqté 24
- Stylosqté 120
- Autocollants de voteqté 600
- Panneaux indicateursqté 12
- Bannières de présentationqté 4
Éclairage
- Lampadairesqté 4
- Éclairage d’ambianceqté 4
Nettoyage
- Aspirateur
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 12
- Balais à mainqté 3
- Balayette et pelleqté 3
- Distributeurs de savonqté 4
- Supports pour serviettesqté 4
- Brosses de toilettesqté 4
Catering
- Courses
- Grains de café - 3 kilos
- Café décaféiné - 500 grammes
- Thé noir - 200 sachets
- Tisane - 100 sachets
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorant - 200 pièces
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citrons - 2 kilo
- Eau minérale plate - 12 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 12 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Pommes - 8 kilos
- Bananes - 6 kilos
- Raisins - 5 kilos
- Mandarines - 5 kilos
- Concombres - 8 pièces
- Tomates cerises - 4 kilos
- Carottes - 3 kilos
- Poivrons - 3 kilos
- Houmous - 2 kilos
- Fromage frais - 2 kilos
- Beurre aux herbes - 1 kilo
- Fromage jeune - 3 kilos
- Fromage affiné - 3 kilos
- Brie - 2 kilos
- Tranches de blanc de poulet - 2 kilo
- Jambon arrière - 2 kilos
- Rosbif - 1 kilo
- Salade aux œufs - 2 kilos
- Salade de thon - 2 kilos
- Tartinade de légumes vegan - 2 kilos
- Pain complet - 12 pains
- Pain blanc - 8 pains
- Pain aux céréales - 8 pains
- Pain sans gluten - 4 pains
- Mini pistolets - 180 pièces
- Wraps - 120 pièces
- Beurre - 1 kilo
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Sauce pesto - 2 pots
- Cornichons - 2 pots
- Herbes - 4 pots
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Snacks salés - 10 sachets
- Crackers de riz - 8 paquets
- Olives - 3 kilos
- Mélange de noix - 2 kilo
- Raisins secs - 1 kilo
- Biscuits - 12 paquets
- Gâteau aux épices - 8 pièces
- Mini muffins - 120 pièces
- Tarte aux pommes - 6 tartes
- Gâteau vegan - 3 gâteaux
- Gâteau sans gluten - 2 gâteaux
- Crème chantilly - 2 liter
- Glaçons - 20 kilos
- Serviettes en papier - 800 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 36 rouleaux
- Sacs poubelle - 5 rouleaux
- Sacs poubelle compostables - 3 rouleaux
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 60 pièces
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Désinfectant pour les mains - 6 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Torchons - 12 pièces
Conseils
- Prévoyez au moins un verre et une assiette par participant, puis ajoutez 10 % de marge pour les remplacements et les personnes qui se resservent.
- Pour le café et le thé, préparez les tasses, les pichets, les bouilloires et les thermos la veille. Gardez les boissons chaudes dans plusieurs contenants plutôt que dans une seule machine.
- Regroupez les rallonges, multiprises, câbles HDMI et piles rechargeables dans une caisse dédiée. Faites un test complet du projecteur, de l’écran et des microphones au moins 24 heures avant la réunion.
- Installez une table d’accueil avec les badges nominatifs, la liste de présence et les cartes de questions. Imprimez ces documents avant le jour J, avec quelques exemplaires supplémentaires.
- Prévoyez une poubelle près du buffet et une autre près de la sortie. Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance : les bouteilles et les pichets prennent rapidement toute la place disponible.
Questions fréquentes
- Que faut-il acheter pour une réunion d’habitants ?
- Prévoyez les boissons, la restauration, les gobelets ou verres, les assiettes, les couverts et le matériel de service. Ajoutez les fournitures d’accueil comme les badges, la liste de présence et les cartes de questions.
- Combien de verres et d’assiettes prévoir par personne ?
- Comptez au minimum un verre et une assiette par participant, avec une marge de 10 %. Pour une réunion de plus de deux heures ou avec buffet, prévoyez davantage de verres afin d’éviter les ruptures.
- Quand acheter et refroidir les boissons pour la réunion ?
- Achetez les boissons au plus tard la veille et mettez-les au frais plusieurs heures avant l’arrivée des habitants. Vérifiez aussi le volume disponible dans les réfrigérateurs et prévoyez des thermos si les boissons sont chaudes.
- Quand tester le matériel de projection et les microphones ?
- Faites un test complet au moins 24 heures avant la réunion, avec l’ordinateur portable, le projecteur, l’écran, les câbles HDMI et les haut-parleurs. Gardez des rallonges, multiprises et piles rechargeables prêtes en solution de secours.
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