Checklist voor een goed georganiseerde investeerdersdag

Een investeerdersdag vraagt om meer dan een strak programma en goede presentaties. Je moet deelnemers tijdig registreren, dieetwensen controleren, sprekers bevestigen en de route naar de zaal helder communiceren. Werk van de datum terug: reserveer eerst locatie en catering, verzamel daarna alle inhoud en werk de ontvangst uit. In de laatste week controleer je presentaties, naamkaartjes, programmaflyers, netwerkindeling en apparatuur. Zo voorkom je dat praktische details de gesprekken met investeerders verstoren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Programma en tijdschema uitwerken
2 personen
Locatie reserveren
Catering reserveren
Sprekers en presentatoren bevestigen
Deelnemerslijst samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen en dieetwensen controleren
Parkeer- en routegegevens versturen
Herinnering aan deelnemers sturen
Presentaties opvragen
Presentaties controleren
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Programma's afdrukken
Route- en zaalbordjes maken
Netwerkindeling voorbereiden
2 personen
Welkomstmappen samenstellen
2 personen
Cateringbehoefte aan cateraar doorgeven
Boodschappen doen
3 personen
Boodschappen controleren en opslaan
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Apparatuur en kabels testen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Leveringen in ontvangst nemen
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Presentatieruimte inrichten
3 personen
Projector en scherm opstellen
2 personen
Microfoons en speakers opstellen
2 personen
Presentaties opnieuw testen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Welkomstmappen klaarleggen
2 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dinerbuffet voorbereiden
4 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Zaal en entree nalopen
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
Presentaties technisch begeleiden
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Netwerktafels begeleiden
3 personen
Dinerbuffet openen
2 personen
Dinerbuffet aanvullen
4 personen
Dieetmaaltijden apart uitserveren
2 personen
Servies en bestek aanvullen
2 personen
Tafels tussentijds afruimen
3 personen
Dranken bijvullen tijdens diner
2 personen
Afsluitende woorden verzorgen
Afscheid en vertrek begeleiden
3 personen
Achtergebleven spullen verzamelen
2 personen

Nazorg

Buffet direct afbouwen
3 personen
Restanten veilig verpakken
2 personen
Servies en glazen afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Apparatuur afkoppelen en inpakken
2 personen
Decoratie en bewegwijzering verwijderen
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Keuken en buffet schoonmaken
3 personen
Zaal en toiletten schoonmaken
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Bedankbericht aan deelnemers sturen
Foto's en bestanden archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Rechthoekige tafelsaantal 8
Hoge bartafelsaantal 6
Stoelenaantal 70
Registratietafel
Buffettafelsaantal 4
Loungefauteuilsaantal 8
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 75
Dessertbordenaantal 75
Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 75
Koffielepelsaantal 75
Dinerbesteksetsaantal 75
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Waterkannenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 14
Tafellopersaantal 8
Naamkaartjesaantal 70
Programmaflyersaantal 70
Welkomstmappenaantal 70
Routebordjesaantal 8
Tafelnummerkaartenaantal 14
Bloemstukkenaantal 8
Ballonnenbundelsaantal 6

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Presentatieklikker
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Sfeerlampenaantal 10
Ledlichtsnoerenaantal 4
Noodlampenaantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4

Schoonmaak

Afvalzakkenaantal 80
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Afwasbakkenaantal 3
Handdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de presentaties uiterlijk 7 dagen vooraf op te vragen en controleer ze daarna op bestandsformaat, beeldverhouding en geluidsfragmenten. Test de definitieve versies met de laptop, beamer en het projectiescherm.
Sluit de deelnemerslijst 3 tot 5 werkdagen voor de investeerdersdag af. Gebruik die versie voor naamkaartjes, de registratie en de cateringbehoefte; losse wijzigingen op de ochtend zelf veroorzaken snel fouten.
Stuur parkeer- en routegegevens minstens 3 dagen vooraf mee met de herinnering. Zet bij de ingang en op kruispunten routebordjes neer, zodat deelnemers niet eerst de receptie of verkeerde zaal hoeven te zoeken.
Maak de netwerkindeling vóór het printen van tafelnummerkaarten en programmaflyers. Reserveer naast zitplaatsen ook hoge bartafels en loungefauteuils als gesprekken tijdens pauzes moeten doorlopen.
Zet dranken pas vlak voor ontvangst koud, maar controleer boodschappen en serveermaterialen eerder. Tel waterglazen, wijnglazen, koffiekopjes, dinerbesteksets en serveerschalen vóór de opbouw, niet wanneer de eerste gasten binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een investeerdersdag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer in de eerste 2 weken de locatie en catering, bevestig daarna sprekers en verstuur de uitnodigingen zodra datum, programma-opzet en locatie vaststaan.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een investeerdersdag versturen?: Verstuur de uitnodiging ongeveer 6 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 3 tot 5 werkdagen voor het event. Stuur vervolgens uiterlijk 3 dagen vooraf een herinnering met route, parkeren en aanvangstijd.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de techniekcontrole?: Plan minimaal 60 minuten op de locatie voor laptop, beamer, projectiescherm, kabels en presentaties. Test daarnaast vóór de eventdag elk bestand, zodat je op de ochtend zelf alleen nog een korte eindcontrole hoeft te doen.
Wanneer moet ik dieetwensen en catering definitief doorgeven?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en controleer ze opnieuw zodra de deelnemerslijst sluit. Geef de definitieve aantallen en bijzonderheden 3 tot 5 werkdagen vooraf aan de cateraar door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.