Checklist para organizar un Día de inversores sin olvidos

Un Día de inversores combina reuniones, presentaciones y momentos de networking, así que los detalles deben quedar cerrados con antelación. Esta checklist te ayuda a ordenar el trabajo desde la reserva del lugar hasta la limpieza final. Incluye la gestión de ponentes e inscripciones, las necesidades dietéticas, el material para los participantes y las comprobaciones técnicas. También contempla lo que suele llegar tarde: las presentaciones, la señalización, las tarjetas con nombres y la información de aparcamiento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Elaborar el programa y el horario
2 personas
Reservar el lugar
Reservar el catering
Confirmar ponentes y presentadores
Elaborar la lista de participantes
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar las inscripciones y las necesidades dietéticas
Enviar datos de aparcamiento y ruta
Enviar un recordatorio a los participantes
Solicitar presentaciones
Revisar las presentaciones
2 personas
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Imprimir la lista de participantes
Imprimir programas
Hacer señales de ruta y salas
Preparar la distribución de la red
2 personas
Preparar carpetas de bienvenida
2 personas
Comunicar al catering las necesidades de catering
Hacer la compra
3 personas
Comprobar y guardar las compras
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Probar el equipo y los cables
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Recibir las entregas
2 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar el espacio de presentación
3 personas
Montar el proyector y la pantalla
2 personas
Montar los micrófonos y altavoces
2 personas
Volver a probar las presentaciones
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Preparar tarjetas con nombres
Dejar listas las carpetas de bienvenida
2 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar el buffet de cena
4 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Revisar el salón y la entrada
2 personas

Evento

Recepción de participantes
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Presentar la apertura
2 personas
Apoyar técnicamente las presentaciones
2 personas
Recoger preguntas del público
Reponer café y té
2 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar las mesas de networking
3 personas
Abrir el bufé de la cena
2 personas
Reponer el buffet de cena
4 personas
Servir por separado las comidas de dieta
2 personas
Reponer vajilla y cubertería
2 personas
Retirar las mesas entre tiempos
3 personas
Reponer las bebidas durante la cena
2 personas
Preparar las palabras de clausura
Coordinar la despedida y la salida
3 personas
Recoger los objetos olvidados
2 personas

Seguimiento

Desmontar el buffet de inmediato
3 personas
Empaquetar los restos de forma segura
2 personas
Lavar la vajilla y los vasos
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desconectar y empaquetar el equipo
2 personas
Retirar la decoración y la señalización
2 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Limpiar la cocina y el bufé
3 personas
Limpiar la sala y los baños
3 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento a los participantes
Archivar fotos y archivos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas rectangularescant. 8
Mesas altas de barcant. 6
Sillascant. 70
Mesa de registro
Mesas de buffetcant. 4
Butacas loungecant. 8
Percheroscant. 2
Papeleracant. 6

Vajilla

Platos de cenacant. 75
Platos de postrecant. 75
Tazas de cafécant. 70
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 75
Cucharillas de cafécant. 75
Juegos de cubiertos para cenacant. 75
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras de aguacant. 8

Decoración

Mantelescant. 14
Manteles runnerscant. 8
Tarjetas de nombrecant. 70
Folletos del programacant. 70
Carpetas de bienvenidacant. 70
Carteles de rutacant. 8
Tarjetas con números de mesacant. 14
Arreglos floralescant. 8
Racimos de globoscant. 6

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores HDMIcant. 3
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Regletascant. 6
Cables alargadorescant. 8
Clic de presentación
Baterías externascant. 4

Iluminación

Luces decorativascant. 10
Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Lámparas de emergenciacant. 2

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4

Limpieza

Bolsas de basuracant. 80
Guantes de limpiezacant. 6
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Fregaderoscant. 3
Toallascant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa y el horario antes de enviar las invitaciones. Así los participantes saben cuánto dura cada bloque y los ponentes pueden entregar una presentación ajustada al tiempo disponible.
Pide las preferencias dietéticas durante la inscripción y envía el recuento definitivo al catering con varios días de margen. Comprueba después que las opciones especiales coinciden con la lista de asistentes.
Solicita las presentaciones antes del evento y revísalas en el portátil que se utilizará allí. Prueba el proyector, la pantalla y todos los cables al menos 24 horas antes para detectar adaptadores o archivos incompatibles.
Prepara con antelación las tarjetas con nombres, la lista impresa de participantes, los programas y las carpetas de bienvenida. Coloca la mesa de registro de forma que una persona pueda atender llegadas sin bloquear la entrada.
Envía el recordatorio y los datos de aparcamiento y ruta entre 48 y 72 horas antes. Coloca las señales de ruta y salas antes de abrir el registro, y enfría las bebidas con tiempo suficiente para que estén listas al comenzar.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día de inversores?: Empieza la planificación al menos 6 semanas antes, sobre todo si necesitas reservar lugar, catering y ponentes. Cierra el programa y envía las invitaciones cuando falten unas 4 semanas; deja la confirmación final de asistentes y dietas para los últimos 3 a 5 días.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones para un Día de inversores?: Envíalas aproximadamente 4 semanas antes del evento, cuando ya estén confirmados el lugar, el horario y los ponentes principales. Envía un recordatorio entre 48 y 72 horas antes con la ruta, el aparcamiento y la hora de registro.
¿Cuándo hay que probar el proyector y las presentaciones?: Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y repítela el mismo día antes de que lleguen los participantes. Comprueba el portátil, el proyector, la pantalla, los cables, el sonido si se utiliza y cada archivo de presentación.
¿Cuándo se confirma el número de comensales al catering?: Envía una primera previsión al reservar el catering y confirma el número definitivo entre 3 y 5 días antes. Incluye en ese momento las preferencias dietéticas comprobadas y cualquier cambio registrado después de las inscripciones.

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