Checklist pour organiser une journée des investisseurs

Une journée des investisseurs demande une préparation précise : le programme, les intervenants, les inscriptions et la logistique doivent avancer ensemble. Commencez par réserver le lieu et le traiteur, puis verrouillez les horaires avant d’envoyer les invitations. À l’approche de l’événement, contrôlez les besoins alimentaires, les présentations, le réseau et tout le matériel de projection. Cette checklist vous aide à suivre les échéances et à repérer les oublis fréquents, notamment les badges, les panneaux d’orientation et les dossiers d’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Élaborer le programme et le planning
2 personnes
Réserver le lieu
Réserver le catering
Confirmer les intervenants et les présentateurs
Établir la liste des participants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les inscriptions et les besoins alimentaires
Envoyer les informations de parking et d’itinéraire
Envoyer un rappel aux participants
Demander les présentations
Vérifier les présentations
2 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Imprimer les programmes
Créer les panneaux de route et de salle
Préparer la configuration du réseau
2 personnes
Préparer les dossiers d'accueil
2 personnes
Transmettre les besoins de restauration au traiteur
Faire les courses
3 personnes
Vérifier et stocker les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Tester l’équipement et les câbles
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Réceptionner les livraisons
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
Installer les micros et les enceintes
2 personnes
Retester les présentations
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Préparer les badges nominatifs
Préparer les dossiers d’accueil
2 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer le buffet du dîner
4 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier la salle et l'entrée
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
Assurer l’accompagnement technique des présentations
2 personnes
Recueillir les questions de la salle
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer les tables de réseautage
3 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
2 personnes
Réapprovisionner le buffet du dîner
4 personnes
Servir les repas spéciaux à part
2 personnes
Réapprovisionner la vaisselle et les couverts
2 personnes
Dégager les tables au fil de l’événement
3 personnes
Réapprovisionner les boissons pendant le dîner
2 personnes
Prononcer les mots de clôture
Accompagner les départs
3 personnes
Récupérer les objets oubliés
2 personnes

Suivi

Démonter le buffet immédiatement
3 personnes
Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Débrancher et emballer le matériel
2 personnes
Retirer la décoration et la signalisation
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer la cuisine et le buffet
3 personnes
Nettoyer la salle et les toilettes
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement aux participants
Archiver les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rectangulairesqté 8
Hautes tables de barqté 6
Chaisesqté 70
Table d'inscription
Tables de buffetqté 4
Fauteuils loungeqté 8
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 75
Assiettes à dessertqté 75
Tasses à caféqté 70
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 75
Cuillères à caféqté 75
Sets de couverts pour le dînerqté 75
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 8

Décoration

Nappesqté 14
Chemins de tableqté 8
Badges nominatifsqté 70
Flyers du programmeqté 70
Dossiers d’accueilqté 70
Panneaux d’orientationqté 8
Cartes de numéros de tableqté 14
Compositions floralesqté 8
Bouquets de ballonsqté 6

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 8
Cliqueur de présentation
Batteries externesqté 4

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 10
Guirlandes LEDqté 4
Lampes de secoursqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4

Nettoyage

Sacs poubelleqté 80
Gants de nettoyageqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Bacs à vaisselleqté 3
Serviettesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord le programme et les horaires, puis confirmez les intervenants et les présentateurs avant l’envoi des invitations. Demandez les présentations suffisamment tôt pour pouvoir les vérifier et les réunir dans le bon ordre.
Traitez les inscriptions en continu plutôt qu’à la dernière minute. Arrêtez une première liste des participants quelques jours avant l’événement et transmettez au traiteur le nombre de repas ainsi que les besoins alimentaires vérifiés.
Envoyez les informations de parking et d’itinéraire avec un rappel séparé. Prévoyez les panneaux d’orientation pour l’entrée, la salle et l’accueil : les participants ne doivent pas chercher leur chemin sur place.
Préparez les badges nominatifs, la liste imprimée, les programmes et les dossiers d’accueil la veille. Gardez quelques exemplaires vierges et un moyen de corriger rapidement une inscription modifiée.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, les câbles et le réseau avant l’arrivée des participants. Mettez les boissons au frais et vérifiez le stockage des courses après la livraison, afin de ne pas découvrir un manque pendant l’accueil.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée des investisseurs ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Réservez rapidement le lieu et le traiteur, puis utilisez les semaines suivantes pour confirmer les intervenants, construire le programme et ouvrir les inscriptions.
Quand envoyer les invitations pour une journée des investisseurs ?: Envoyez les invitations environ 6 à 8 semaines à l’avance, avec le lieu, les horaires et les modalités d’inscription. Faites partir un rappel 7 à 10 jours avant l’événement, après vérification de la liste des participants.
Combien de temps avant faut-il demander les présentations ?: Demandez les présentations au plus tard 10 à 14 jours avant la journée. Gardez ensuite au moins 3 jours ouvrés pour vérifier les fichiers, l’ordre des interventions et leur compatibilité avec le matériel disponible.
Que vérifier la veille d’une journée des investisseurs ?: La veille, contrôlez les badges, les programmes, les dossiers d’accueil, les panneaux, les inscriptions et les besoins alimentaires. Testez aussi l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, les câbles et le réseau, puis mettez les boissons au frais.

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