Wat heb je nodig voor een investeerdersconferentie?

Een investeerdersconferentie vraagt om meer dan stoelen en een beamer. Je hebt spullen nodig voor ontvangst, presentaties, panels, catering en duidelijke routing door de locatie. Denk vooraf ook aan reservekabels, batterijen, USB-sticks en extra naambadges: juist die kleine zaken ontbreken vaak op de ochtend zelf. Gebruik deze boodschappenlijst naast je deelnemerslijst en controleer alles uiterlijk één werkdag voor de conferentie.

Gebruik dit plan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptietafelsaantal 2
Congrestafelsaantal 15
Stoelenaantal 140
Buffettafelsaantal 5
Barkrukkenaantal 12
Spreektafel
Podiumtafel
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Geluidsmixer
Luidsprekersaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Laptopaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
USB-sticksaantal 3

Verlichting

Staande lampenaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 8
Batterijenaantal 24

Servies

Dinerbordenaantal 150
Dessertbordenaantal 150
Koffiekopjesaantal 150
Waterglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 180
Champagneglazenaantal 140
Dinerbesteksetsaantal 150
Serveerbestekaantal 20
Koffielepelsaantal 150
Karaffenaantal 20
Serveerschalenaantal 16
Serveerschotelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Chafing dishesaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Catering

Naambadgesaantal 150
Badgehoudersaantal 150
Lanyardsaantal 150
Notitieblokkenaantal 140
Balpennenaantal 160
Programmaboekjesaantal 150
Naamkaartjes tafelsaantal 20
Buffetkaartjesaantal 20
Polsbandjesaantal 150
Boodschappen
- Koffiebonen - 6 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 2 pakken
- Zwarte thee - 4 dozen
- Kruidenthee - 3 dozen
- Groene thee - 2 dozen
- Suiker - 3 kilogram
- Zoetjes - 3 dozen
- Halfvolle melk - 18 liter
- Havermelk - 8 liter
- Citroenen - 3 kilogram
- Spa Blauw - 12 kratten
- Spa Rood - 6 kratten
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 4 flessen
- Tonic - 4 flessen
- Gemberbier - 4 flessen
- Appelsap - 6 liter
- Sinaasappelsap - 8 liter
- Bruisend appelsap - 12 flessen
- Alcoholvrij bier - 6 kratten
- Pilsener - 8 kratten
- Witte wijn - 24 flessen
- Rode wijn - 18 flessen
- Rosé wijn - 12 flessen
- Prosecco - 18 flessen
- Bitter lemon - 4 flessen
- IJsblokjes - 30 kilogram
- Stokbroden - 25 stuks
- Volkorenbrood - 8 broden
- Mini croissants - 150 stuks
- Mini broodjes - 180 stuks
- Roomboter - 2 kilogram
- Roomkaas - 2 kilogram
- Jonge kaas - 3 kilogram
- Brie - 2 kilogram
- Gerookte zalm - 2 kilogram
- Hummus - 2 kilogram
- Kruidenboter - 1 kilogram
- Kipfilet beleg - 2 kilogram
- Komkommers - 3 kilogram
- Tomaten - 4 kilogram
- Rucola - 1 kilogram
- Gemengde sla - 3 kilogram
- Paprika's - 3 kilogram
- Wortels - 3 kilogram
- Druiven - 6 kilogram
- Appels - 8 kilogram
- Peren - 6 kilogram
- Bananen - 5 kilogram
- Notenmix - 3 kilogram
- Olijven - 2 kilogram
- Zongedroogde tomaten - 1 kilogram
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Tortillachips - 8 zakken
- Gezouten amandelen - 3 kilogram
- Mini quiches - 180 stuks
- Vegetarische samosa's - 150 stuks
- Gehaktballetjes - 180 stuks
- Kipspiesjes - 150 stuks
- Falafel - 150 stuks
- Pasta - 12 kilogram
- Basmatirijst - 8 kilogram
- Kipfilet - 14 kilogram
- Zalmfilet - 8 kilogram
- Kikkererwten - 5 kilogram
- Groentemix - 12 kilogram
- Courgettes - 6 kilogram
- Aubergines - 5 kilogram
- Uien - 5 kilogram
- Knoflook - 500 gram
- Tomatenblokjes - 12 blikken
- Kokosmelk - 8 blikken
- Groentebouillon - 3 dozen
- Olijfolie - 3 liter
- Zonnebloemolie - 2 liter
- Zout - 1 kilogram
- Zwarte peper - 250 gram
- Paprikapoeder - 250 gram
- Kerriepoeder - 250 gram
- Italiaanse kruiden - 150 gram
- Balsamicoazijn - 2 flessen
- Pestosaus - 2 kilogram
- Tomatensaus - 6 liter
- Mayonaise - 3 liter
- Ketchup - 3 liter
- Mosterd - 2 liter
- Knoflooksaus - 2 liter
- Yoghurtdressing - 3 liter
- Parmezaanse kaas - 2 kilogram
- Feta - 2 kilogram
- Dessertglaasjes - 150 stuks
- Chocolademousse - 150 porties
- Vruchtentaart - 6 stuks
- Brownies - 180 stuks
- Slagroom - 3 liter
- Aardbeien - 5 kilogram
- Koekjes - 8 kilogram
- Servetten - 600 stuks
- Papieren koffiefilters - 3 dozen
- Roerstaafjes - 500 stuks
- Cocktailprikkers - 500 stuks
- Vershoudbakjes - 30 stuks
- Bakpapier - 4 rollen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Vaatwastabletten - 100 stuks
- Allesreiniger - 4 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Desinfecterende doekjes - 6 pakken
- Handdesinfectie - 8 flessen

Decoratie

Logo-bannersaantal 3
Bloemstukkenaantal 8
Tafellopersaantal 20
Kaarshoudersaantal 20
Menukaartenaantal 150

Schoonmaak

Microvezeldoekenaantal 20
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Handschoenenaantal 12
Afvalzakkenaantal 40
Toiletpapieraantal 24
Handzeepaantal 8
Handdoekrollenaantal 12

Tips

Plan per 25 aanwezigen minimaal één receptietafel en houd bij de entree ruimte vrij voor naambadges en deelnemersregistratie. Zet daarnaast minstens één afvalbak bij de ontvangst en één bij het buffet.
Zorg voor één presentatielaptop, één presentatieklikker en minimaal twee USB-sticks met de definitieve presentaties. Neem voor elke aansluiting een passende HDMI-kabel mee en test het beeld vóór binnenkomst van de deelnemers.
Reserveer per microfoon een standaard als die tijdens panels of vragenrondes niet voortdurend wordt vastgehouden. Leg bovendien minimaal twee extra batterijen per draadloze microfoon klaar; lege batterijen worden vaak pas tijdens de eerste sessie ontdekt.
Reken per persoon op één waterglas en voeg voor een volledige conferentiedag een dinerbestekset, dinerbord, dessertbord en koffiekopje toe. Stem wijnglazen en champagneglazen af op het programma en bestel servies voor dieet- of cateringextra’s mee.
Voorzie de zaal van voldoende verlengkabels en stekkerdozen, maar leg kabels vóór de opening vast met tape of kabelgoten. Neem ook een set reservebatterijen voor verlichting en apparatuur mee, zodat een donkere entree of uitvallende klikker niet direct het programma onderbreekt.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een investeerdersconferentie?: Bestel voor elke bevestigde deelnemer, spreker en panellid één stoel. Tel daar 5 tot 10 procent reserve bij op; bij 100 verwachte aanwezigen betekent dat 105 tot 110 stoelen.
Hoeveel microfoons zijn nodig voor een investeerdersconferentie?: Voor een panel heb je meestal één draadloze microfoon per panellid en één extra microfoon voor de moderator nodig. Voeg voor vragen uit de zaal één losse microfoon toe en test het volledige systeem minimaal 2 uur vóór de start.
Hoeveel drank en glazen moet ik inkopen?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voorzie per aanwezige minimaal één waterglas; bestel wijnglazen en champagneglazen alleen in verhouding tot de geplande netwerk- of borrelmomenten.
Wanneer moet ik techniek en drukwerk regelen?: Reserveer beamer, scherm, microfoons en geluidsinstallatie uiterlijk 4 weken vooraf. Bestel drukwerk en naambadges minimaal 10 werkdagen voor de conferentie, zodat wijzigingen in deelnemerslijst of programma nog verwerkt kunnen worden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.