Que faut-il prévoir pour une conférence d’investisseurs ?

Pour une conférence d’investisseurs, la liste d’achats ne se limite pas au café et aux badges. Il faut prévoir l’accueil, les présentations, les échanges avec les intervenants, le repas et les boissons, avec du matériel de secours pour éviter les retards. Comptez les quantités à partir du nombre d’inscrits, puis ajoutez une marge pour les invités de dernière minute. Les câbles, les piles, les multiprises et les supports imprimés sont souvent oubliés jusqu’au jour J.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réceptionqté 2
Tables de congrèsqté 15
Chaisesqté 140
Tables de buffetqté 5
Tabourets de barqté 12
Table de prise de parole
Table de scène
Poubellesqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Console de mixage
Haut-parleursqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 3
Clés USBqté 3

Éclairage

Lampadairesqté 6
Éclairage d’ambianceqté 8
Pilesqté 24

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 150
Assiettes à dessertqté 150
Tasses à caféqté 150
Verres à eauqté 180
Verres à vinqté 180
Verres à champagneqté 140
Sets de couverts pour le dînerqté 150
Couverts de serviceqté 20
Cuillères à caféqté 150
Carafesqté 20
Plateaux de serviceqté 16
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Bains-marieqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 6
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 6
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 12
Louchesqté 12
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Catering

Badges nominatifsqté 150
Porte-badgesqté 150
Lanyardsqté 150
Blocs-notesqté 140
Stylos à billeqté 160
Brochures du programmeqté 150
Cartes nominatives des tablesqté 20
Cartons buffetqté 20
Braceletsqté 150
Courses
- Grains de café - 6 paquets
- Café décaféiné - 2 paquets
- Thé noir - 4 boîtes
- Tisanes - 3 boîtes
- Thé vert - 2 boîtes
- Sucre - 3 kilogrammes
- Édulcorants - 3 boîtes
- Lait demi-écrémé - 18 litre
- Lait d’avoine - 8 litres
- Citrons - 3 kilogrammes
- Spa Blauw - 12 caisses
- Spa Rood - 6 caisses
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Tonic - 4 bouteilles
- Bière de gingembre - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 6 litres
- Jus d’orange - 8 litres
- Jus de pomme pétillant - 12 bouteilles
- Bière sans alcool - 6 caisses
- Pils - 8 caisses
- Vin blanc - 24 bouteilles
- Vin rouge - 18 bouteilles
- Vin rosé - 12 bouteilles
- Prosecco - 18 bouteilles
- Bitter lemon - 4 bouteilles
- Glaçons - 30 kilogrammes
- Baguettes - 25 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Mini croissants - 150 pièces
- Petits pains - 180 pièces
- Beurre doux - 2 kilogrammes
- Fromage frais - 2 kilogrammes
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Brie - 2 kilogrammes
- Saumon fumé - 2 kilogrammes
- Houmous - 2 kilogrammes
- Beurre aux herbes - 1 kilogramme
- Blanc de poulet en tranches - 2 kilogram
- Concombres - 3 kilogrammes
- Tomates - 4 kilogrammes
- Roquette - 1 kilogramme
- Salade composée - 3 kilogrammes
- Poivrons - 3 kilogrammes
- Carottes - 3 kilogrammes
- Raisins - 6 kilogrammes
- Pommes - 8 kilogrammes
- Poires - 6 kilogrammes
- Bananes - 5 kilogrammes
- Mélange de noix - 3 kilogrammes
- Olives - 2 kilogrammes
- Tomates séchées au soleil - 1 kilogramme
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 8 sachets
- Amandes salées - 3 kilogrammes
- Mini quiches - 180 pièces
- Samosas végétariens - 150 pièces
- Boulettes de viande - 180 pièces
- Brochettes de poulet - 150 pièces
- Falafel - 150 pièces
- Pâtes - 12 kilogrammes
- Riz basmati - 8 kilogrammes
- Blanc de poulet - 14 kilogram
- Filet de saumon - 8 kilogrammes
- Pois chiches - 5 kilogrammes
- Mélange de légumes - 12 kilogrammes
- Courgettes - 6 kilogrammes
- Aubergines - 5 kilogrammes
- Oignons - 5 kilogrammes
- Ail - 500 gram
- Tomates en dés - 12 boîtes
- Lait de coco - 8 boîtes
- Bouillon de légumes - 3 boîtes
- Huile d'olive - 3 litres
- Huile de tournesol - 2 litres
- Sel - 1 kilogram
- Poivre noir - 250 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Poudre de curry - 250 grammes
- Herbes italiennes - 150 grammes
- Vinaigre balsamique - 2 bouteilles
- Sauce pesto - 2 kilogrammes
- Sauce tomate - 6 litres
- Mayonnaise - 3 litres
- Ketchup - 3 litres
- Moutarde - 2 litres
- Sauce à l'ail - 2 litres
- Sauce au yaourt - 3 litre
- Parmesan - 2 kilogrammes
- Feta - 2 kilogrammes
- Verres à dessert - 150 pièces
- Mousse au chocolat - 150 portions
- Tarte aux fruits - 6 pièces
- Brownies - 180 pièces
- Crème chantilly - 3 litres
- Fraises - 5 kilogram
- Biscuits - 8 kilogrammes
- Serviettes - 600 pièces
- Filtres à café en papier - 3 boîtes
- Bâtonnets mélangeurs - 500 pièces
- Piques à cocktail - 500 pièces
- Boîtes hermétiques - 30 pièces
- Papier cuisson - 4 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 100 pièces
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
- Gel désinfectant pour les mains - 8 flacons

Décoration

Bannières logoqté 3
Compositions floralesqté 8
Chemins de tableqté 20
Bougeoirsqté 20
Cartes de menuqté 150

Nettoyage

Chiffons microfibresqté 20
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gantsqté 12
Sacs poubelleqté 40
Papier toiletteqté 24
Savon pour les mainsqté 8
Rouleaux d’essuie-mainsqté 12

Conseils

Prévoyez les boissons par créneau : pour le premier accueil, comptez environ 2 à 3 verres par personne, puis ajoutez une marge de 10 % pour les pauses et les échanges informels.
Pour un déjeuner assis, commandez au moins un set de couverts, une assiette de dîner et un verre à eau par participant, avec 5 à 10 % d’extras pour remplacer la vaisselle manquante ou cassée.
Préparez le matériel de présentation au moins 24 heures avant l’ouverture : ordinateur portable, vidéoprojecteur, écran, câbles HDMI, cliqueur et clés USB contenant les présentations.
Prévoyez deux solutions de connexion par zone technique : au moins une rallonge et une multiprise par ensemble de matériel, puis testez la longueur des câbles avant l’installation des tables.
Achetez les piles et les fournitures de signalétique au plus tard 48 heures avant l’événement. Les microphones sans fil, les lampadaires et les panneaux d’orientation doivent être vérifiés avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir par participant pour une conférence d’investisseurs ?: Prévoyez au minimum un verre à eau par personne, puis 2 à 3 verres supplémentaires pour l’accueil et les pauses. Ajoutez 10 % de marge si les participants circulent entre plusieurs espaces.
Quand faut-il acheter les boissons et la vaisselle ?: Achetez les boissons non périssables et la vaisselle 3 à 5 jours avant la conférence. Refroidissez les boissons la veille et vérifiez le nombre d’assiettes, de tasses et de verres le matin de l’installation.
Quel matériel prévoir pour les présentations des intervenants ?: Prévoyez un ordinateur portable, un vidéoprojecteur, un écran de projection, un cliqueur, des câbles HDMI et au moins 2 clés USB de secours. Recevez et testez les présentations au plus tard 24 heures avant l’événement.
Combien de rallonges et de multiprises faut-il pour une conférence ?: Comptez au moins une rallonge et une multiprise pour chaque zone équipée : scène, régie, accueil et buffet. Gardez 2 unités de rechange disponibles afin de pouvoir déplacer une table ou remplacer un câble défectueux.

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