Checklist voor een goed georganiseerde intrededienst

Een intrededienst vraagt om meer voorbereiding dan alleen een datum en een voorganger vastleggen. Kerkzaal, receptieruimte, liturgie, muziek, techniek en catering moeten op elkaar aansluiten. Begin met de datum, liturgie en belangrijkste betrokkenen en werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen en praktische indeling. In de laatste week controleer je vooral dieetwensen, spreekteksten, apparatuur en materialen voor kerkzaal en receptie. Met deze checklist houd je de volgorde overzichtelijk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en liturgie vastleggen
2 personen
Voorganger en gasten bevestigen
Kerkzaal reserveren
Receptieruimte reserveren
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma afstemmen
3 personen
Liederen en teksten selecteren
2 personen
Liturgie laten drukken
Welkomsteam samenstellen
Kosterinstructies maken
Catering reserveren
Muzikanten bevestigen
Techniek testen
2 personen
Spreekteksten verzamelen
Gastentafel indelen
2 personen
Parkeerinformatie verspreiden
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Liturgieën sorteren
2 personen
Kleding en materialen klaarzetten
2 personen
Kerkzaal schoonmaken
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Kansel en liturgietafel inrichten
2 personen
Bloemstukken plaatsen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Muziekinstrumenten klaarzetten
2 personen
Liturgieën neerleggen
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Welkomsteam briefen
2 personen

Event

Voorganger ontvangen
Muzikanten ontvangen
Bezoekers verwelkomen
4 personen
Programma uitdelen
3 personen
Deuren openen
2 personen
Intrededienst begeleiden
5 personen
Muziek en zang begeleiden
4 personen
Techniek bedienen
2 personen
Gasten begeleiden naar receptie
3 personen
Dranken inschenken
4 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Dieetwensen controleren
Gastenboek begeleiden
Afscheid nemen van gasten
3 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Eten en drinken opruimen
2 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Geluidsapparatuur afbouwen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Kerkzaal schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Restanten opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 180
Klaptafelsaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Garderoberekkenaantal 2
Kleedkamerschermenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 160
Schoteltjesaantal 160
Glazenaantal 180
Bordenaantal 180
Gebaksvorkjesaantal 180
Koffielepelsaantal 160
Serveerbladenaantal 12
Waterkannenaantal 12

Decoratie

Bloemstukkenaantal 10
Tafeldecoratieaantal 12
Welkomstbord
Gastenboek
Pennenaantal 6
Naamkaartjesaantal 180
Lintenaantal 4

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Draagbare muziekstandaardsaantal 6
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Reservebatterijenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Serveertangenaantal 8
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 4
Ovenwantenaantal 2
Koelelementenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Dweilsetaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handvegersaantal 3
Toiletborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, liturgie, voorganger en gasten eerst vast. Reserveer daarna de kerkzaal én receptieruimte, zodat de uitnodigingen pas uitgaan wanneer tijd en locaties zeker zijn.
Verstuur uitnodigingen zodra programma en locatie rond zijn en verwerk aanmeldingen doorlopend. Vraag dieetwensen direct uit; controleer de definitieve aantallen uiterlijk één week voor de receptie bij de cateraar.
Plan een apart techniekmoment in de kerkzaal. Test draadloze microfoons, luidsprekers, mengpaneel, laptop, beamer en projectiescherm niet pas vlak voor aanvang, maar minimaal één keer vooraf.
Maak voor de koster en het welkomsteam een korte instructie met tijden en verantwoordelijkheden. Zet stoelen, tafels, garderoberekken, naamkaartjes en het welkomstbord volgens één indeling klaar.
Leg liturgieën, spreekteksten, liederen en materialen op volgorde klaar. Sorteer de liturgieën per rij of uitgiftepunt en controleer op de ochtend zelf ook koffie-, servies- en decoratiemateriaal.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een intrededienst organiseren?: Leg datum, liturgie, kerkzaal en receptieruimte bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Bevestig voorganger, gasten, muzikanten en catering daarna zo snel mogelijk, omdat hun beschikbaarheid de rest van het programma bepaalt.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een intrededienst?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken vooraf, zodra datum, locatie en programmaonderdelen voldoende zeker zijn. Vraag daarin meteen om aanmelding en dieetwensen, zodat je uiterlijk één week voor de dienst de aantallen kunt doorgeven.
Hoeveel tijd heb je nodig om een intrededienst klaar te zetten?: Reserveer op de dag zelf minimaal 2 tot 3 uur voor schoonmaken, stoelen opstellen, tafels dekken, techniek testen en materialen klaarleggen. Plan daarnaast een aparte technische test van ongeveer 60 minuten in de voorafgaande week.
Wat moet ik de week voor een intrededienst controleren?: Controleer 7 dagen vooraf de gastenlijst, dieetwensen, catering, spreekteksten, liederen, parkeerinformatie en kosterinstructies. Loop ook de apparatuur en alle materialen na, zodat ontbrekende microfoons, kabels, liturgieën of servies nog tijdig geregeld kunnen worden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.