Checklist para organizar un servicio de entrada

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la fecha, la liturgia y el oficiante antes de enviar las invitaciones. Reserva la sala de la iglesia y la recepción en la misma fase para evitar cambios posteriores.
• Envía las invitaciones con al menos 6 semanas de antelación y fija una fecha límite para las inscripciones. Recoge también las preferencias dietéticas antes de confirmar el catering.
• Prueba micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, portátil y proyector como mínimo 7 días antes. Comprueba además que haya cables alargadores, regletas y soportes suficientes en los puntos donde se usarán.
• Entrega al equipo de bienvenida instrucciones concretas sobre aparcamiento, percheros, vestuarios y distribución de los invitados. Prepara el cartel de bienvenida, las tarjetas de nombre y los bolígrafos el día anterior.
• No dejes para la última mañana la impresión y clasificación de las liturgias, la preparación de la ropa y los materiales ni la colocación de las sillas. Limpia la sala y monta las mesas con tiempo para resolver faltas o cambios.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que enviar las invitaciones para un servicio de entrada?

Envíalas al menos 6 semanas antes del servicio. Deja entre 2 y 3 semanas para recibir las inscripciones, recopilar las preferencias dietéticas y ajustar la distribución de invitados.

¿Cuándo hay que reservar la iglesia y la sala de recepción?

Haz ambas reservas en cuanto estén fijadas la fecha y la liturgia, idealmente con varios meses de margen. No envíes las invitaciones hasta tener confirmados los dos espacios.

¿Cuándo se debe probar el sonido y el proyector?

Haz una prueba completa 7 días antes y repite una comprobación breve el día anterior. Prueba los micrófonos inalámbricos, los altavoces, el portátil, el proyector, la pantalla y todas las conexiones.

¿Cuándo se prepara la liturgia impresa?

Imprime y clasifica las liturgias entre 2 y 3 días antes, cuando las canciones y los textos ya estén cerrados. Guarda algunos ejemplares adicionales para invitados, músicos o cambios de última hora.

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