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Einzugsgottesdienst organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Einzugsgottesdienst braucht mehr als eine abgestimmte Liturgie. Neben Prediger, Musik und Texten müssen Einladungen, Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig bearbeitet werden. Für den Empfang sind Raum, Catering, Sitzordnung und ein Willkommens-Team zu koordinieren. Plane außerdem Technik, Parkinformationen und den Aufbau im Kirchensaal so, dass am Veranstaltungstag nichts zwischen Tür und Angel entschieden werden muss.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Liturgie festlegen

    2 Personen

  • Prediger und Gäste bestätigen

  • Gemeindesaal reservieren

  • Empfangsraum reservieren

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm abstimmen

    3 Personen

  • Lieder und Texte auswählen

    2 Personen

  • Liturgie drucken lassen

  • Willkommens-Team zusammenstellen

  • Anweisungen für den Küster erstellen

  • Catering reservieren

  • Musiker bestätigen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Redetexte sammeln

  • Gästetisch einteilen

    2 Personen

  • Parkinformationen verteilen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Liturgien sortieren

    2 Personen

  • Kleidung und Materialien bereitlegen

    2 Personen

  • Kirchensaal reinigen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Kanzel und Liturgietisch einrichten

    2 Personen

  • Blumengestecke platzieren

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Musikinstrumente bereitstellen

    2 Personen

  • Liturgien auslegen

    3 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    3 Personen

  • Catering bereitstellen

    3 Personen

  • Empfangsteam briefen

    2 Personen

Event

  • Pfarrer empfangen

  • Musiker empfangen

  • Besucher begrüßen

    4 Personen

  • Programm verteilen

    3 Personen

  • Türen öffnen

    2 Personen

  • Einzugsgottesdienst begleiten

    5 Personen

  • Musik und Gesang begleiten

    4 Personen

  • Technik bedienen

    2 Personen

  • Gäste zur Rezeption begleiten

    3 Personen

  • Getränke einschenken

    4 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

    2 Personen

  • Diätwünsche prüfen

  • Gästebuch betreuen

  • Sich von Gästen verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Essen und Getränke aufräumen

    2 Personen

  • Möbel abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Tonanlage abbauen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Kirchensaal reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Reste einlagern

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 180
  • KlappischeAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 12
  • GarderobenständerAnz. 2
  • Umkleideraum-TrennwändeAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 160
  • UntertassenAnz. 160
  • GläserAnz. 180
  • TellerAnz. 180
  • GebäckgabelnAnz. 180
  • KaffeelöffelAnz. 160
  • ServiertablettsAnz. 12
  • WasserkannenAnz. 12

Dekoration

  • BlumenarrangementsAnz. 10
  • TischdekorationAnz. 12
  • Willkommensschild
  • Gästebuch
  • StifteAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 180
  • BänderAnz. 4

Ausstattung

  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Tragbare NotenständerAnz. 6
  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • ErsatzbatterienAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ServierzangenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 4
  • OfenhandschuheAnz. 2
  • KühlelementeAnz. 12

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • Staubsauger
  • WischsetAnz. 2
  • PutzeimerAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 20
  • HandfegerAnz. 3
  • ToilettenbürstenAnz. 4
  • HandseifenspenderAnz. 4

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 4
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum und Liturgie zuerst fest und bestätige Prediger, Gäste sowie Musiker anschließend schriftlich. So bleiben Programm, Lieder und Redetexte auf einem gemeinsamen Stand.
  • Verschicke Einladungen früh genug, um Anmeldungen und Ernährungswünsche vor der Catering-Bestellung auszuwerten. Eine feste Rückmeldefrist etwa 14 Tage vor dem Gottesdienst erleichtert die Mengenplanung.
  • Plane den Empfang als eigenen Ablauf: Reserviere den Raum, teile Gästetische ein und stelle ein Willkommens-Team mit klaren Aufgaben zusammen. Namensschilder, Gästebuch und Parkinformationen werden häufig erst am letzten Tag vermisst.
  • Teste Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Laptop und Beamer spätestens am Vortag im Kirchensaal. Prüfe dabei auch die Verlängerungskabel und ob tragbare Notenständer an den vorgesehenen Plätzen stehen.
  • Bereite Liturgien, Kleidung und Materialien am Vorabend vor und sortiere die gedruckten Exemplare nach Sitzbereich oder Aufgabe. Für den Aufbau solltest du außerdem feste Zeiten für Reinigung, Stühle und Tische einplanen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Einzugsgottesdienst planen?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Liturgie, Räumen und Einladungen. Spätestens 14 Tage vor dem Termin sollten Anmeldungen, Ernährungswünsche und Catering-Mengen feststehen.
Was muss für den Empfang nach dem Einzugsgottesdienst organisiert werden?
Du brauchst einen reservierten Empfangsraum, Sitz- und Stehmöglichkeiten, Geschirr für Kaffee und Gebäck sowie ein Willkommens-Team. Plane die finale Tisch- und Getränkemenge 7 bis 10 Tage vorher anhand der Anmeldungen.
Wann sollte die Technik für den Gottesdienst getestet werden?
Führe einen vollständigen Techniktest spätestens am Vortag durch und prüfe Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Laptop, Beamer und Leinwand gemeinsam. Am Veranstaltungstag genügt dann ein kurzer Funktionstest etwa 60 Minuten vor Beginn.
Wie viele gedruckte Liturgien braucht man beim Einzugsgottesdienst?
Plane mindestens ein Exemplar pro angemeldeter Person beziehungsweise Sitzplatz ein und lege zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve zurück. Sortiere die Liturgien vorab, damit das Austeilen beim Einlass nicht aufgehalten wird.

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