Checklist pour organiser un office religieux d’entrée
Un office religieux d’entrée demande une coordination précise entre la célébration et la réception qui suit. Commencez par fixer la date, la liturgie et les lieux, puis confirmez l’officiant, les invités, les musiciens et le traiteur. Les dernières semaines servent à finaliser les inscriptions, les textes, les chants, le plan de table et les besoins alimentaires. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre et à ne pas laisser la technique, l’accueil ou le matériel au dernier moment.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et la liturgie
2 personnes
Confirmer l’officiant et les invités
Réserver la salle de culte
Réserver la salle de réception
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Coordonner le programme
3 personnes
Sélectionner les chants et les textes
2 personnes
Faire imprimer la liturgie
Constituer l’équipe d’accueil
Créer les instructions pour le sacristain
Réserver le catering
Confirmer les musiciens
Tester la technique
2 personnes
Rassembler les textes de présentation
Répartir la table des invités
2 personnes
Diffuser les informations de stationnement
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Trier les liturgies
2 personnes
Préparer les vêtements et le matériel
2 personnes
Nettoyer la salle de l’église
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Aménager la chaire et la table liturgique
2 personnes
Placer les compositions florales
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer le système de sonorisation
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Installer les instruments de musique
2 personnes
Disposer les liturgies
3 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes
Événement
Accueillir le célébrant
Accueillir les musiciens
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer le programme
3 personnes
Ouvrir les portes
2 personnes
Accompagner le service d’accueil
5 personnes
Accompagner la musique et le chant
4 personnes
Gérer la technique
2 personnes
Accompagner les invités à la réception
3 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Vérifier les demandes alimentaires
Encadrer le livre d’or
Dire au revoir aux invités
3 personnes
Suivi
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
2 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter l’équipement sonore
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la salle de l’église
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Ranger les restes
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 180
- Tables pliantesqté 12
- Nappesqté 12
- Portantsqté 2
- Paravents de vestiaireqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 160
- Sous-tassesqté 160
- Verresqté 180
- Assiettesqté 180
- Fourchettes à gâteauqté 180
- Cuillères à caféqté 160
- Plateaux de serviceqté 12
- Carafes d’eauqté 12
Décoration
- Compositions floralesqté 10
- Décoration de tableqté 12
- Panneau d’accueil
- Livre d’or
- Stylosqté 6
- Badges nominatifsqté 180
- Rubansqté 4
Équipement
- Microphones sans filqté 3
- Pieds de microqté 3
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Pupitres portablesqté 6
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Piles de rechangeqté 12
Cuisine
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Thermosqté 8
- Glacièresqté 4
- Louchesqté 8
- Pinces de serviceqté 8
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de cuisineqté 4
- Gants de cuisineqté 2
- Pains de glaceqté 12
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Aspirateur
- Kit de lavageqté 2
- Seaux de nettoyageqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 20
- Balais à mainqté 3
- Brosses de toilettesqté 4
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Éclairage
- Lampadairesqté 4
- Éclairage d’ambianceqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez les deux lieux dès que la date et la liturgie sont arrêtées : la salle de culte et la salle de réception doivent être confirmées séparément. Gardez leurs horaires d’accès pour organiser le nettoyage et l’installation.
- Envoyez les invitations assez tôt pour traiter les réponses et les besoins alimentaires avant de confirmer le traiteur. Prévoyez une relance au plus tard 7 jours avant l’office pour les invités qui n’ont pas répondu.
- Préparez la liturgie en plusieurs exemplaires et triez-les avant le jour J. Faites aussi relire les textes, les chants et les présentations au moins 3 jours avant l’impression.
- Testez les microphones, les haut-parleurs, la table de mixage, l’ordinateur et le vidéoprojecteur sur place au moins 24 heures avant. Vérifiez notamment les rallonges, les multiprises et la visibilité de l’écran depuis les sièges.
- Constituez l’équipe d’accueil avec une personne clairement chargée du stationnement, des badges et du livre d’or. Installez les chaises, le panneau d’accueil et le vestiaire avant l’arrivée des invités, idéalement 90 minutes à l’avance.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour un office religieux d’entrée ?
- Envoyez-les environ 6 à 8 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite de réponse au moins 3 semaines avant l’office afin de confirmer le nombre de participants et les besoins alimentaires.
- Quand réserver la salle de culte et la salle de réception ?
- Réservez les deux salles dès que la date et la liturgie sont confirmées, idéalement 3 à 6 mois à l’avance. Demandez aussi les horaires d’accès pour prévoir l’installation, le nettoyage et le rangement.
- Combien d’exemplaires de la liturgie faut-il imprimer ?
- Prévoyez un exemplaire par personne attendue, plus environ 10 % de réserve. Imprimez et triez les livrets au moins 3 jours avant pour pouvoir corriger une erreur sans urgence.
- Quand tester le matériel audio et vidéo ?
- Faites un test complet sur place au moins 24 heures avant, avec les microphones, les pieds, les haut-parleurs, la table de mixage, l’ordinateur et le vidéoprojecteur. Gardez 30 minutes le jour même pour un contrôle rapide des branchements.
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