Checklist voor een intieme bruiloft organiseren

Bij een intieme bruiloft lijkt de organisatie overzichtelijk, maar juist kleine aantallen maken wijzigingen snel zichtbaar. Leg eerst de gastenlijst en locatie vast en werk daarna toe naar catering, fotografie, muziek en bloemen. Verzamel dieetwensen op tijd, bevestig alle leveringen en plan vervoer voor gasten die niet zelf kunnen rijden. In de laatste week draait het vooral om tafelschikking, ceremonieprogramma, boodschappen, koelen en het ophalen van taart en bloemen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Gastenlijst definitief maken
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Trouwlocatie reserveren
2 personen
Catering reserveren
2 personen
Fotograaf reserveren
Muziek regelen
Bloemen bestellen
Taart bestellen
Vervoer voor gasten regelen
2 personen
Tafelschikking maken
2 personen
Menukaarten maken
Ceremonieprogramma maken
2 personen
Muziek voor ceremonie selecteren
2 personen
Toespraken afstemmen
2 personen
Leveringen bevestigen
Weersverwachting controleren
Noodplan voor regen maken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Bloemen ophalen
Taart ophalen
Servies controleren
2 personen
Linnen wassen en strijken
2 personen
Naamkaartjes schrijven
2 personen
Trouwboeket klaarzetten
Locatie schoonmaken
3 personen
Ceremonieopstelling maken
3 personen
Receptietafels opstellen
3 personen
Eettafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Tafellinnen aanbrengen
2 personen
Servies op tafel zetten
2 personen
Glazen klaarzetten
2 personen
Bestek neerleggen
2 personen
Naamkaartjes plaatsen
Menukaarten plaatsen
Bloemstukken plaatsen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Lichtjes ophangen
2 personen
Muziekinstallatie aansluiten
2 personen
Microfoon testen
Cateringruimte inrichten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Taarttafel inrichten
2 personen
Toiletten aanvullen
Welkomstdrank klaarzetten
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrank serveren
2 personen
Gasten naar ceremonie begeleiden
2 personen
Ceremonie begeleiden
2 personen
Muziek tijdens ceremonie afspelen
Groepsfoto maken
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gastenboek klaarleggen
Diner aankondigen
Buffet uitserveren
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Tafels afruimen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Taart aansnijden
2 personen
Taart serveren
2 personen
Toespraken begeleiden
Muziek en dans verzorgen
2 personen
Laatste ronde serveren
2 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Restanten gekoeld opbergen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Koelboxen legen
2 personen
Linnen wassen
2 personen
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Overgebleven bloemen verdelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptietafelsaantal 3
Eettafelsaantal 5
Ceremoniestoelenaantal 36
Extra stoelenaantal 4
Trouwtafel
Buffettafelsaantal 2
Taarttafel
Garderoberek
Krukkenaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 40
Dessertbordenaantal 40
Koffiekopjesaantal 40
Waterglazenaantal 40
Wijnglazenaantal 40
Champagneglazenaantal 40
Koffielepelsaantal 40
Dinermessenaantal 40
Dinervorkenaantal 40
Dessertvorkjesaantal 40
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 8
Koffiekannenaantal 3
Waterkannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Broodmessenaantal 2
Scharenaantal 3
Maatbekersaantal 2
Mengkommenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Flessenopenersaantal 3
Kurketrekkersaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Servettenaantal 50
Naamkaartjesaantal 36
Menukaartenaantal 36
Gastenboek
Pennenaantal 4
Bloemvazenaantal 8
Kaarsenhoudersaantal 20
Ledkaarsenaantal 20
Slingersaantal 6
Ballonnenaantal 40
Ballonnenpomp
Ballonnenlintaantal 2
Plakstripsaantal 2
Tafelnummersaantal 5
Ringkussen
Welkomstbord
Fotolijstjesaantal 8

Apparatuur

Bluetoothspeakeraantal 2
Microfoon
Microfoonstandaard
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Vuilniszakhoudersaantal 4
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Sponzenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de gastenlijst definitief voordat je uitnodigingen ontwerpt en verstuurt. Verwerk aanmeldingen in één overzicht, zodat je uiterlijk enkele weken voor de bruiloft het aantal eters en dieetwensen aan de cateraar kunt doorgeven.
Reserveer locatie, catering en fotograaf eerst; regel daarna muziek, bloemen en taart. Vraag van iedere leverancier een bevestiging van tijd, adres, opbouw en contactpersoon voordat de laatste week begint.
Plan de indeling niet alleen voor het diner. Tel ook ceremoniestoelen, extra stoelen, receptietafels, buffettafels en een aparte taarttafel mee, zodat gasten niet tijdens de dag hoeven te schuiven.
Maak minstens één week vooraf een regenplan. Bepaal waar de ceremonie, ontvangst en het diner dan plaatsvinden en controleer de weersverwachting opnieuw zodra je nog maar 48 uur te gaan hebt.
Reserveer op de laatste dag tijd voor praktische keukenhandelingen: dranken koelen, boodschappen controleren, serveerschalen klaarzetten en controleren of er genoeg servies, glazen, bestek en koelboxen zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een intieme bruiloft organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf met gastenlijst, locatie en catering. Fotograaf, muziek, bloemen en taart regel je daarna zo snel mogelijk; in de laatste 2 weken bevestig je alle afspraken en aantallen.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een intieme bruiloft?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 8 tot 12 weken voor de bruiloft. Vraag om een reactie uiterlijk 4 weken vooraf, zodat je catering, tafelschikking, vervoer en dieetwensen op tijd kunt afronden.
Hoeveel stoelen heb je nodig bij een kleine bruiloft?: Tel per gast één stoel voor de ceremonie en één zitplaats aan tafel, tenzij je dezelfde stoelen direct verplaatst. Houd daarnaast 2 tot 4 extra stoelen achter de hand voor onverwachte gasten, oudere familieleden of een andere indeling.
Wanneer maak je een regenplan voor een bruiloft?: Werk het regenplan uiterlijk 2 weken vooraf uit en controleer het opnieuw 48 uur voor de bruiloft. Leg vast waar de ceremonie, receptie en het diner komen en wie meubels, bloemen en apparatuur verplaatst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.