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Intime Hochzeit organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einer intimen Hochzeit sind die Wege kurz, aber einzelne Aufgaben fallen stärker ins Gewicht: Schon wenige fehlende Zusagen verändern Tischordnung, Catering und Bestuhlung. Plane zuerst Gästeliste, Location und Essen, danach Dienstleister und Ablauf. In den letzten Wochen geht es vor allem um Rückmeldungen, Sonderwünsche, Lieferungen und einen Plan für Regen. Die Checkliste bündelt 84 Aufgaben und 72 benötigte Dinge in einer sinnvollen Reihenfolge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Gästeliste finalisieren

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Hochzeitslocation reservieren

    2 Personen

  • Catering reservieren

    2 Personen

  • Fotograf buchen

  • Musik organisieren

  • Blumen bestellen

  • Torte bestellen

  • Transport für Gäste organisieren

    2 Personen

  • Tischordnung erstellen

    2 Personen

  • Menükarten erstellen

  • Zeremonieprogramm erstellen

    2 Personen

  • Musik für die Zeremonie auswählen

    2 Personen

  • Reden abstimmen

    2 Personen

  • Lieferungen bestätigen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Notfallplan für Regen erstellen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Blumen abholen

  • Torte abholen

  • Geschirr prüfen

    2 Personen

  • Leinen waschen und bügeln

    2 Personen

  • Namensschilder schreiben

    2 Personen

  • Brautstrauß bereitstellen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Zeremonieaufstellung machen

    3 Personen

  • Empfangstische aufstellen

    3 Personen

  • Esstische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tischwäsche anbringen

    2 Personen

  • Geschirr auf den Tisch stellen

    2 Personen

  • Gläser bereitstellen

    2 Personen

  • Besteck auslegen

    2 Personen

  • Namensschilder platzieren

  • Menükarten aufstellen

  • Blumengestecke platzieren

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Lichter aufhängen

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Mikrofon testen

  • Cateringbereich einrichten

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Buffet vorbereiten

    3 Personen

  • Kuchentisch einrichten

    2 Personen

  • Toiletten auffüllen

  • Willkommensgetränk bereitstellen

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    2 Personen

  • Gäste zur Zeremonie begleiten

    2 Personen

  • Zeremonie begleiten

    2 Personen

  • Musik während der Zeremonie abspielen

  • Gruppenfoto machen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Gästebuch bereitlegen

  • Dinner ankündigen

  • Buffet ausgeben

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Tische abräumen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Torte anschneiden

    2 Personen

  • Torte servieren

    2 Personen

  • Reden begleiten

  • Musik und Tanz organisieren

    2 Personen

  • Letzte Runde servieren

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Reste gekühlt aufbewahren

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Leinen waschen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückbringen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Müll entsorgen

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Blumen verteilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • EmpfangstischeAnz. 3
  • EsstischeAnz. 5
  • Stühle für die ZeremonieAnz. 36
  • Zusätzliche StühleAnz. 4
  • Hochzeitstisch
  • BuffetischeAnz. 2
  • Kuchentisch
  • Garderobenständer
  • HockerAnz. 4

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 40
  • DesserttellerAnz. 40
  • KaffeetassenAnz. 40
  • WassergläserAnz. 40
  • WeingläserAnz. 40
  • ChampagnergläserAnz. 40
  • KaffeelöffelAnz. 40
  • DinnermesserAnz. 40
  • EsstischgabelnAnz. 40
  • DessertgabelnAnz. 40
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 8
  • KaffeekannenAnz. 3
  • WasserkannenAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 3
  • KochmesserAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 2
  • ScherenAnz. 3
  • MessbecherAnz. 2
  • RührschüsselnAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 6
  • AluminiumfolieAnz. 2
  • FrischhaltefolieAnz. 2
  • FlaschenöffnerAnz. 3
  • KorkenzieherAnz. 3
  • EiswürfelbehälterAnz. 4

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • ServiettenAnz. 50
  • NamensschilderAnz. 36
  • SpeisekartenAnz. 36
  • Gästebuch
  • StifteAnz. 4
  • BlumenvasenAnz. 8
  • KerzenhalterAnz. 20
  • StumpenkerzenAnz. 20
  • GirlandenAnz. 6
  • BallonsAnz. 40
  • Ballonpumpe
  • BallonbandAnz. 2
  • KlebestreifenAnz. 2
  • TischnummernAnz. 5
  • Ringkissen
  • Willkommensschild
  • FotorahmenAnz. 8

Ausstattung

  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • Mikrofonständer
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • BatterielaternenAnz. 6
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • MüllsackhalterAnz. 4
  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • SchwämmeAnz. 6
  • MikrofasertücherAnz. 12
  • SpülbürstenAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Finalisiere die Gästeliste möglichst 10 bis 12 Wochen vor der Hochzeit. Erst danach lassen sich Einladungen, Cateringmenge, Tischordnung und die Anzahl der Stühle verlässlich festlegen.
  • Frage Ernährungswünsche zusammen mit der Zu- oder Absage ab und übergib sie spätestens 3 Wochen vor dem Termin an das Catering. Bei einer kleinen Gesellschaft fällt jede einzelne Portion ins Gewicht.
  • Bestätige Lieferungen, Abholungen und Transport 7 Tage vorher noch einmal. Kläre dabei auch, wer Blumen und Torte abholt und wann Getränke gekühlt werden können.
  • Plane bei einer Feier im Freien spätestens 2 Wochen vorher eine Regenvariante mit zusätzlichen Stühlen, Tischen und einem klaren Ablauf für die Zeremonie. Prüfe die Wettervorhersage erneut am Vortag.
  • Zähle Geschirr und Gläser nicht nur nach Personenzahl, sondern nach Programmpunkten: Für Empfang, Essen, Dessert, Kaffee und den Sektempfang werden unterschiedliche Teller, Tassen und Gläser gebraucht. Rechne bei Leihsachen mindestens 10 Prozent Reserve ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine intime Hochzeit planen?
Beginne idealerweise 9 bis 12 Monate vorher mit Gästeliste, Location und Catering. Fotograf, Musik, Blumen und Torte sollten spätestens 4 bis 6 Monate vor dem Termin angefragt oder gebucht werden.
Wann verschickt man Einladungen für eine kleine Hochzeit?
Verschicke die Einladungen etwa 10 bis 12 Wochen vor der Hochzeit. Setze die Rückmeldefrist auf 4 bis 6 Wochen vor dem Termin, damit Catering, Tischordnung und Transport rechtzeitig angepasst werden können.
Wie viele Getränke braucht man für eine intime Hochzeit?
Plane für die erste Stunde des Empfangs etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Wasser sollte während der gesamten Feier verfügbar sein; für die genaue Menge zählen Dauer, Wetter und alkoholfreie Alternativen.
Was muss man eine Woche vor der Hochzeit noch erledigen?
Bestätige 7 Tage vorher alle Lieferungen, Abholungen, Transportzeiten und Dienstleister. Prüfe außerdem Einkaufsliste, Wetterplan, Reden, Zeremonieprogramm sowie die Verfügbarkeit von Geschirr, Gläsern, Tischen und Stühlen.

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