Checklist voor een internationale kerstmarkt organiseren
Een internationale kerstmarkt vraagt vooral om strakke afstemming tussen kraamhouders, vrijwilligers en bezoekersstromen. Leg eerst datum, locatie, vergunningen en marktindeling vast; daarna volgen aanmeldingen, kraamplaatsen, stroom en catering. Plan openingstijden, route- en parkeerinformatie en duidelijke instructies voor iedere kraam. In de laatste dagen controleer je voorraad, haal je bestellingen op en sla je verse producten gekoeld op.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
Vergunningen en meldingen controleren
Marktindeling uitwerken
2 personen
Kraamhouders benaderen
2 personen
Kraamhouders registreren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Evenement online aankondigen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Kraamplaatsen toewijzen
2 personen
Stroompunten vastleggen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappen bestellen
Huurmaterialen reserveren
Programma en openingstijden maken
Vrijwilligers indelen
2 personen
Instructies voor kraamhouders maken
Route- en parkeerinformatie publiceren
Naamkaartjes voor medewerkers maken
Plattegrond en bewegwijzering drukken
2 personen
Contant geld voor wisselgeld halen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen ophalen
3 personen
Houdbare producten sorteren
2 personen
Verse producten gekoeld opslaan
2 personen
Kerstdecoratie klaarleggen
2 personen
Kassasysteem testen
2 personen
Weersverwachting controleren
Terrein afzetten
3 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Kramen en tafels opstellen
6 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Verlichting ophangen
4 personen
Verlichting en stroom testen
2 personen
Kerstdecoratie ophangen
4 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Cateringbuffet inrichten
4 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Kraamhouders ontvangen
3 personen
Kraamlocaties aanwijzen
3 personen
Kraamhouders laten inrichten
6 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Laatste veiligheidsronde uitvoeren
2 personen
Event
Bezoekers ontvangen
4 personen
Informatiepunt bemannen
2 personen
Kassa bemannen
2 personen
Warme dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Buffetvoorraad aanvullen
3 personen
Tafels en zitplaatsen schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
Bewegwijzering controleren
Verlichting controleren
2 personen
Laatste bezoekers begeleiden
3 personen
Nazorg
Kassa afsluiten
2 personen
Kraamhouders laten uitladen
4 personen
Cateringrestanten veilig verpakken
3 personen
Servies en keukenmateriaal afwassen
4 personen
Afval verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen afbreken
6 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen sorteren en tellen
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Marktkramenaantal 20
- Tafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 60
- Biertafelsetsaantal 8
- Kleedjes voor tafelsaantal 24
- Kledingrekkenaantal 6
- Opbergkrattenaantal 20
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 400
- Koffiekopjesaantal 120
- Theeglazenaantal 120
- Bordenaantal 250
- Dessertbordjesaantal 200
- Vorkenaantal 250
- Messenaantal 150
- Lepelsaantal 250
- Opscheplepelsaantal 20
- Serveerschalenaantal 24
- Thermoskannenaantal 12
- Waterkannenaantal 8
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 4
- Waterkokersaantal 4
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Koelboxenaantal 6
- Verlengkabelsaantal 12
- Stekkerdozenaantal 10
- Kassaboxenaantal 3
- Pinapparatenaantal 3
- Zaklampenaantal 6
- Prikkabelsaantal 6
- Batterijenaantal 48
- Brandblussersaantal 4
- Kabelgotenaantal 12
- Afzethekkenaantal 12
- Verkeerskegelsaantal 12
- Pionnen met lintaantal 8
- Whiteboardsaantal 2
- Clipboardsaantal 6
- Prijslijsthangersaantal 30
- Klembordenaantal 24
- Markeerstiftenaantal 12
- Balpennenaantal 30
- Plakbandhoudersaantal 6
- Ducttapeaantal 12
- Tiewrapsaantal 300
- Scharenaantal 8
- Rolmatenaantal 4
- Werkhandschoenenaantal 12
- Zakgeldtasjesaantal 8
- Contante geldkistjesaantal 3
- Prijskaartstandaardsaantal 30
- Portofoonsaantal 8
- Powerbanksaantal 6
- Oplaadkabelsaantal 12
- Verbanddozenaantal 2
- Veiligheidshesjesaantal 12
- Paraplu'saantal 8
- Kerstmarktmandenaantal 12
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 16
- Ledlampenaantal 24
- Batterijlantaarnsaantal 8
Decoratie
- Kerstbomenaantal 6
- Kerstballenaantal 120
- Kerstguirlandesaantal 20
- Kerstkransenaantal 8
- Kerststerrenaantal 12
- Tafeldecoratieaantal 24
- Kerstfigurenaantal 10
- Sneeuwdekensaantal 12
- Kerstmuziekbordjesaantal 8
- Tafellopersaantal 24
- Kerststrikkenaantal 40
- Papieren sneeuwvlokkenaantal 60
- Decoratieve cadeaudozenaantal 20
Keuken
- Snijplankenaantal 8
- Koks messenaantal 6
- Maatbekersaantal 4
- Mengkommenaantal 8
- Tangenaantal 12
- Serveerschalenaantal 16
- Aluminium schalenaantal 40
- Koelrekkenaantal 4
Schoonmaak
- Emmersaantal 6
- Dweilenaantal 6
- Bezemsetsaantal 4
- Handvegersaantal 6
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
- Desinfectiepompjesaantal 8
- Vuilnisbakkenaantal 12
- Afvalgrijpersaantal 4
- Stoffer en blikaantal 6
- Wasmandenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Bevestig de marktindeling voordat je kraamhouders definitief een plaats toewijst. Leg per kraam ook het benodigde stroompunt vast, zodat verlengkabels en stekkerdozen niet op de opbouwdag moeten worden verdeeld.
- Verstuur kraamhouderinstructies uiterlijk 7 dagen voor de markt. Zet daarin openingstijden, aankomsttijd, parkeerroute, laad- en losafspraken en de toegewezen kraamplek.
- Bereken catering niet alleen op bezoekersaantallen, maar ook per serveermoment. Tel servies, herbruikbare bekers, koffiekopjes, theeglazen en bestek apart en reserveer huurmaterialen voordat je boodschappen bestelt.
- Maak de vrijwilligersindeling uiterlijk 3 dagen vooraf en geef medewerkers naamkaartjes. Wijs per dienst iemand aan voor bezoekersvragen, stroomproblemen, voorraad en het aanvullen van warme dranken.
- Haal contant wisselgeld en controleer pinapparaten, kassaboxen, verlichting en zaklampen vóór de opbouw. Sorteer houdbare producten apart en zet verse producten direct gekoeld weg; zo voorkom je zoeken en onnodig wachten op de marktdag.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een internationale kerstmarkt organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Regel in de eerste 2 weken datum, locatie, vergunningen en marktindeling; gebruik de resterende tijd voor kraamhouders, catering, vrijwilligers en bezoekersinformatie.
- Wanneer moet ik kraamhouders uitnodigen voor een internationale kerstmarkt?
- Benader kraamhouders ongeveer 8 weken voor de markt en sluit de registratie uiterlijk 4 weken vooraf. Dan houd je nog tijd over om dieetwensen te verzamelen, kraamplaatsen toe te wijzen en stroompunten vast te leggen.
- Hoeveel drank moet ik inkopen voor een kerstmarkt?
- Gebruik het verwachte aantal bezoekers en de verblijfsduur als basis. Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en bestel daarnaast extra koffie, thee en water voor piekmomenten; definitieve hoeveelheden hangen af van je bezoekersaantal.
- Wanneer moet de route- en parkeerinformatie klaar zijn?
- Publiceer route- en parkeerinformatie minimaal 10 dagen vooraf, samen met de openingstijden. Druk de plattegrond en bewegwijzering uiterlijk 3 dagen voor de opbouw, zodat wijzigingen nog verwerkt kunnen worden.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!