Checklist para organizar un mercado navideño internacional

Organizar un mercado navideño internacional exige coordinar expositores, puestos, permisos, horarios y suministros con bastante antelación. Empieza por confirmar la fecha y el lugar, y después cierra la distribución, las conexiones eléctricas y la participación de cada puesto. La parte que más se retrasa suele ser la información a los expositores: necesidades dietéticas, horarios de montaje, aparcamiento y material disponible. Usa esta checklist para avanzar por orden y llegar al montaje con las compras, acreditaciones y señalización preparadas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Comprobar permisos y notificaciones
Desarrollar la distribución del mercado
2 personas
Contactar a los puestos
2 personas
Registrar a los expositores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Anunciar el evento en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar puestos de stand
2 personas
Registrar los puntos de conexión eléctrica
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Pedir la compra
Reservar el material de alquiler
Crear el programa y los horarios de apertura
Asignar voluntarios
2 personas
Preparar instrucciones para los expositores
Publicar información sobre ruta y aparcamiento
Hacer acreditaciones para el personal
Imprimir plano y señalización
2 personas
Sacar efectivo para cambio
Comprobar el inventario
2 personas
Recoger la compra
3 personas
Clasificar productos no perecederos
2 personas
Almacenar los productos frescos en frío
2 personas
Preparar la decoración navideña
2 personas
Probar el sistema de caja
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Cerrar el recinto
3 personas
Montar las carpas
6 personas
Montar puestos y mesas
6 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colgar la iluminación
4 personas
Probar la iluminación y la energía
2 personas
Colgar la decoración navideña
4 personas
Colocar la señalización
2 personas
Montar el buffet de catering
4 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Enfriar las bebidas
3 personas
Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
Asignar las ubicaciones de los puestos
3 personas
Dejar montar a los puestos
6 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Preparar la caja y el cambio
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Realizar la última ronda de seguridad
2 personas

Evento

Recibir a los visitantes
4 personas
Atender el punto de información
2 personas
Atender la caja
2 personas
Servir bebidas calientes
3 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Reponer el stock del buffet
3 personas
Mantener limpias las mesas y los asientos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Apoyar a los titulares de los puestos
2 personas
Comprobar la señalización
Comprobar la iluminación
2 personas
Acompañar a los últimos visitantes
3 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Hacer que los responsables del puesto descarguen
4 personas
Empaquetar de forma segura los restos del catering
3 personas
Lavar la vajilla y el material de cocina
4 personas
Recoger la basura
4 personas
Desmontar mesas y sillas
6 personas
Desmontar las carpas
6 personas
Retirar la decoración
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Clasificar y contar el material
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Registrar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 20
Mesascant. 12
Sillas plegablescant. 60
Mesas con bancoscant. 8
Manteles para mesascant. 24
Percheroscant. 6
Cajas de almacenamientocant. 20

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 400
Tazas de cafécant. 120
Vasos de técant. 120
Platoscant. 250
Platos de postrecant. 200
Tenedorescant. 250
Cuchilloscant. 150
Cucharascant. 250
Cucharonescant. 20
Bandejas de servircant. 24
Termoscant. 12
Jarras de aguacant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 4
Teterascant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 6
Neveras portátilescant. 6
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 10
Cajas de cajacant. 3
Datáfonoscant. 3
Linternascant. 6
Guirnaldas de lucescant. 6
Bateríascant. 48
Extintorescant. 4
Canaletas para cablescant. 12
Vallas de separacióncant. 12
Conos de tráficocant. 12
Conos con cintacant. 8
Pizarras blancascant. 2
Portapapelescant. 6
Colgadores de lista de precioscant. 30
Portapapelescant. 24
Rotuladores fosforescentescant. 12
Bolígrafoscant. 30
Portacinta adhesivacant. 6
Cinta americanacant. 12
Bridascant. 300
Tijerascant. 8
Flexómetroscant. 4
Guantes de trabajocant. 12
Bolsas para el dinero de bolsillocant. 8
Cajas de dinero en efectivocant. 3
Soportes para etiquetas de precioscant. 30
Walkie-talkiescant. 8
Baterías externascant. 6
Cables de cargacant. 12
Botiquinescant. 2
Chalecos reflectantescant. 12
Paraguascant. 8
Cestas del mercado navideñocant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 16
Lámparas LEDcant. 24
Linternas a pilascant. 8

Decoración

Árboles de Navidadcant. 6
Bolas de Navidadcant. 120
Guirnaldas navideñascant. 20
Coronas navideñascant. 8
Flores de Pascuacant. 12
Decoración de mesacant. 24
Figuras navideñascant. 10
Mantas de nievecant. 12
Carteles de música navideñacant. 8
Manteles runnerscant. 24
Lazos de Navidadcant. 40
Copos de nieve de papelcant. 60
Cajas de regalo decorativascant. 20

Cocina

Tablas de cortarcant. 8
Cuchillos de chefcant. 6
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 8
Pinzascant. 12
Bandejas de servircant. 16
Bandejas de aluminiocant. 40
Rejillas de enfriamientocant. 4

Limpieza

Cuboscant. 6
Fregonascant. 6
Sets de escobacant. 4
Escobas de manocant. 6
Guantes de limpiezacant. 12
Dispensadores de desinfectantecant. 8
Papelelerascant. 12
Pinzas para residuoscant. 4
Recogedor y escobacant. 6
Cestos para la ropacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Confirma los permisos y las notificaciones antes de anunciar el mercado. Hazlo con varias semanas de margen, porque un cambio de ubicación o de horario afecta a todos los puestos y a la comunicación pública.
Pide a cada expositor sus necesidades eléctricas y dietéticas al registrarlo. Reúne esos datos antes de asignar los puestos, para no colocar una máquina de café o una nevera lejos de una conexión adecuada.
Cierra la distribución antes de imprimir el plano. Reserva espacio para carpas, puestos, mesas, circulación, almacenamiento y puntos de conexión; después prepara señalización visible para la entrada, los servicios y el aparcamiento.
Calcula el catering por separado para el primer tramo de apertura y para el resto del día. Como referencia operativa, prevé entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y confirma las cantidades finales cuando conozcas las inscripciones.
Haz la comprobación final de compras y equipos el día anterior. Separa los productos no perecederos, guarda los frescos en frío y prueba cables alargadores, regletas, datáfonos, iluminación y máquinas antes de que lleguen los expositores.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño internacional?: Empieza la planificación al menos 8 semanas antes. Los permisos, la reserva del material, el registro de expositores y la impresión del plano necesitan más margen que las tareas del día de montaje.
¿Cuándo hay que asignar los puestos a los expositores?: Asígnalos entre 3 y 4 semanas antes, cuando ya tengas sus necesidades eléctricas, el tamaño del puesto y sus preferencias dietéticas. Envía después las instrucciones de montaje y la información sobre ruta y aparcamiento.
¿Cuánta bebida se calcula para un mercado navideño?: Para la primera hora, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona y ajusta el total según la duración y las inscripciones. Separa las cantidades de café, té, agua y bebidas servidas en vasos reutilizables.
¿Qué hay que comprobar el día antes del mercado?: Comprueba el inventario, recoge la compra y coloca los productos frescos en frío. También conviene probar la iluminación, los cables y las regletas, cargar los datáfonos y preparar el efectivo para el cambio antes del montaje.

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