Checklist pour organiser un marché de Noël international

Un marché de Noël international demande une coordination précise entre exposants, stands, restauration et accueil du public. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la confirmation du lieu jusqu’au rangement des produits frais et du matériel. Prévoyez aussi les points souvent oubliés : alimentation électrique, monnaie, besoins alimentaires des exposants, badges du personnel et informations de stationnement. Vous disposez ainsi d’un cadre concret pour suivre les 75 tâches et les 93 fournitures du plan.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Vérifier les autorisations et les déclarations
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Enregistrer les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Annoncer l'événement en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Attribuer les emplacements de stand
2 personnes
Répertorier les points d’alimentation électrique
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Commander les courses
Réserver le matériel de location
Établir le programme et les horaires d'ouverture
Répartir les bénévoles
2 personnes
Préparer les consignes pour les exposants
Publier les informations sur l’itinéraire et le parking
Créer des badges nominatifs pour le personnel
Imprimer le plan et la signalisation
2 personnes
Récupérer de l’argent liquide pour la monnaie
Vérifier les stocks
2 personnes
Récupérer les courses
3 personnes
Trier les produits longue conservation
2 personnes
Stocker les produits frais au réfrigérateur
2 personnes
Préparer la décoration de Noël
2 personnes
Tester le système de caisse
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Balisage du site
3 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les stands et les tables
6 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer l'éclairage
4 personnes
Tester l’éclairage et l’alimentation électrique
2 personnes
Accrocher les décorations de Noël
4 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
Désigner les emplacements des stands
3 personnes
Laisser les exposants s’installer
6 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Servir des boissons chaudes
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Maintenir les tables et les places assises propres
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Vérifier la signalisation
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Faire décharger les exposants
4 personnes
Emballer les restes du traiteur en toute sécurité
3 personnes
Laver la vaisselle et le matériel de cuisine
4 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
6 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Trier et compter le matériel
2 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 20
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 60
Ensembles de tables de bièreqté 8
Nappes de tableqté 24
Portants à vêtementsqté 6
Caisses de rangementqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 400
Tasses à caféqté 120
Verres à théqté 120
Assiettesqté 250
Assiettes à dessertqté 200
Fourchettesqté 250
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 250
Louchesqté 20
Plateaux de serviceqté 24
Thermosqté 12
Carafes d’eauqté 8

Équipement

Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Glacièresqté 6
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Caissesqté 3
Terminaux de paiementqté 3
Lampes de pocheqté 6
Guirlandes lumineusesqté 6
Pilesqté 48
Extincteursqté 4
Goulottes de câblesqté 12
Barrières de sécuritéqté 12
Cônes de signalisationqté 12
Piquets avec rubanqté 8
Tableaux blancsqté 2
Presse-papiersqté 6
Porte-étiquettes de prixqté 30
Presse-papiersqté 24
Marqueursqté 12
Stylos à billeqté 30
Dévidoirs de ruban adhésifqté 6
Ruban adhésifqté 12
Serre-câblesqté 300
Ciseauxqté 8
Mètres rubansqté 4
Gants de travailqté 12
Petites pochettes pour l’argent de pocheqté 8
Caisses de monnaieqté 3
Présentoirs pour étiquettes de prixqté 30
Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 6
Câbles de rechargeqté 12
Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Parapluiesqté 8
Paniers du marché de Noëlqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 16
Lampes LEDqté 24
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Sapins de Noëlqté 6
Boules de Noëlqté 120
Guirlandes de Noëlqté 20
Couronnes de Noëlqté 8
Étoiles de Noëlqté 12
Décoration de tableqté 24
Personnages de Noëlqté 10
Couvertures pour la neigeqté 12
Panneaux de musique de Noëlqté 8
Chemins de tableqté 24
Noeuds de Noëlqté 40
Flocons de neige en papierqté 60
Boîtes cadeaux décorativesqté 20

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux de chefqté 6
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 8
Pincesqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Plateaux en aluminiumqté 40
Râteliers de refroidissementqté 4

Nettoyage

Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Balais à mainqté 6
Gants de nettoyageqté 12
Pompes de désinfectionqté 8
Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Balayette et pelleqté 6
Paniers à lingeqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date, le lieu et les autorisations avant de contacter les exposants : prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour régler les déclarations et l’aménagement.
Demandez aux exposants leurs besoins alimentaires et électriques dès l’inscription. Faites ensuite le plan des stands en séparant les points de branchement et en comptant les rallonges et multiprises nécessaires.
Fixez les horaires d’ouverture avant de répartir les bénévoles. Prévoyez au minimum une personne pour l’accueil, une pour les exposants et une pour la caisse pendant chaque créneau.
Calculez la restauration par période plutôt qu’en une seule quantité : vérifiez les stocks, récupérez les achats le jour prévu et placez rapidement les produits frais au réfrigérateur.
Imprimez le plan, la signalétique et les consignes exposants avant l’installation. Préparez aussi les badges, les lampes de poche et la monnaie en espèces au plus tard la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël international ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, obtenir les autorisations, recruter les exposants, traiter les inscriptions et commander le matériel.
Quand faut-il attribuer les emplacements des stands ?: Attribuez-les 2 à 3 semaines avant l’événement, après avoir reçu les besoins électriques et alimentaires des exposants. Envoyez ensuite le plan et les consignes au moins 7 jours avant l’ouverture.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un marché de Noël ?: Prévoyez au moins 3 fonctions couvertes par créneau : accueil, coordination des exposants et caisse. Ajoutez une personne de renfort toutes les 3 à 4 heures pour les pauses, le réassort et les imprévus.
Quand préparer la nourriture et les boissons du marché ?: Commandez les produits longue conservation plusieurs jours à l’avance et récupérez les produits frais le jour prévu. Stockez immédiatement les aliments frais au réfrigérateur et contrôlez les quantités avant l’ouverture.

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