Checklist voor een internationale avond organiseren

Een internationale avond staat of valt met een duidelijke volgorde: eerst datum, locatie, programma en budget, daarna gasten, bijdragen en eten. Verzamel dieetwensen vóór je het buffet indeelt en leg per gerecht de allergeneninformatie vast. Plan muziek, presentatoren en culturele bijdragen uiterlijk enkele weken vooraf. In de laatste dagen controleer je de voorraad, leveringen, koeling, toiletten en tafelschikking. Zo blijft er op de avond zelf aandacht over voor ontvangst en het programma.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Programma en tijden vastleggen
2 personen
Budget voor avond vaststellen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
Muziekrechten controleren
Culturele bijdragen bevestigen
2 personen
Presentatoren aanwijzen
2 personen
Buffetindeling maken
2 personen
Menukaarten opstellen
2 personen
Allergeneninformatie controleren
2 personen
Reserveringen maken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare voorraad sorteren
2 personen
Verse producten controleren
2 personen
Dieetmaaltijden apart plannen
2 personen
Locatie en toiletten controleren
2 personen
Leveringen in ontvangst nemen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Groenten en kruiden wassen
3 personen
Warme gerechten voorbereiden
5 personen
Koude gerechten voorbereiden
4 personen
Desserts portioneren
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffettafels inrichten
4 personen
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
Menukaarten plaatsen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Landenkaarten ophangen
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting testen
2 personen

Event

Achtergrondmuziek starten
Gasten ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Programma toelichten
Culturele presentaties begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet serveren
5 personen
Allergenen toelichten
2 personen
Buffet warm houden
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Dessertbuffet klaarzetten
2 personen
Spelprogramma begeleiden
3 personen
Muziek en dans begeleiden
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Restanten veilig koelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Buffet en keuken schoonmaken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Locatie grondig schoonmaken
4 personen
Afval naar containers brengen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 6
Statafelsaantal 6
Tafelkleedsetsaantal 12
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 100
Drinkglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 20
Serveerkommenaantal 18
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 20

Decoratie

Landenflagsaantal 30
Wereldkaartaantal 2
Tafeldecoratiesaantal 12
Papieren slingersaantal 10
Ballonnenaantal 100
Naamkaartjesaantal 100
Menukaarthoudersaantal 20
Plakgumaantal 6
Bindtouwaantal 2
Viltstiftenaantal 2
Tafelkaartjesaantal 30

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Telefoonladersaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 6
Waterkokersaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koks messenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 8
Pannenaantal 6
Hapjeslepelsaantal 100
Keukentangenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4

Schoonmaak

Afwasteiltjesaantal 4
Afwasborstelsaantal 6
Microvezeldoekenaantal 20
Vloermoppenaantal 3
Emmersaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
LED-lantaarnsaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 10 dagen vóór de avond af. Houd dieetmaaltijden apart bij en controleer vlak voor het buffet opnieuw welke gasten ze nodig hebben.
Maak het programma met vaste tijden voor ontvangst, eten, presentaties en muziek. Wijs voor elk onderdeel één presentator of verantwoordelijke aan, zodat wijzigingen niet bij één persoon blijven liggen.
Controleer muziekrechten zodra je het muziekprogramma samenstelt, niet pas op de avond zelf. Test de draagbare speakers minstens 24 uur vooraf op de plek waar ze gebruikt worden.
Doe houdbare boodschappen eerder en koop verse producten pas kort voor de avond. Was groenten en kruiden op de dag zelf en vul koelboxen vlak voordat de eerste gasten arriveren.
Loop de locatie, toiletten en buffetopstelling uiterlijk één dag vooraf na. Zet afvalbakken, servies, serveerbestek, menukaarten en naamkaartjes klaar voordat de decoratie wordt opgehangen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een internationale avond organiseren?: Begin minstens 6 weken vooraf met datum, locatie, budget en programma. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf en sluit dieetwensen en aanmeldingen 10 dagen voor de avond af.
Hoeveel eten moet ik voorzien voor een internationale avond?: Maak de hoeveelheden op basis van het definitieve aantal aanmeldingen en plan per gast een volledige maaltijd plus een kleine buffer van ongeveer 10 procent. Houd dieetmaaltijden apart en label allergenen vóór het buffet opent.
Wanneer moet ik de muziek en culturele bijdragen vastleggen?: Bevestig culturele bijdragen en presentatoren uiterlijk 3 weken vooraf. Stel daarna het muziekprogramma samen en controleer de rechten; test de speakers minimaal 24 uur voor aanvang.
Wat moet ik de dag voor een internationale avond controleren?: Controleer de locatie en toiletten, leveringen, houdbare en verse voorraad, buffetindeling en alle tafels en stoelen. Leg servies, glazen, serveerbestek, naamkaartjes en menukaarthouders al klaar, zodat je op de dag zelf vooral verse producten en koeling hoeft te regelen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.