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Checkliste für einen Internationalen Abend

Ein internationaler Abend braucht mehr Vorbereitung als ein normales Buffet: Gäste bringen unterschiedliche Ernährungsgewohnheiten, Sprachen und Erwartungen mit. Lege zuerst Ort, Datum, Budget und Ablauf fest, bevor du Einladungen verschickst. Sammle Anmeldungen und Ernährungswünsche frühzeitig, damit Speisekarten, Diätmahlzeiten und Buffetbeschriftungen nicht in letzter Minute entstehen. Plane außerdem Musik, kulturelle Beiträge, Moderation und die Ausstattung des Raums als einen gemeinsamen Ablauf.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Programm und Zeiten festlegen

    2 Personen

  • Budget für den Abend festlegen

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Musikprogramm zusammenstellen

    2 Personen

  • Musikrechte prüfen

  • Kulturelle Beiträge bestätigen

    2 Personen

  • Moderatoren bestimmen

    2 Personen

  • Buffetanordnung erstellen

    2 Personen

  • Speisekarten erstellen

    2 Personen

  • Allergeninformationen prüfen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Lagerbestände sortieren

    2 Personen

  • Frische Produkte prüfen

    2 Personen

  • Diätmahlzeiten separat planen

    2 Personen

  • Location und Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Lieferungen entgegennehmen

    2 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Gemüse und Kräuter waschen

    3 Personen

  • Warme Gerichte vorbereiten

    5 Personen

  • Kalte Speisen vorbereiten

    4 Personen

  • Desserts portionieren

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Buffettische einrichten

    4 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    3 Personen

  • Menükarten aufstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Länderkarten aufhängen

    2 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Beleuchtung testen

    2 Personen

Event

  • Hintergrundmusik starten

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Programm vorstellen

  • Kulturelle Präsentationen begleiten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Buffet servieren

    5 Personen

  • Allergene erläutern

    2 Personen

  • Buffet warm halten

    2 Personen

  • Benutztes Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Dessertbuffet bereitstellen

    2 Personen

  • Spielprogramm betreuen

    3 Personen

  • Musik und Tanz begleiten

    2 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Reste sicher kühlen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Buffet und Küche reinigen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Den Veranstaltungsort gründlich reinigen

    4 Personen

  • Abfall zu den Containern bringen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verteilen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 12
  • StühleAnz. 90
  • BuffetischeAnz. 6
  • StehtischeAnz. 6
  • TischdeckensetsAnz. 12
  • AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 100
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 100
  • TrinkgläserAnz. 120
  • WeingläserAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 80
  • GabelnAnz. 120
  • MesserAnz. 120
  • LöffelAnz. 120
  • ServierlöffelAnz. 20
  • ServierschalenAnz. 18
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierbesteckAnz. 20

Dekoration

  • LänderflaggenAnz. 30
  • WeltkarteAnz. 2
  • TischdekorationenAnz. 12
  • PapiergirlandenAnz. 10
  • BallonsAnz. 100
  • NamensschilderAnz. 100
  • MenükartenhalterAnz. 20
  • KleberAnz. 6
  • BindfadenAnz. 2
  • FilzstifteAnz. 2
  • TischkartenAnz. 30

Ausstattung

  • Tragbare LautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • TelefonladegeräteAnz. 4
  • WarmhaltebehälterAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 6
  • EiswürfelbehälterAnz. 6
  • WasserkocherAnz. 3

Küche

  • SchneidebretterAnz. 8
  • KüchenmesserAnz. 8
  • MessbecherAnz. 4
  • RührschüsselnAnz. 8
  • PfannenAnz. 6
  • SnacklöffelAnz. 100
  • KüchenzangenAnz. 8
  • AluminiumfolieAnz. 4

Reinigung

  • SpülbeckenAnz. 4
  • SpülbürstenAnz. 6
  • MikrofasertücherAnz. 20
  • BodenwischerAnz. 3
  • EimerAnz. 4

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • LED-LaternenAnz. 8
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen mindestens 4 Wochen vorher und frage dabei direkt nach Anmeldung, Ernährungswünschen und möglichen kulturellen Beiträgen. So kannst du die Mengen für das Buffet rechtzeitig berechnen.
  • Lege Programm und Zeiten spätestens 2 Wochen vor dem Abend fest. Plane für Begrüßung, Beiträge, Essen und Übergänge jeweils konkrete Zeitfenster, damit Moderation und Musik nicht improvisieren müssen.
  • Prüfe Allergeninformationen und Diätmahlzeiten spätestens 3 Tage vor der Veranstaltung. Beschrifte separate Speisen eindeutig und stelle sie nicht einfach zwischen die übrigen Schüsseln auf dem Buffet.
  • Kontrolliere Location, Toiletten, Tische, Stühle und Abfallbehälter am Vortag. Lieferungen, Kühlboxen und frische Produkte sollten am Veranstaltungstag so eintreffen, dass Gemüse und Kräuter noch rechtzeitig gewaschen werden können.
  • Rechne Geschirr und Gläser mit Reserve: Plane mindestens 10 Prozent mehr Teller, Trinkgläser und Besteck als angemeldete Gäste ein. Bei einem Buffet werden benutzte Teile oft nicht sofort zurückgebracht.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einem internationalen Abend einladen?
Verschicke die Einladungen etwa 4 Wochen vorher. Bitte um Rückmeldung spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Termin, damit Einkauf, Sitzordnung und Diätmahlzeiten planbar bleiben.
Wie viele Helfer braucht man für ein internationales Buffet?
Plane ungefähr 1 Helfer pro 15 bis 20 Gäste ein. Zusätzlich sollten mindestens 2 Personen für Buffet, Nachfüllen und das Entgegennehmen von Lieferungen eingeteilt sein.
Wann sollte man Allergene und Ernährungswünsche abfragen?
Frage sie bereits mit der Einladung ab und prüfe die Angaben nochmals 7 Tage vor dem Abend. Die endgültige Zuordnung der Diätmahlzeiten und Speisekarten sollte 2 bis 3 Tage vorher abgeschlossen sein.
Wie viel Geschirr braucht man für einen internationalen Abend?
Plane pro Gast mindestens 1,1 Teller, Trinkgläser und Besteckteile ein, also etwa 10 Prozent Reserve. Für Wein- und Kaffeegläser genügt meist je 1 Stück pro angemeldeter Person plus 10 Prozent Ersatz.

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