Organiser une soirée internationale sans rien oublier

Une soirée internationale demande plus qu’un buffet et quelques drapeaux. Il faut coordonner les inscriptions, les contributions culturelles, la musique, les bénévoles et les besoins alimentaires dans le bon ordre. Cette checklist regroupe 69 tâches et 56 fournitures pour suivre la préparation jusqu’à l’accueil des invités. Utilise-la pour fixer les échéances, répartir le travail et vérifier les détails qui sont souvent réglés trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Consigner le programme et les horaires
2 personnes
Définir le budget de la soirée
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Établir le programme musical
2 personnes
Vérifier les droits musicaux
Confirmer les contributions culturelles
2 personnes
Désigner les présentateurs
2 personnes
Établir la disposition du buffet
2 personnes
Établir les menus
2 personnes
Vérifier les informations sur les allergènes
2 personnes
Faire les réservations
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Trier les denrées non périssables
2 personnes
Contrôler les produits frais
2 personnes
Planifier séparément les repas diététiques
2 personnes
Vérifier le lieu et les toilettes
2 personnes
Réceptionner les livraisons
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Laver les légumes et les herbes
3 personnes
Préparer les plats chauds
5 personnes
Préparer des plats froids
4 personnes
Portionner les desserts
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tables de buffet
4 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
Mettre en place les cartes du menu
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Accrocher les cartes des pays
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes

Événement

Lancer la musique d’ambiance
Accueillir les invités
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Présenter le programme
Accompagner les présentations culturelles
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Servir le buffet
5 personnes
Présenter les allergènes
2 personnes
Maintenir le buffet au chaud
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Mettre en place le buffet des desserts
2 personnes
Encadrer le programme des jeux
3 personnes
Animer la musique et la danse
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Refroidir les restes en toute sécurité
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le buffet et la cuisine
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Nettoyer le lieu en profondeur
4 personnes
Jeter les déchets dans les conteneurs
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 6
Tables hautesqté 6
Sets de nappesqté 12
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Bols réutilisablesqté 100
Verres à boireqté 120
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 20
Saladiers de serviceqté 18
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 20

Décoration

Drapeaux des paysqté 30
Carte du mondeqté 2
Décorations de tableqté 12
Guirlandes en papierqté 10
Ballonsqté 100
Badges nominatifsqté 100
Porte-menusqté 20
Colle repositionnableqté 6
Cordeletteqté 2
Feutresqté 2
Marque-placesqté 30

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphones sans filqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Chargeurs de téléphoneqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 8
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 6
Bouilloiresqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux de chefqté 8
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 8
Casserolesqté 6
Cuillères à amuse-boucheqté 100
Pinces de cuisineqté 8
Papier aluminiumqté 4

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 4
Brosses à vaisselleqté 6
Chiffons microfibresqté 20
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes LEDqté 8
Piles de rechangeqté 24

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date et le lieu avant d’envoyer les invitations, puis prévois au moins 2 semaines pour recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires.
Arrête les menus après avoir centralisé les allergies et régimes alimentaires. Prévois des plats clairement identifiés et planifie séparément les repas diététiques.
Répartis les bénévoles au moins 7 jours avant la soirée : accueil, buffet, présentateurs, musique, livraisons et rangement doivent avoir chacun un responsable.
Vérifie les droits musicaux avant d’établir définitivement le programme. Teste aussi les enceintes portables sur place au plus tard le jour précédent.
Contrôle les produits frais le jour de l’événement, remplis les glacières avant l’arrivée du public et lave les légumes et les herbes suffisamment tôt pour ne pas ralentir le buffet.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une soirée internationale ?: Envoie-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Garde les 10 à 14 derniers jours pour traiter les inscriptions, les allergies et les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il pour organiser une soirée internationale ?: Prévois au minimum 6 semaines pour gérer le lieu, le programme culturel, les invitations, les réservations et le buffet. Avec de nombreuses contributions ou beaucoup de bénévoles, commence plutôt 8 à 10 semaines à l’avance.
Quand demander les allergies et les régimes alimentaires ?: Demande ces informations directement dans le formulaire d’inscription et fixe une date limite environ 2 semaines avant la soirée. Vérifie ensuite les informations sur les allergènes avec les personnes qui préparent les plats.
Que vérifier le jour d’une soirée internationale ?: Vérifie le lieu, les toilettes, les tables, les chaises, le buffet, les poubelles et le matériel audio avant l’arrivée des invités. Contrôle aussi les livraisons, les produits frais et les glacières au moins 2 heures avant le début.

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