Checklist voor een internationaal congres organiseren

Een internationaal congres vraagt meer voorbereiding dan alleen een zaal, programma en catering. Je moet ook taalindeling, tolkapparatuur, reisgegevens van sprekers, hotelkamers en vertaalde informatie op tijd vastleggen. Begin met datum, locatie en programma en werk daarna naar registratie, techniek en catering toe. In de laatste week controleer je presentaties, badges, deelnemersaantallen en de route-informatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Congresdatum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zalen reserveren
2 personen
Catering en dieetopties reserveren
2 personen
Audiovisuele apparatuur reserveren
2 personen
Sprekers en moderators bevestigen
2 personen
Internationale uitnodiging opstellen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Reisgegevens sprekers verzamelen
2 personen
Hotelkamers voor sprekers vastleggen
2 personen
Programma vertalen
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Sprekerspresentaties verzamelen
2 personen
Presentaties technisch controleren
2 personen
Taalindeling per sessie vastleggen
2 personen
Route- en parkeerinformatie versturen
2 personen
Definitief aantal deelnemers doorgeven
2 personen
Cateringbestelling bevestigen
2 personen
Vrijwilligersinstructies afdrukken
2 personen
Materialen en badges sorteren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Registratiebalie voorbereiden
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
6 personen
Podium en spreektafel plaatsen
4 personen
Projectoren en schermen opstellen
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
Tolkapparatuur installeren
3 personen
Presentaties op de laptop zetten
2 personen
Microfoons en presentaties testen
3 personen
Koffie- en theepunten inrichten
3 personen
Lunchbuffet klaarzetten
4 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
5 personen
Congresmappen uitdelen
3 personen
Openingssessie begeleiden
3 personen
Presentaties technisch ondersteunen
2 personen
Simultaanvertaling ondersteunen
2 personen
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
Koffie en thee bijvullen
3 personen
Vragenronde begeleiden
2 personen
Lunch- en koffieruimte schoonhouden
2 personen
Avondbuffet opbouwen
4 personen
Avondbuffet bedienen
5 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Servies en glazen aanvullen
2 personen
Avondsessie begeleiden
3 personen
Afsluiting en bedankwoord verzorgen
2 personen
Deelnemers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Apparatuur veilig uitschakelen
3 personen
Eten en drinken opruimen
4 personen
Servies verzamelen en afwassen
4 personen
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
Zalen schoonmaken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Decoratie en bewegwijzering verwijderen
2 personen
Huurapparatuur retourneren
3 personen
Overgebleven materialen opslaan
2 personen
Deelnemersbedankmail versturen
2 personen
Presentaties aan deelnemers verzenden
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 170
Tafelsaantal 28
Registratietafelsaantal 3
Spreektafel
Podiumdelenaantal 6
Garderoberekkenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Projectorenaantal 3
Projectieschermenaantal 3
Presentatieklikkersaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 3
Luidsprekersaantal 6
Mengpanelenaantal 2
Verlenghaspelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 12
HDMI-kabelsaantal 8
HDMI-adaptersaantal 6
Tolkkoffersaantal 80
Tolkozendersaantal 4
Tolkmicrofoonsaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 180
Waterglazenaantal 220
Wijnglazenaantal 180
Bordenaantal 220
Besteksetsaantal 220
Serveerschalenaantal 24
Koffiekannenaantal 12
Waterkannenaantal 16

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 4
Waterkokersaantal 4
Koelboxenaantal 8
IJscontainersaantal 4
Serveerlepelsaantal 12
Opscheptangenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 28
Podiumachtergrondenaantal 2
Vlaggen internationaalaantal 12
Bloemstukkenaantal 8

Verlichting

Ledspotsaantal 8
Staande lampenaantal 4

Catering

Naambadgesaantal 180
Badgehoudersaantal 180
Lanyardsaantal 180
Congresmappenaantal 180
Programmafoldersaantal 180
Pennenaantal 200
Notitieblokkenaantal 180
Tafelnummerkaartenaantal 30
Buffetkaartjesaantal 30
Boodschappen
Kledinghangersaantal 180
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 24
Tafelnummersaantal 30
Bezoekerspolsbandjesaantal 180

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Tips

Leg taalindeling en tolkvoorzieningen uiterlijk vier tot zes weken vooraf vast. Controleer per sessie of tolkkoffers, tolkozenders en tolkmicrofoons nodig zijn; die worden vaak pas na het programma vergeten.
Vraag reisgegevens van internationale sprekers minimaal zes weken vooraf op en reserveer hun hotelkamers zodra hun deelname definitief is. Plan extra tijd voor aankomst, transfer en eventuele vertraging.
Sluit de inschrijving niet pas op de congresdag af: geef het definitieve deelnemersaantal uiterlijk vijf tot zeven dagen vooraf door aan de catering. Gebruik dat aantal ook voor badges, stoelen, waterglazen en dieetopties.
Laat presentaties uiterlijk 24 uur vooraf verzamelen en technisch controleren. Test per zaal de laptop, projector, HDMI-adapters, microfoons, luidsprekers en presentatieklikkers voordat deelnemers binnenkomen.
Stuur route-, parkeer- en programma-informatie ten minste één week vooraf in de benodigde talen. Sorteer materialen en badges per alfabet of deelnemerstype en instrueer vrijwilligers uiterlijk de dag ervoor.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een internationaal congres organiseren?: Begin bij voorkeur zes tot twaalf maanden vooraf met datum, locatie, zalen en programma. Voor een congres met veel internationale sprekers, vertalingen en hotelkamers geeft negen tot twaalf maanden meer ruimte.
Wanneer moet ik tolken en tolkapparatuur regelen?: Leg tolken en de taalindeling minimaal vier tot zes weken vooraf vast. Reserveer tolkkoffers, tolkozenders en tolkmicrofoons zodra duidelijk is welke sessies vertaling nodig hebben.
Wanneer moet ik het definitieve aantal deelnemers aan de catering doorgeven?: Geef het definitieve aantal meestal vijf tot zeven dagen voor het congres door. Verzamel dieetwensen eerder, zodat de cateraar niet alleen aantallen maar ook allergieën en maaltijdtypes kan verwerken.
Wanneer moet ik presentaties van sprekers verzamelen?: Vraag presentaties uiterlijk 24 uur voor de eerste sessie op en controleer ze technisch vóór de congresdag. Zo kun je ontbrekende bestanden, afwijkende beeldverhoudingen of ontbrekende HDMI-adapters nog oplossen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.