Organiser un congrès international : la checklist complète

Un congrès international demande une coordination précise entre le programme, les intervenants, les participants et les prestataires. Commencez par fixer la date, réserver les salles et définir le déroulé, puis avancez vers les inscriptions, les traductions et la logistique de voyage. Les dernières semaines servent surtout à vérifier les présentations, le matériel audiovisuel, les badges et le nombre final de repas. Cette checklist regroupe les 64 tâches et les 62 fournitures à prévoir, dans l’ordre où elles deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme du congrès
2 personnes
Réserver le lieu et les salles
2 personnes
Réserver la restauration et les options alimentaires
2 personnes
Réserver le matériel audiovisuel
2 personnes
Confirmer les intervenants et les modérateurs
2 personnes
Rédiger l’invitation internationale
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Recueillir les informations de voyage des intervenants
2 personnes
Réserver des chambres d’hôtel pour les intervenants
2 personnes
Traduire le programme
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Rassembler les présentations des intervenants
2 personnes
Vérifier techniquement les présentations
2 personnes
Définir la répartition linguistique par session
2 personnes
Envoyer les informations d’itinéraire et de parking
2 personnes
Communiquer le nombre définitif de participants
2 personnes
Confirmer la commande traiteur
2 personnes
Imprimer les consignes des bénévoles
2 personnes
Trier le matériel et les badges
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le comptoir d'inscription
3 personnes
Installer les tables et les chaises
6 personnes
Installer la scène et le pupitre
4 personnes
Installer les projecteurs et les écrans
3 personnes
Raccorder la sonorisation
3 personnes
Installer l'équipement de péage
3 personnes
Mettre les présentations sur l'ordinateur portable
2 personnes
Tester les microphones et les présentations
3 personnes
Aménager des espaces café et thé
3 personnes
Mettre en place le buffet du déjeuner
4 personnes
Installer la signalétique
2 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les participants
5 personnes
Distribuer les dossiers du congrès
3 personnes
Animer la séance d'ouverture
3 personnes
Assurer le support technique des présentations
2 personnes
Soutenir l’interprétation simultanée
2 personnes
Préparer la pause café
3 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
3 personnes
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Garder l’espace déjeuner et café propre
2 personnes
Mettre en place le buffet du soir
4 personnes
Servir le buffet du soir
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner la vaisselle et les verres
2 personnes
Animer la session du soir
3 personnes
Préparer la clôture et le discours de remerciement
2 personnes
Reconduire les participants
3 personnes

Suivi

Éteindre l'équipement en toute sécurité
3 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
4 personnes
Rassembler et laver la vaisselle
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer les salles
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Retirer la décoration et la signalisation
2 personnes
Retourner le matériel loué
3 personnes
Stocker le matériel restant
2 personnes
Envoyer l'e-mail de remerciement aux participants
2 personnes
Envoyer les présentations aux participants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 170
Tablesqté 28
Tables d’inscriptionqté 3
Table de prise de parole
Éléments de podiumqté 6
Portantsqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Projecteursqté 3
Écrans de projectionqté 3
Cliques de présentationqté 3
Microphones sans filqté 6
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 6
Tables de mixageqté 2
Rallonges électriquesqté 8
Multiprisesqté 12
Câbles HDMIqté 8
Adaptateurs HDMIqté 6
Valises d’interprétationqté 80
Émetteurs de télépéageqté 4
Microphones d'interprétationqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verres à eauqté 220
Verres à vinqté 180
Assiettesqté 220
Couvertsqté 220
Plateaux de serviceqté 24
Pichets à caféqté 12
Carafes d’eauqté 16

Cuisine

Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 4
Glacièresqté 8
Conteneurs à glaceqté 4
Cuillères de serviceqté 12
Pince de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4

Décoration

Nappesqté 28
Fond de scèneqté 2
Drapeaux internationauxqté 12
Compositions floralesqté 8

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Lampadairesqté 4

Catering

Badges nominatifsqté 180
Porte-badgesqté 180
Lanyardsqté 180
Dossiers de congrèsqté 180
Brochures du programmeqté 180
Stylosqté 200
Blocs-notesqté 180
Cartes de numéros de tableqté 30
Cartons buffetqté 30
Courses
Cintresqté 180
Flèches de signalisationqté 24
Numéros de tableqté 30
Bracelets visiteursqté 180

Nettoyage

Poubellesqté 12
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Gants de nettoyageqté 12

Conseils

Bloquez la date et le programme avant d’ouvrir les inscriptions : les participants internationaux ont besoin d’informations fiables sur les sessions, les horaires et les langues proposées.
Demandez les informations de voyage des intervenants au moins 6 semaines avant le congrès. Prévoyez ensuite les chambres d’hôtel et envoyez les indications d’itinéraire et de parking.
Fixez une date limite d’inscription et relancez les personnes sans réponse 10 à 14 jours avant l’événement. Utilisez le nombre obtenu pour confirmer la restauration et les options alimentaires.
Récupérez les présentations des intervenants au plus tard 3 jours avant le congrès. Testez chaque fichier sur les ordinateurs, projecteurs, écrans, microphones et adaptateurs réellement installés.
Préparez les badges, les consignes des bénévoles et le matériel d’accueil la veille. Triez séparément les badges, les câbles, les rallonges, les multiprises et les équipements d’interprétation pour éviter les recherches le matin même.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un congrès international ?: Commencez idéalement 6 à 12 mois avant la date prévue. Les premières étapes sont la réservation du lieu, la construction du programme et la confirmation des intervenants, car elles conditionnent les invitations et les voyages.
Quand envoyer les invitations pour un congrès international ?: Envoyez les invitations 3 à 6 mois à l’avance, puis prévoyez une relance environ 4 semaines avant le congrès. Indiquez dès le départ le programme, les langues, le formulaire d’inscription et les informations pratiques.
Combien de temps avant faut-il confirmer le traiteur ?: Communiquez le nombre définitif de participants au traiteur 7 à 10 jours avant l’événement. Vérifiez à ce moment les besoins alimentaires recueillis dans les inscriptions et les quantités de boissons.
Quand tester le matériel audiovisuel et les présentations ?: Faites un premier contrôle des présentations 3 jours avant, puis un test complet dans les salles la veille. Vérifiez notamment les projecteurs, microphones, câbles HDMI, adaptateurs, haut-parleurs et équipements d’interprétation.

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