Checklist para organizar un congreso internacional

Un congreso internacional necesita más que una sala y un programa. Hay que coordinar ponentes, viajes, alojamiento, idiomas, inscripciones, catering y equipos técnicos con varios plazos en paralelo. Empieza fijando la fecha, el programa y el recinto; después confirma a los participantes y cierra los servicios. Durante las últimas semanas, concentra el trabajo en presentaciones, acreditaciones, traducciones, rutas y comprobaciones técnicas. Esta checklist te ayuda a seguir ese orden sin dejar los detalles críticos para el último día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa del congreso
2 personas
Reservar el recinto y las salas
2 personas
Reservar el catering y las opciones dietéticas
2 personas
Reservar equipo audiovisual
2 personas
Confirmar ponentes y moderadores
2 personas
Redactar la invitación internacional
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Recopilar los datos de viaje de los ponentes
2 personas
Reservar habitaciones de hotel para los ponentes
2 personas
Traducir el programa
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Comprobar la lista de participantes
2 personas
Recopilar las presentaciones de los ponentes
2 personas
Comprobar técnicamente las presentaciones
2 personas
Fijar la distribución de idiomas por sesión
2 personas
Enviar información de ruta y aparcamiento
2 personas
Comunicar el número definitivo de participantes
2 personas
Confirmar el pedido de catering
2 personas
Imprimir las instrucciones para voluntarios
2 personas
Ordenar materiales y badges
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar mostrador de registro
3 personas
Colocar mesas y sillas
6 personas
Colocar el escenario y la mesa de oradores
4 personas
Montar los proyectores y las pantallas
3 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Instalar el equipo de peaje
3 personas
Poner las presentaciones en la laptop
2 personas
Probar micrófonos y presentaciones
3 personas
Montar puntos de café y té
3 personas
Preparar el buffet de almuerzo
4 personas
Colgar señalización
2 personas

Evento

Recibir a los ponentes
2 personas
Registrar a los participantes
5 personas
Repartir carpetas del congreso
3 personas
Coordinar la sesión de apertura
3 personas
Dar soporte técnico a las presentaciones
2 personas
Apoyar la interpretación simultánea
2 personas
Preparar la pausa para el café
3 personas
Reponer café y té
3 personas
Moderar la ronda de preguntas
2 personas
Mantener limpia la zona de almuerzo y café
2 personas
Montar el bufé de la noche
4 personas
Servir el buffet de la noche
5 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Reponer vajilla y vasos
2 personas
Coordinar la sesión de la tarde
3 personas
Encargarse del cierre y las palabras de agradecimiento
2 personas
Acompañar a los participantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Apagar el equipo de forma segura
3 personas
Recoger comida y bebida
4 personas
Recoger y lavar la vajilla
4 personas
Separar y desechar los residuos
3 personas
Limpiar las salas
4 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Retirar la decoración y la señalización
2 personas
Devolver el equipo alquilado
3 personas
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
Enviar correo de agradecimiento a los participantes
2 personas
Enviar las presentaciones a los participantes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillas de congresocant. 170
Mesascant. 28
Mesas de registrocant. 3
Mesa de oradores
Piezas de escenariocant. 6
Percheroscant. 4

Equipo

Portátilescant. 3
Proyectorescant. 3
Pantallas de proyeccióncant. 3
Pulsadores de presentacióncant. 3
Micrófonos inalámbricoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 3
Altavocescant. 6
Mesas de mezclascant. 2
Enrollacablescant. 8
Regletascant. 12
Cables HDMIcant. 8
Adaptadores HDMIcant. 6
Maletines para intérpretescant. 80
Transmisores de peajecant. 4
Micrófonos para intérpretescant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 180
Vasos para aguacant. 220
Copas de vinocant. 180
Platoscant. 220
Cubiertoscant. 220
Bandejas de servircant. 24
Jarras de cafécant. 12
Jarras de aguacant. 16

Cocina

Máquinas de cafécant. 4
Teterascant. 4
Neveras portátilescant. 8
Contenedores para hielocant. 4
Cucharones de servircant. 12
Pinzas para servircant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4

Decoración

Mantelescant. 28
Fondos de escenariocant. 2
Banderas internacionalescant. 12
Arreglos floralescant. 8

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Lámparas de piecant. 4

Catering

Credencialescant. 180
Portabadgescant. 180
Lanyardscant. 180
Carpetas para congresocant. 180
Folletos del programacant. 180
Bolígrafoscant. 200
Bloc de notascant. 180
Tarjetas con números de mesacant. 30
Carteles del buffetcant. 30
Compras
Perchascant. 180
Flechas para señalizacióncant. 24
Números de mesacant. 30
Pulseras para visitantescant. 180

Limpieza

Papeleracant. 12
Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 12

Consejos

Cierra la fecha, el programa y las salas antes de abrir las inscripciones. Necesitarás saber qué sesiones son simultáneas, cuántas salas funcionan y qué distribución de idiomas tendrá cada una.
Pide los datos de viaje de cada ponente al confirmar su participación y reserva sus habitaciones de hotel con varias semanas de margen. Los cambios de llegada afectan al alojamiento, los traslados y el horario de las intervenciones.
Publica el formulario de inscripción con una pregunta específica sobre preferencias dietéticas. Comunica el número definitivo de participantes al catering cuando cierre el plazo, idealmente entre 5 y 7 días antes del congreso.
Recopila las presentaciones al menos 72 horas antes y pruébalas en los portátiles, proyectores, pantallas, micrófonos y adaptadores que se usarán en cada sala. Guarda una copia de respaldo en un segundo equipo.
Prepara las acreditaciones, la lista de participantes, las instrucciones para voluntarios y la información de ruta y aparcamiento durante la última semana. Comprueba también cables, regletas, enrollacables y equipos de interpretación antes de abrir el registro.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un congreso internacional?: Empieza entre 6 y 12 meses antes si habrá ponentes de varios países, traducción, alojamiento y varias salas. Reserva el recinto y el catering al principio, y deja las comprobaciones técnicas y las acreditaciones para la última semana.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de un congreso?: Cierra el plazo entre 7 y 14 días antes para revisar la lista, las preferencias dietéticas y las acreditaciones. Comunica el número definitivo al catering entre 5 y 7 días antes, según sus condiciones.
¿Cuándo deben entregar las presentaciones los ponentes?: Pídelas como máximo 72 horas antes del congreso. Así puedes comprobar cada archivo, preparar copias de respaldo y detectar a tiempo problemas de formato, vídeo, audio o conexión.
¿Qué equipo técnico necesita un congreso internacional?: Calcula al menos un portátil, un proyector y una pantalla por sala, además de micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, cables HDMI y adaptadores. Si hay interpretación, añade un maletín, micrófonos y transmisores por puesto de intérprete.

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