Checkliste für die Organisation eines internationalen Kongresses

Ein internationaler Kongress braucht früh klare Zuständigkeiten: Termin, Programm, Räume und Referenten bilden die Grundlage. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Übersetzungen, Technik und Catering. Plane nicht nur die Veranstaltungstage, sondern auch die Anreise der Referenten und die Prüfung ihrer Präsentationen ein. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zum letzten Einkauf und zeigt, was häufig zu spät geregelt wird.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Kongressdatum und Programm festlegen
2 Personen
Location und Räume reservieren
2 Personen
Catering und Diätoptionen buchen
2 Personen
Audiovisuelle Ausrüstung reservieren
2 Personen
Redner und Moderatoren bestätigen
2 Personen
Internationale Einladung erstellen
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Reisedaten der Referenten erfassen
2 Personen
Hotelzimmer für Sprecher buchen
2 Personen
Programm übersetzen
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
Vorträge der Referenten sammeln
2 Personen
Präsentationen technisch prüfen
2 Personen
Sprachenaufteilung pro Session festlegen
2 Personen
Routen- und Parkinformationen versenden
2 Personen
Endgültige Teilnehmerzahl mitteilen
2 Personen
Cateringbestellung bestätigen
2 Personen
Freiwilligenanweisungen drucken
2 Personen
Materialien und Namensschilder sortieren
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Registrierungstheke vorbereiten
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
Bühne und Rednerpult aufstellen
4 Personen
Projektoren und Leinwände aufbauen
3 Personen
Musikanlage anschließen
3 Personen
Mautgerät installieren
3 Personen
Präsentationen auf den Laptop laden
2 Personen
Mikrofone und Präsentationen testen
3 Personen
Kaffee- und Teestationen einrichten
3 Personen
Mittagsbuffet aufbauen
4 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen

Event

Referenten empfangen
2 Personen
Teilnehmer registrieren
5 Personen
Tagungsmappen verteilen
3 Personen
Eröffnungssession begleiten
3 Personen
Präsentationen technisch unterstützen
2 Personen
Simultanübersetzung unterstützen
2 Personen
Kaffeepause vorbereiten
3 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
3 Personen
Fragerunde moderieren
2 Personen
Lunch- und Kaffeebereich sauber halten
2 Personen
Abendbuffet aufbauen
4 Personen
Abendbuffet servieren
5 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Geschirr und Gläser auffüllen
2 Personen
Abendsession betreuen
3 Personen
Abschluss und Dankesrede übernehmen
2 Personen
Teilnehmer verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Ausrüstung sicher abschalten
3 Personen
Essen und Getränke aufräumen
4 Personen
Geschirr einsammeln und abwaschen
4 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Räume reinigen
4 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Dekoration und Wegweiser entfernen
2 Personen
Leihgeräte zurückgeben
3 Personen
Übrig gebliebene Materialien lagern
2 Personen
Dankesmail an die Teilnehmer versenden
2 Personen
Präsentationen an Teilnehmende senden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KongressstühleAnz. 170
TischeAnz. 28
RegistrierungstischeAnz. 3
Rednertisch
BühnenelementeAnz. 6
GarderobenständerAnz. 4

Ausstattung

LaptopsAnz. 3
ProjektorenAnz. 3
ProjektionsleinwändeAnz. 3
PräsentationsklickerAnz. 3
FunkmikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 3
LautsprecherAnz. 6
MischpulteAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 12
HDMI-KabelAnz. 8
HDMI-AdapterAnz. 6
DolmetskofferAnz. 80
SprachdolmetscherAnz. 4
Dolmetscher-MikrofoneAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 180
WassergläserAnz. 220
WeingläserAnz. 180
TellerAnz. 220
BestecksetsAnz. 220
ServierschalenAnz. 24
KaffeekannenAnz. 12
WasserkannenAnz. 16

Küche

KaffeemaschinenAnz. 4
WasserkocherAnz. 4
KühlboxenAnz. 8
EisbehälterAnz. 4
ServierlöffelAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 28
BühnenhintergründeAnz. 2
Internationale FlaggenAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
StehlampenAnz. 4

Catering

NamensschilderAnz. 180
BadgehalterAnz. 180
LanyardsAnz. 180
TagungsmappenAnz. 180
ProgrammhefteAnz. 180
StifteAnz. 200
NotizblöckeAnz. 180
TischnummernkartenAnz. 30
Buffet-SchilderAnz. 30
Einkäufe
KleiderbügelAnz. 180
HinweispfeileAnz. 24
TischnummernAnz. 30
BesucherarmbänderAnz. 180

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
PutzeimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 12

Tipps

Lege Termin und Programm fest, bevor du Räume, Catering und audiovisuelle Technik reservierst. So weißt du früh, wie viele Sessions, Bühnenbereiche und technische Setups tatsächlich gebraucht werden.
Versende internationale Einladungen möglichst mehrere Monate vor dem Kongress. Frage dabei direkt Sprache, Ernährungswünsche und Reisedaten der Referenten ab, statt diese Informationen kurz vor Beginn nachzufordern.
Plane die Sprachaufteilung pro Session nicht erst am Veranstaltungstag. Übersetze das Programm rechtzeitig und kläre früh, ob Dolmetscher, Dolmetscher-Mikrofone und Dolmetschkoffer benötigt werden.
Sammle die Vorträge der Referenten vor dem Kongress und prüfe jede Präsentation technisch. Teste dabei Laptop, Projektor, Leinwand, Präsentationsklicker, HDMI-Kabel und Adapter gemeinsam.
Melde dem Catering die endgültige Teilnehmerzahl erst nach der Anmeldeprüfung, aber bestätige die Bestellung anschließend verbindlich. Getränke solltest du vor Einlass kalt stellen und freiwillige Helfer mit gedruckten Anweisungen ausstatten.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen internationalen Kongress planen?: Beginne mindestens 6 Monate vorher mit Termin, Programm, Location und Referenten. Für internationale Einladungen, Reisen und Hotelzimmer sind 3 bis 6 Monate Vorlauf sinnvoll.
Wann sollte man die Einladungen für einen internationalen Kongress verschicken?: Verschicke die Einladungen idealerweise 3 bis 4 Monate vor dem Kongress. So bleiben meist mindestens 4 Wochen für Rückfragen und mehrere Wochen für die Bearbeitung der Anmeldungen.
Wie viele Getränke braucht man für einen Kongress?: Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und plane danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde ein. Zusätzlich solltest du Wasser für jede Session und Kaffee für die Pausen einplanen.
Wann müssen Referenten ihre Präsentationen abgeben?: Fordere die Vorträge spätestens 7 bis 10 Tage vor dem Kongress an. Prüfe die Dateien anschließend auf Format, Ton, Videos und Anschlüsse, damit am Veranstaltungstag nicht erst technische Probleme gelöst werden müssen.

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