Boodschappenlijst voor een internationaal congres

Voor een internationaal congres heb je meer nodig dan stoelen, koffie en een beamer. Je regelt ook techniek voor presentaties, vertaling en registratie, plus servies en dranken voor pauzes en maaltijden. Stem aantallen af op het definitieve deelnemersaantal en tel materiaal voor sprekers en vrijwilligers apart mee. Gebruik deze lijst naast de planning voor zalen, catering en presentaties, zodat je niets op de laatste dag hoeft te verzamelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 170
Tafelsaantal 28
Registratietafelsaantal 3
Spreektafel
Podiumdelenaantal 6
Garderoberekkenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Projectorenaantal 3
Projectieschermenaantal 3
Presentatieklikkersaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 3
Luidsprekersaantal 6
Mengpanelenaantal 2
Verlenghaspelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 12
HDMI-kabelsaantal 8
HDMI-adaptersaantal 6
Tolkkoffersaantal 80
Tolkozendersaantal 4
Tolkmicrofoonsaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 180
Waterglazenaantal 220
Wijnglazenaantal 180
Bordenaantal 220
Besteksetsaantal 220
Serveerschalenaantal 24
Koffiekannenaantal 12
Waterkannenaantal 16

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 4
Waterkokersaantal 4
Koelboxenaantal 8
IJscontainersaantal 4
Serveerlepelsaantal 12
Opscheptangenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 28
Podiumachtergrondenaantal 2
Vlaggen internationaalaantal 12
Bloemstukkenaantal 8

Verlichting

Ledspotsaantal 8
Staande lampenaantal 4

Catering

Naambadgesaantal 180
Badgehoudersaantal 180
Lanyardsaantal 180
Congresmappenaantal 180
Programmafoldersaantal 180
Pennenaantal 200
Notitieblokkenaantal 180
Tafelnummerkaartenaantal 30
Buffetkaartjesaantal 30
Boodschappen
- Koffiebonen - 8 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 2 pakken
- Zwarte thee - 4 dozen
- Groene thee - 3 dozen
- Kruidenthee - 3 dozen
- Chocolademelk - 12 liter
- Halfvolle melk - 20 liter
- Havermelk - 12 liter
- Sojamelk - 6 liter
- Suiker - 5 kilogram
- Zoetjes - 4 doosjes
- Citroenen - 5 kilogram
- Plat water - 120 flessen
- Bruisend water - 120 flessen
- Cola - 24 flessen
- Cola Zero - 24 flessen
- Sinas - 18 flessen
- Tonic - 12 flessen
- Appelsap - 18 liter
- Sinaasappelsap - 18 liter
- Alcoholvrij bier - 48 flesjes
- Bier - 120 flesjes
- Witte wijn - 24 flessen
- Rode wijn - 18 flessen
- Prosecco - 12 flessen
- Koffiemelk - 6 liter
- Roomboter - 4 kilogram
- Volkorenbrood - 24 broden
- Witbrood - 18 broden
- Mini-broodjes - 450 stuks
- Croissants - 180 stuks
- Volkorenbollen - 180 stuks
- Jonge kaas - 8 kilogram
- Belegen kaas - 6 kilogram
- Roomkaas - 5 kilogram
- Hummus - 5 kilogram
- Kruidenkaas - 3 kilogram
- Kalkoenfilet - 5 kilogram
- Rosbief - 4 kilogram
- Gerookte zalm - 3 kilogram
- Eiersalade - 4 kilogram
- Komkommers - 8 kilogram
- Tomaten - 10 kilogram
- Sla - 12 kroppen
- Paprika's - 6 kilogram
- Rucola - 3 kilogram
- Avocado's - 40 stuks
- Rode uien - 3 kilogram
- Wortels - 5 kilogram
- Aardappelen - 25 kilogram
- Rijst - 12 kilogram
- Pasta - 10 kilogram
- Kipfilet - 18 kilogram
- Kikkererwten - 8 kilogram
- Linzen - 6 kilogram
- Groentebouillon - 4 liter
- Tomatensaus - 8 liter
- Kokosmelk - 8 liter
- Mayonaise - 4 liter
- Ketchup - 3 liter
- Mosterd - 2 liter
- Olijfolie - 4 liter
- Zonnebloemolie - 3 liter
- Balsamicoazijn - 2 liter
- Zout - 2 kilogram
- Zwarte peper - 500 gram
- Paprikapoeder - 500 gram
- Kerriepoeder - 500 gram
- Italiaanse kruiden - 300 gram
- Knoflook - 1 kilogram
- Peterselie - 10 bosjes
- Basilicum - 10 bosjes
- Appels - 180 stuks
- Bananen - 120 stuks
- Druiven - 15 kilogram
- Sinaasappels - 100 stuks
- Meloenen - 12 stuks
- Yoghurt - 15 kilogram
- Muesli - 6 kilogram
- Notenmix - 4 kilogram
- Rozijnen - 2 kilogram
- Paprikachips - 12 zakken
- Naturelchips - 12 zakken
- Olijven - 4 kilogram
- Gemengde noten - 4 kilogram
- Koekjes - 12 kilogram
- Brownies - 180 stuks
- Mini-muffins - 180 stuks
- Servetten - 1000 stuks
- Papieren lunchzakken - 180 stuks
- Vershoudfolie - 4 rollen
- Aluminiumfolie - 4 rollen
- Bakpapier - 4 rollen
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Vaatwastabletten - 120 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Allesreiniger - 6 flessen
- Desinfecterende spray - 4 flessen
- Handzeep - 12 flacons
- Handdesinfectant - 12 flacons
- Afvalzakken - 120 stuks
- Papieren bekers - 300 stuks
Kledinghangersaantal 180
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 24
Tafelnummersaantal 30
Bezoekerspolsbandjesaantal 180

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Tips

Voorzie per deelnemer minimaal één waterglas en reken voor een congresdag op 2 tot 3 koffiemomenten. Zet extra waterkannen klaar bij registratie en in elke sessieruimte.
Test laptops, projectoren, schermen, HDMI-kabels en adapters uiterlijk 1 dag vooraf met de presentaties van alle sprekers. Leg per zaal minstens 1 reserveadapter en 1 verlenghaspel klaar.
Plan bij meertalige sessies een tolkvoorziening per taal en controleer vóór opening alle tolkkoffers, zenders en microfoons. Leg reservebatterijen en een korte gebruiksinstructie bij de uitgifte.
Maak voor registratie 1 naambadge per deelnemer, spreker, moderator en vrijwilliger, plus 5 tot 10 procent reserve. Leg badges alfabetisch of per organisatie klaar en houd een aparte tafel voor last-minute wijzigingen.
Tel servies per eetmoment in plaats van alleen per dag: houd voor borden en bestek minimaal 1,2 set per verwachte eter aan. Reserveer extra koffiekopjes en glazen wanneer afwas tussendoor niet gegarandeerd is.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een internationaal congres?: Reken naast congresstoelen en tafels op registratie- en spreektafels, podiumdelen, garderoberekken en audiovisuele apparatuur. Voor internationale sessies komen tolkkoffers, tolkszenders en tolkmicrofoons erbij. Stem servies, koffieapparaten en waterkannen af op het definitieve aantal deelnemers.
Hoeveel stoelen en glazen heb ik nodig voor een congres?: Neem 1 stoel per deelnemer en voeg bij een flexibel programma ongeveer 5 procent reserve toe. Voor waterglazen kun je uitgaan van 1 per deelnemer per gebruiksmoment; plan bij doorlopende beschikbaarheid 1,5 tot 2 glazen per persoon. Controleer of de locatie tussendoor kan afwassen.
Hoeveel badges moet ik bestellen voor een congres?: Maak 1 badge voor iedere aangemelde deelnemer, spreker, moderator en vrijwilliger. Bestel of print 5 tot 10 procent extra, zodat je wijzigingen op de dag zelf kunt opvangen. Controleer de deelnemerslijst uiterlijk 1 dag voor de start.
Wanneer moet ik congresapparatuur en catering regelen?: Leg zaal, audiovisuele apparatuur, tolkmateriaal en catering vast zodra datum en programma bekend zijn, bij voorkeur minimaal 6 tot 8 weken vooraf. Geef het definitieve deelnemersaantal en dieetwensen uiterlijk 5 tot 7 werkdagen voor het congres door. Test alle presentaties en aansluitingen de dag ervoor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.