Que faut-il prévoir pour un congrès international ?

Un congrès international demande plus qu’un programme et une salle réservée. Il faut prévoir l’accueil, les pauses, les repas, la technique et l’interprétation, avec du matériel disponible dans chaque espace. Cette liste vous aide à préparer les achats et le matériel à apporter, notamment pour les badges, les présentations et les besoins linguistiques. Vérifiez les quantités dès que le nombre de participants est confirmé, puis faites les courses suffisamment tôt pour éviter les ruptures le jour du congrès.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 170
Tablesqté 28
Tables d’inscriptionqté 3
Table de prise de parole
Éléments de podiumqté 6
Portantsqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Projecteursqté 3
Écrans de projectionqté 3
Cliques de présentationqté 3
Microphones sans filqté 6
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 6
Tables de mixageqté 2
Rallonges électriquesqté 8
Multiprisesqté 12
Câbles HDMIqté 8
Adaptateurs HDMIqté 6
Valises d’interprétationqté 80
Émetteurs de télépéageqté 4
Microphones d'interprétationqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verres à eauqté 220
Verres à vinqté 180
Assiettesqté 220
Couvertsqté 220
Plateaux de serviceqté 24
Pichets à caféqté 12
Carafes d’eauqté 16

Cuisine

Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 4
Glacièresqté 8
Conteneurs à glaceqté 4
Cuillères de serviceqté 12
Pince de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4

Décoration

Nappesqté 28
Fond de scèneqté 2
Drapeaux internationauxqté 12
Compositions floralesqté 8

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Lampadairesqté 4

Catering

Badges nominatifsqté 180
Porte-badgesqté 180
Lanyardsqté 180
Dossiers de congrèsqté 180
Brochures du programmeqté 180
Stylosqté 200
Blocs-notesqté 180
Cartes de numéros de tableqté 30
Cartons buffetqté 30
Courses
- Grains de café - 8 paquets
- Café décaféiné - 2 paquets
- Thé noir - 4 boîtes
- Thé vert - 3 boîtes
- Tisanes - 3 boîtes
- Chocolat au lait - 12 litres
- Lait demi-écrémé - 20 litres
- Lait d’avoine - 12 litres
- Lait de soja - 6 litres
- Sucre - 5 kilogrammes
- Édulcorants - 4 boîtes
- Citrons - 5 kilogrammes
- Eau plate - 120 bouteilles
- Eau pétillante - 120 bouteilles
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Sinas - 18 bouteilles
- Tonic - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 18 litres
- Jus d’orange - 18 litres
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Bière - 120 bouteilles
- Vin blanc - 24 bouteilles
- Vin rouge - 18 bouteilles
- Prosecco - 12 bouteilles
- Lait pour le café - 6 litres
- Beurre doux - 4 kilogrammes
- Pain complet - 24 pains
- Pain blanc - 18 pains
- Petits pains - 450 pièces
- Croissants - 180 pièces
- Petits pains complets - 180 pièces
- Fromage jeune - 8 kilogrammes
- Fromage affiné - 6 kilogrammes
- Fromage frais - 5 kilogrammes
- Houmous - 5 kilogrammes
- Fromage aux herbes - 3 kilogrammes
- Blanc de dinde - 5 kilogrammes
- Rosbif - 4 kilogrammes
- Saumon fumé - 3 kilogrammes
- Salade aux œufs - 4 kilogrammes
- Concombres - 8 kilogram
- Tomates - 10 kilogrammes
- Salade - 12 laitues
- Poivrons - 6 kilogrammes
- Roquette - 3 kilogrammes
- Avocats - 40 pièces
- Oignons rouges - 3 kilogram
- Carottes - 5 kilogrammes
- Pommes de terre - 25 kilogrammes
- Riz - 12 kilogrammes
- Pâtes - 10 kilogrammes
- Blanc de poulet - 18 kilogrammes
- Pois chiches - 8 kilogrammes
- Lentilles - 6 kilogrammes
- Bouillon de légumes - 4 litres
- Sauce tomate - 8 litres
- Lait de coco - 8 litres
- Mayonnaise - 4 litres
- Ketchup - 3 litres
- Moutarde - 2 litres
- Huile d’olive - 4 litres
- Huile de tournesol - 3 litres
- Vinaigre balsamique - 2 litres
- Sel - 2 kilogrammes
- Poivre noir - 500 grammes
- Paprika en poudre - 500 grammes
- Poudre de curry - 500 gram
- Herbes italiennes - 300 grammes
- Ail - 1 kilogram
- Persil - 10 bottes
- Basilic - 10 bottes
- Pommes - 180 pièces
- Bananes - 120 pièces
- Raisins - 15 kilogrammes
- Oranges - 100 pièces
- Melons - 12 pièces
- Yaourt - 15 kilogrammes
- Muesli - 6 kilogrammes
- Mélange de noix - 4 kilogrammes
- Raisins secs - 2 kilogrammes
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Olives - 4 kilogrammes
- Noix mélangées - 4 kilogrammes
- Biscuits - 12 kilogrammes
- Brownies - 180 pièces
- Mini muffins - 180 pièces
- Serviettes - 1000 pièces
- Sacs à lunch en papier - 180 pièces
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Papier cuisson - 4 rouleaux
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Tablettes pour lave-vaisselle - 120 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Nettoyant multi-usages - 6 bouteilles
- Spray désinfectant - 4 bouteilles
- Savon pour les mains - 12 flacons
- Désinfectant pour les mains - 12 flacons
- Sacs-poubelle - 120 pièces
- Gobelets en papier - 300 pièces
Cintresqté 180
Flèches de signalisationqté 24
Numéros de tableqté 30
Bracelets visiteursqté 180

Nettoyage

Poubellesqté 12
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Gants de nettoyageqté 12

Conseils

Prévoyez au moins un verre à eau par participant et par pause, puis ajoutez une réserve de 10 % pour les échanges et les pertes. Les carafes doivent être réparties dans la salle, à l’accueil et dans les espaces de pause.
Pour l’accueil, installez au moins deux tables d’inscription dès que le congrès dépasse 100 participants. Gardez les badges classés par ordre alphabétique et préparez une pile séparée pour les inscriptions sur place.
Comptez un ordinateur portable, un adaptateur HDMI et un câble de secours par espace de présentation. Testez chaque présentation avec le projecteur et le son au moins 60 minutes avant la première session.
Si plusieurs langues sont utilisées, prévoyez une valise d’interprétation, des émetteurs et un microphone d’interprétation pour chaque canal linguistique nécessaire. Faites un essai complet avant l’arrivée des participants.
Commandez les boissons et confirmez la restauration dès que les inscriptions ferment. Transmettez au traiteur le nombre définitif de participants et les régimes alimentaires au moins 3 à 5 jours avant le congrès.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir par personne pour un congrès ?: Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pendant les deux premières heures, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez 10 % de réserve, surtout si le congrès comprend une longue pause ou un accueil matinal.
Quand acheter le matériel pour un congrès international ?: Réservez le mobilier, les projecteurs, les microphones et le matériel d’interprétation au moins 4 à 6 semaines avant la date. Achetez les consommables et les boissons après la clôture des inscriptions, idéalement 3 à 5 jours avant l’événement.
Combien de microphones faut-il pour un congrès ?: Prévoyez au minimum un microphone pour la table de prise de parole et un microphone sans fil pour les questions du public. Ajoutez un microphone par espace de session parallèle et gardez au moins un appareil de secours.
Que faut-il prévoir pour l’interprétation simultanée ?: Il faut une valise d’interprétation par dispositif, des émetteurs et un microphone d’interprétation pour chaque langue diffusée. Testez les canaux, les casques et la portée du signal au moins 60 minutes avant l’ouverture.

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