Qué comprar para un congreso internacional

Un congreso internacional necesita más que sillas y una pantalla. Debes prever equipos para las ponencias, material de registro, apoyo para la interpretación y vajilla suficiente para las pausas y las comidas. Calcula las cantidades a partir del número confirmado de participantes y añade un pequeño margen para sustituciones y asistentes de última hora. Esta lista te ayuda a cerrar la compra sin olvidar adaptadores, cables, acreditaciones ni bebidas.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillas de congresocant. 170
Mesascant. 28
Mesas de registrocant. 3
Mesa de oradores
Piezas de escenariocant. 6
Percheroscant. 4

Equipo

Portátilescant. 3
Proyectorescant. 3
Pantallas de proyeccióncant. 3
Pulsadores de presentacióncant. 3
Micrófonos inalámbricoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 3
Altavocescant. 6
Mesas de mezclascant. 2
Enrollacablescant. 8
Regletascant. 12
Cables HDMIcant. 8
Adaptadores HDMIcant. 6
Maletines para intérpretescant. 80
Transmisores de peajecant. 4
Micrófonos para intérpretescant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 180
Vasos para aguacant. 220
Copas de vinocant. 180
Platoscant. 220
Cubiertoscant. 220
Bandejas de servircant. 24
Jarras de cafécant. 12
Jarras de aguacant. 16

Cocina

Máquinas de cafécant. 4
Teterascant. 4
Neveras portátilescant. 8
Contenedores para hielocant. 4
Cucharones de servircant. 12
Pinzas para servircant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4

Decoración

Mantelescant. 28
Fondos de escenariocant. 2
Banderas internacionalescant. 12
Arreglos floralescant. 8

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Lámparas de piecant. 4

Catering

Credencialescant. 180
Portabadgescant. 180
Lanyardscant. 180
Carpetas para congresocant. 180
Folletos del programacant. 180
Bolígrafoscant. 200
Bloc de notascant. 180
Tarjetas con números de mesacant. 30
Carteles del buffetcant. 30
Compras
- Granos de café - 8 paquetes
- Café descafeinado - 2 paquetes
- Té negro - 4 cajas
- Té verde - 3 cajas
- Té de hierbas - 3 cajas
- Chocolate con leche - 12 litros
- Leche semidesnatada - 20 liter
- Leche de avena - 12 litros
- Leche de soja - 6 litros
- Azúcar - 5 kilogramo
- Edulcorantes - 4 cajas
- Limones - 5 kilogramo
- Agua sin gas - 120 botellas
- Agua con gas - 120 botellas
- Cola - 24 botellas
- Cola Zero - 24 botellas
- Refresco de naranja - 18 botellas
- Tónica - 12 botellas
- Zumo de manzana - 18 litros
- Zumo de naranja - 18 litros
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Cerveza - 120 botellas
- Vino blanco - 24 botellas
- Vino tinto - 18 botellas
- Prosecco - 12 botellas
- Leche para café - 6 litros
- Mantequilla - 4 kilogramo
- Pan integral - 24 panes
- Pan blanco - 18 panes
- Mini bollos - 450 unidades
- Croissants - 180 unidades
- Panecillos integrales - 180 unidades
- Queso joven - 8 kilogram
- Queso curado - 6 kilogramo
- Queso crema - 5 kilogramo
- Hummus - 5 kilogram
- Queso con hierbas - 3 kilogramo
- Pechuga de pavo - 5 kilogramos
- Roast beef - 4 kilogram
- Salmón ahumado - 3 kilogram
- Ensalada de huevo - 4 kilogramos
- Pepinos - 8 kilogramos
- Tomates - 10 kilogramo
- Lechuga - 12 unidades
- Pimientos - 6 kilogramo
- Rúcula - 3 kilogramos
- Aguacates - 40 unidades
- Cebollas rojas - 3 kilogram
- Zanahorias - 5 kilogramos
- Patatas - 25 kilogramos
- Arroz - 12 kilogramo
- Pasta - 10 kilogram
- Pechuga de pollo - 18 kilogramo
- Garbanzos - 8 kilogramos
- Lentejas - 6 kilogramos
- Caldo de verduras - 4 litros
- Salsa de tomate - 8 litros
- Leche de coco - 8 litros
- Mayonesa - 4 litros
- Kétchup - 3 litros
- Mostaza - 2 litros
- Aceite de oliva - 4 litros
- Aceite de girasol - 3 litros
- Vinagre balsámico - 2 litros
- Sal - 2 kilogramo
- Pimienta negra - 500 gramos
- Pimentón - 500 gramos
- Curry en polvo - 500 gramos
- Hierbas italianas - 300 gramos
- Ajo - 1 kilogram
- Perejil - 10 ramos
- Albahaca - 10 manojos
- Manzanas - 180 unidades
- Plátanos - 120 unidades
- Uvas - 15 kilogramos
- Naranjas - 100 unidades
- Melones - 12 unidades
- Yogur - 15 kilogramos
- Muesli - 6 kilogram
- Mix de frutos secos - 4 kilogramo
- Pasas - 2 kilogramos
- Patatas fritas de pimentón - 12 bolsas
- Patatas naturales - 12 bolsas
- Aceitunas - 4 kilogramos
- Frutos secos mixtos - 4 kilogramos
- Galletas - 12 kilogramos
- Brownies - 180 unidades
- Mini muffins - 180 stuks
- Servilletas - 1000 unidades
- Bolsas de papel para almuerzo - 180 unidades
- Film transparente - 4 rollos
- Papel de aluminio - 4 rollos
- Papel de hornear - 4 rollos
- Lavavajillas - 4 botellas
- Pastillas para el lavavajillas - 120 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Limpiador multiusos - 6 botellas
- Spray desinfectante - 4 botellas
- Jabón de manos - 12 frascos
- Desinfectante de manos - 12 botellas
- Bolsas de basura - 120 unidades
- Vasos de papel - 300 unidades
Perchascant. 180
Flechas para señalizacióncant. 24
Números de mesacant. 30
Pulseras para visitantescant. 180

Limpieza

Papeleracant. 12
Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 12

Consejos

Calcula las sillas, vasos, tazas y cubiertos para el número definitivo de participantes más un 10 % de margen. Así puedes cubrir cambios de última hora sin rehacer el pedido.
Prepara al menos un portátil de presentación y un proyector por sala activa, además de un portátil de reserva para sustituir rápidamente un equipo que falle.
Para cada sala con ponencias, reúne micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, cables HDMI, adaptadores, regletas y un enrollacables. Los adaptadores suelen olvidarse cuando los ponentes traen equipos distintos.
Si hay interpretación, reserva un maletín, un micrófono y un transmisor por puesto de intérprete, y comprueba antes cuántos idiomas se usarán en cada sesión.
Para el catering, separa claramente las opciones dietéticas y calcula dos vasos de agua por persona y sesión de pausa. Enfría las bebidas el día anterior y deja jarras, tazas y bandejas listas antes de abrir el registro.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para un congreso internacional?: Compra una silla por participante confirmado y añade un 10 % de margen. Para 200 asistentes, prepara al menos 220 sillas, sin contar las que necesiten los ponentes o el personal si se ubican aparte.
¿Cuándo debo comprar el material técnico del congreso?: Cierra la compra o el alquiler al menos 4 semanas antes. Haz una prueba completa de portátiles, proyectores, micrófonos, cables y adaptadores entre 3 y 7 días antes del congreso.
¿Cuántos micrófonos necesita una sala de ponencias?: Como base, usa un micrófono para el moderador y uno por cada puesto fijo de ponente; añade uno inalámbrico para preguntas del público. Si hay interpretación, calcula además un micrófono por intérprete y por cabina o puesto.
¿Cuánta vajilla y bebida compro para el congreso?: Calcula una taza, un vaso y un juego de cubiertos por persona y servicio, con un 10 % adicional. Para una pausa de una hora, prevé entre 2 y 3 bebidas por persona y confirma las cantidades definitivas con el catering cuando cierres la inscripción.

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