Zo organiseer je een interieurbeurs

Een interieurbeurs organiseren begint niet met tafels neerzetten, maar met een sluitende planning voor standhouders, bezoekers en de locatie. Leg eerst datum, tijden en zaalindeling vast en werk daarna toe naar inschrijvingen, communicatie en de praktische inrichting. Reserveer catering op tijd, controleer het standhoudersbestand en maak de plattegrond pas definitief nadat alle standplaatsen zijn toegewezen. Plan bovendien een apart moment voor transport, techniek en opbouw, zodat je op de beursdag niet nog hoeft te zoeken naar badges, verlenghaspels of bewegwijzering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Beursdatum en tijden vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaalindeling bevestigen
2 personen
3
Standhouders benaderen
2 personen
4
Inschrijvingen van standhouders verwerken
2 personen
5
Standplaatsen toewijzen
2 personen
6
Deelnemersinformatie versturen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Beurswebsite bijwerken
9
Socialmediaberichten plaatsen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Catering reserveren
13
Parkeerinformatie versturen
14
Plattegrond definitief maken
2 personen
15
Naamkaartjes voor standhouders maken
2 personen
16
Bewegwijzering ontwerpen
17
Plattegronden en borden printen
2 personen
18
Standhoudersbestand controleren
19
Toegangslijsten voorbereiden
2 personen
20
Polsbandjes en badges sorteren
2 personen
21
Voorraadlijst afdrukken
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Catering per moment klaarzetten
2 personen
25
Materialen naar locatie brengen
4 personen
26
Laad- en loszone vrijmaken
2 personen
27
Registratiebalie opbouwen
3 personen
28
Standhouders aanmelden
3 personen
29
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
30
Standwanden plaatsen
5 personen
31
Stroompunten verdelen
3 personen
32
Verlichting ophangen
3 personen
33
Standhouders laten inrichten
10 personen
34
Entree en garderobe inrichten
3 personen
35
Cateringpunten inrichten
3 personen
36
Bewegwijzering ophangen
2 personen
37
Toiletten controleren
2 personen
38
Veiligheidsroutes vrijmaken
3 personen
39
Registratiesysteem testen
2 personen
40
Laatste stands controleren
3 personen
41
Teambriefing houden
8 personen
42
Deuren en entree gereedmaken
2 personen

Event

43
Bezoekers ontvangen
4 personen
44
Bezoekers registreren
3 personen
45
Garderobe beheren
2 personen
46
Standhouders ondersteunen
2 personen
47
Koffie en thee serveren
2 personen
48
Hapjes serveren
3 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Koffiepunten bijvullen
51
Afval verzamelen
2 personen
52
Toiletten tussentijds controleren
53
Looppaden vrijhouden
2 personen
54
Fotomomenten vastleggen
55
Laatste bezoekers informeren
2 personen
56
Uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

57
Garderobe leegmaken
2 personen
58
Standhouders laten afbouwen
8 personen
59
Standwanden demonteren
5 personen
60
Tafels en stoelen stapelen
5 personen
61
Decoratie verwijderen
3 personen
62
Stroomkabels oprollen
3 personen
63
Afval naar verzamelpunt brengen
3 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Cateringruimte schoonmaken
2 personen
66
Zaal vegen en dweilen
4 personen
67
Toiletten schoonmaken
2 personen
68
Materialen terugbrengen
4 personen
69
Geleende spullen retourneren
2 personen
70
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
71
Bezoekersaanmeldingen archiveren
72
Standhouders bedankbericht sturen
73
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beursstandwandenaantal 30
Baliotafelsaantal 4
Tafelsaantal 40
Stoelenaantal 120
Statafelsaantal 12
Garderoberekkenaantal 4
Kledinghangersaantal 250
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 6

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Tabletsaantal 3
Mobiele pinautomatenaantal 2
Labelprintersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Handlampenaantal 6
Stekkerdozenaantal 20
Verlenghaspelsaantal 12
USB-opladersaantal 8

Verlichting

Ledspotsaantal 20
Lichtsnoerenaantal 12
Reserve-ledlampenaantal 10

Servies

Koffiekopjesaantal 150
Theeglazenaantal 150
Waterglazenaantal 200
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Koffiekannenaantal 6
Thermoskannenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 45
Plantenaantal 30
Decoratieve vazenaantal 20
Decoratieve kussensaantal 40
Fotolijstenaantal 20
Tafeldecoratieaantal 30
Beursbanierenaantal 8
Pijlbordenaantal 20
Informatiebordenaantal 12
Badgehoudersaantal 150
Polsbandjesaantal 600
Naamkaartjesaantal 150
Pennenaantal 50
Klembordenaantal 8
Printpapieraantal 3
Plakbandaantal 12
Dubbelzijdige tapeaantal 8
Tie-wrapsaantal 300
Scharenaantal 10
Stanleymessenaantal 4
Meetlintenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
dienbladenaantal 12
Koelboxthermometersaantal 4

Schoonmaak

Stofzuigersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handzeepdispensersaantal 8
Afvalbakkenaantal 16

Catering

Boodschappen

Tips

Benader standhouders voordat je de plattegrond definitief maakt. Houd per stand de benodigde ruimte, contactgegevens en inschrijfstatus bij en wijs plaatsen pas toe nadat je alle aanmeldingen hebt gecontroleerd.
Werk met vaste communicatiemomenten: stuur deelnemersinformatie zodra hun standplaats bekend is en verstuur parkeerinformatie uiterlijk enkele dagen voor de beurs. Vermeld daarin ook de opbouwtijd, toegang en laad- en losroute.
Maak de bezoekersstroom zichtbaar met een plattegrond, borden en afzetpalen. Print extra exemplaren en leg ze bij de ingang, registratiebalie en garderobe; zo hoef je tijdens de beurs niet steeds dezelfde route uit te leggen.
Controleer stroompunten per stand voordat je ledspots, laptops, mobiele pinautomaten en stekkerdozen verdeelt. Tel verlenghaspels en USB-opladers vooraf en neem reserve-ledlampen mee voor een defect tijdens de beurs.
Plan catering per moment in plaats van alles tegelijk klaar te zetten. Koel dranken vooraf, zet koffie- en theebenodigdheden apart en verwerk dieetwensen in een lijst die de cateraar én het team op locatie krijgen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een interieurbeurs organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, locatie en standhouders. Reserveer catering en regel techniek zodra het verwachte aantal deelnemers bekend is; stuur praktische deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de beurs.
Wanneer maak je de plattegrond van een interieurbeurs?: Maak eerst een voorlopige indeling en wijs standplaatsen toe zodra de inschrijvingen grotendeels binnen zijn. Zet de plattegrond uiterlijk 1 week vooraf definitief, zodat je borden, badges en communicatie op dezelfde indeling kunt baseren.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een interieurbeurs?: Plan minstens 3 uur voor het plaatsen van beursstandwanden, tafels, stoelen, verlichting en bewegwijzering. Voeg extra tijd toe als standhouders zelf materialen lossen of als laptops, pinautomaten en catering op meerdere plekken moeten worden aangesloten.
Wat moet je op de dag van een interieurbeurs als eerste controleren?: Controleer vóór opening eerst de toegangslijsten, badges, plattegrond en bewegwijzering. Loop daarna alle stands langs op stroom, verlichting en betaalapparatuur en zet dranken en catering minimaal 30 minuten vóór het eerste ontvangst klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.