Organiser un salon de l’intérieur, étape par étape

Pour organiser un salon de l’intérieur, commencez par verrouiller la date, les horaires et la configuration de la salle avant de contacter les exposants. Les inscriptions et l’attribution des emplacements déterminent ensuite le plan, les accès et la signalétique. Prévoyez un calendrier de communication, puis réservez la restauration en fonction des besoins alimentaires recueillis. La dernière semaine sert surtout à vérifier les fichiers, imprimer les supports et préparer le matériel avant son acheminement sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires du salon
2 personnes
2
Confirmer le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
3
Contacter les exposants
2 personnes
4
Traiter les inscriptions des exposants
2 personnes
5
Attribuer les emplacements
2 personnes
6
Envoyer les informations aux participants
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Mettre à jour le site web du salon
9
Publier des messages sur les réseaux sociaux
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Réserver le catering
13
Envoyer les infos de parking
14
Finaliser le plan
2 personnes
15
Créer des badges nominatifs pour les exposants
2 personnes
16
Concevoir la signalétique
17
Imprimer les plans et les panneaux
2 personnes
18
Vérifier le fichier des exposants
19
Préparer les listes d’accès
2 personnes
20
Trier les bracelets et les badges
2 personnes
21
Imprimer la liste des stocks
22
Faire les courses
3 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Préparer la restauration pour chaque moment
2 personnes
25
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
26
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
27
Installer le comptoir d'enregistrement
3 personnes
28
Inscrire les exposants
3 personnes
29
Installer les tables et les chaises
5 personnes
30
Installer les parois des stands
5 personnes
31
Répartir les points d'alimentation
3 personnes
32
Installer l'éclairage
3 personnes
33
Faire installer les exposants
10 personnes
34
Aménager l'entrée et le vestiaire
3 personnes
35
Installer les points de restauration
3 personnes
36
Installer la signalétique
2 personnes
37
Vérifier les toilettes
2 personnes
38
Dégager les voies de sécurité
3 personnes
39
Tester le système d'inscription
2 personnes
40
Vérifier les derniers stands
3 personnes
41
Faire le briefing d’équipe
8 personnes
42
Préparer les portes et l’entrée
2 personnes

Événement

43
Accueillir les visiteurs
4 personnes
44
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
45
Gérer le vestiaire
2 personnes
46
Soutenir les exposants
2 personnes
47
Servir le café et le thé
2 personnes
48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Réapprovisionner les points café
51
Rassembler les déchets
2 personnes
52
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
53
Dégager les allées
2 personnes
54
Immortaliser les moments photo
55
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
56
Encadrer la sortie
2 personnes

Suivi

57
Vider le vestiaire
2 personnes
58
Faire démonter les stands
8 personnes
59
Démonter les cloisons du stand
5 personnes
60
Empiler les tables et les chaises
5 personnes
61
Retirer la décoration
3 personnes
62
Enrouler les câbles d’alimentation
3 personnes
63
Apporter les déchets au point de collecte
3 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Nettoyer l’espace de restauration
2 personnes
66
Balayer et laver la salle
4 personnes
67
Nettoyer les toilettes
2 personnes
68
Rapporter le matériel
4 personnes
69
Rendre les articles empruntés
2 personnes
70
Ranger le stock restant
2 personnes
71
Archiver les inscriptions des visiteurs
72
Envoyer un message de remerciement aux exposants
73
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Parois de stand de salonqté 30
Tables d'accueilqté 4
Tablesqté 40
Chaisesqté 120
Tables hautesqté 12
Portantsqté 4
Cintresqté 250
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 6

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Tablettesqté 3
Terminaux de paiement mobilesqté 2
Imprimantes d’étiquettesqté 2
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Lampes de pocheqté 6
Multiprisesqté 20
Rallonges électriquesqté 12
Chargeurs USBqté 8

Éclairage

Projecteurs LEDqté 20
Guirlandes lumineusesqté 12
Ampoules LED de rechangeqté 10

Vaisselle

Tasses à caféqté 150
Verres à théqté 150
Verres à eauqté 200
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 8

Décoration

Nappesqté 45
Plantesqté 30
Vases décoratifsqté 20
Coussins décoratifsqté 40
Cadres photoqté 20
Décoration de tableqté 30
Banderoles de salonqté 8
Panneaux indicateursqté 20
Panneaux d'informationqté 12
Porte-badgesqté 150
Braceletsqté 600
Badges nominatifsqté 150
Stylosqté 50
Presse-papiersqté 8
Papier d’impressionqté 3
Ruban adhésifqté 12
Ruban adhésif double faceqté 8
Attaches-câblesqté 300
Ciseauxqté 10
Couteaux Stanleyqté 4
Mètres rubansqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Louchesqté 8
plateauxqté 12
Thermomètres pour glacièresqté 4

Nettoyage

Aspirateursqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Poubellesqté 16

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la salle et ses horaires avant d’ouvrir les inscriptions : le nombre de stands, de tables et de chaises dépend directement de l’agencement disponible.
Demandez les besoins techniques et alimentaires des exposants dès l’inscription. Relancez les dossiers incomplets au plus tard 10 jours avant le salon pour éviter de refaire le plan au dernier moment.
Attribuez les emplacements avant d’envoyer les informations pratiques. Faites figurer sur le plan les stands, l’accueil, les accès, les tables hautes et les zones de circulation.
Préparez la signalétique et les badges au moins 3 jours avant l’ouverture. Imprimez aussi une version de secours du plan et de la liste des exposants si une modification survient sur place.
Organisez l’installation par zones : stands, accueil, boissons et éclairage. Testez les ordinateurs, tablettes, terminaux de paiement, multiprises et rallonges avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon de l’intérieur ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières semaines servent à confirmer la salle, recruter les exposants et ouvrir les inscriptions ; gardez les 7 derniers jours pour les vérifications et l’installation.
Quand attribuer les emplacements aux exposants ?: Attribuez les emplacements dès que les inscriptions principales sont confirmées, généralement 3 à 4 semaines avant le salon. Envoyez ensuite le plan, les horaires d’arrivée et les consignes de stationnement afin de limiter les changements de dernière minute.
Combien de temps prévoir pour installer un salon de l’intérieur ?: Prévoyez au moins 3 heures pour une installation comprenant cloisons, tables, chaises, éclairage, signalétique et accueil. Ajoutez 30 minutes pour tester les appareils électriques et les terminaux de paiement avant l’ouverture.
Quand acheter et préparer les boissons et la restauration ?: Confirmez le catering après avoir recueilli les besoins alimentaires, idéalement 10 à 14 jours avant le salon. Achetez les consommables dans les 2 ou 3 jours précédents et mettez les boissons au frais la veille.

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