Cómo organizar una feria de interiorismo paso a paso

Organizar una feria de interiorismo exige coordinar expositores, espacios, horarios y visitantes mucho antes del montaje. Empieza cerrando la fecha, la sala y el plano; después confirma quién participa y qué necesita cada puesto. Las inscripciones, la señalización y la información de acceso deben quedar listas antes de imprimir acreditaciones y planos. En los últimos días, revisa inventario, bebidas, catering, conexiones eléctricas y el transporte de materiales al recinto.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y los horarios de la feria
2 personas
2
Confirmar la ubicación y la distribución de la sala
2 personas
3
Contactar con los expositores
2 personas
4
Gestionar las inscripciones de los expositores
2 personas
5
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
6
Enviar información a los participantes
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Actualizar el sitio web de la feria
9
Publicar mensajes en redes sociales
10
Gestionar inscripciones
2 personas
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Reservar el catering
13
Enviar la información de aparcamiento
14
Dejar definitivo el plano
2 personas
15
Crear tarjetas con nombre para los expositores
2 personas
16
Diseñar la señalización
17
Imprimir planos y carteles
2 personas
18
Comprobar la base de expositores
19
Preparar las listas de acceso
2 personas
20
Clasificar las pulseras y las acreditaciones
2 personas
21
Imprimir la lista de inventario
22
Hacer la compra
3 personas
23
Enfriar bebidas
2 personas
24
Preparar el catering por momento
2 personas
25
Llevar materiales al lugar
4 personas
26
Despejar la zona de carga y descarga
2 personas
27
Montar el mostrador de registro
3 personas
28
Registrar a los expositores
3 personas
29
Colocar mesas y sillas
5 personas
30
Instalar los paneles del stand
5 personas
31
Repartir los puntos de electricidad
3 personas
32
Colgar la iluminación
3 personas
33
Permitir que los expositores monten sus stands
10 personas
34
Montar la entrada y el guardarropa
3 personas
35
Montar los puntos de catering
3 personas
36
Colgar señalización
2 personas
37
Comprobar los baños
2 personas
38
Despejar las rutas de seguridad
3 personas
39
Probar el sistema de registro
2 personas
40
Comprobar los últimos stands
3 personas
41
Hacer briefing al equipo
8 personas
42
Preparar las puertas y la entrada
2 personas

Evento

43
Recibir a los visitantes
4 personas
44
Registrar a los visitantes
3 personas
45
Gestionar el guardarropa
2 personas
46
Apoyar a los expositores
2 personas
47
Servir café y té
2 personas
48
Servir aperitivos
3 personas
49
Rellenar las bebidas
2 personas
50
Rellenar las estaciones de café
51
Recoger la basura
2 personas
52
Comprobar los baños periódicamente
53
Mantener despejados los pasillos
2 personas
54
Capturar los momentos fotográficos
55
Informar a los últimos visitantes
2 personas
56
Guiar la salida
2 personas

Seguimiento

57
Vaciar el guardarropa
2 personas
58
Indicar a los expositores que desmonten
8 personas
59
Desmontar los paneles del stand
5 personas
60
Apilar mesas y sillas
5 personas
61
Retirar la decoración
3 personas
62
Enrollar los cables eléctricos
3 personas
63
Llevar los residuos al punto de recogida
3 personas
64
Lavar la vajilla
3 personas
65
Limpiar la zona de catering
2 personas
66
Barr er y fregar el suelo del salón
4 personas
67
Limpiar los baños
2 personas
68
Devolver los materiales
4 personas
69
Devolver los objetos prestados
2 personas
70
Guardar el stock restante
2 personas
71
Archivar las inscripciones de visitantes
72
Enviar mensaje de agradecimiento a los expositores
73
Registrar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Paredes del stand de feriacant. 30
Mesas de bailecant. 4
Mesascant. 40
Sillascant. 120
Mesas altascant. 12
Percheroscant. 4
Perchascant. 250
Postes separadorescant. 12
Cinta de balizamientocant. 6

Equipo

Portátilescant. 3
Tabletscant. 3
Terminales de pago móvilescant. 2
Impresoras de etiquetascant. 2
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Linternas de manocant. 6
Regletascant. 20
Enrollacablescant. 12
Cargadores USBcant. 8

Iluminación

Focos LEDcant. 20
Guirnaldas de lucescant. 12
Lámparas LED de repuestocant. 10

Vajilla

Tazas de cafécant. 150
Vasos de técant. 150
Vasos para aguacant. 200
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 6
Termoscant. 8

Decoración

Mantelescant. 45
Plantascant. 30
Jarrones decorativoscant. 20
Cojines decorativoscant. 40
Marcos de fotoscant. 20
Decoración de mesacant. 30
Banderas publicitariascant. 8
Carteles direccionalescant. 20
Paneles informativoscant. 12
Portabadgescant. 150
Pulserascant. 600
Tarjetas de nombrecant. 150
Bolígrafoscant. 50
Portapapelescant. 8
Papel de impresióncant. 3
Cinta adhesivacant. 12
Cinta adhesiva de doble caracant. 8
Bridascant. 300
Tijerascant. 10
Cúterescant. 4
Cintas métricascant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de pancant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Cucharonescant. 8
bandejascant. 12
Termómetros para nevera portátilcant. 4

Limpieza

Aspiradorascant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Paños de limpiezacant. 30
Dispensadores de jabón de manoscant. 8
Papeleracant. 16

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, los horarios y la distribución de la sala antes de contactar con todos los expositores. Si el plano cambia después de asignar los puestos, tendrás que rehacer tarjetas, carteles, planos y comunicaciones.
Pide las inscripciones y las preferencias dietéticas con una fecha límite de al menos 10 días antes de la feria. Así puedes confirmar el catering, preparar las listas de acceso y enviar instrucciones de aparcamiento sin perseguir respuestas durante el montaje.
Deja definitivo el plano entre 5 y 7 días antes del evento y comprueba que cada puesto tenga espacio para paredes, mesas, sillas y circulación. Reserva también zonas para percheros, mesas altas y postes separadores; suelen olvidarse porque no forman parte del stand principal.
Haz una prueba técnica la víspera: conecta portátiles, tablets, terminales de pago, impresoras de etiquetas y regletas. Lleva enrollacables, cargadores USB, linternas y lámparas LED de repuesto; una toma lejana o una luz que falla puede bloquear un puesto entero.
Prepara el catering por momentos y enfría las bebidas antes de abrir las puertas. Cuenta por separado tazas de café, vasos de té, vasos de agua, platos y cubiertos, y traslada los materiales al recinto con una lista de inventario impresa.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de interiorismo?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar la sala, fijar horarios y contactar con expositores. Deja las tareas de impresión, acreditaciones, catering y compras cerradas durante la última semana.
¿Cuándo hay que cerrar la distribución de los stands?: Cierra el plano definitivo entre 5 y 7 días antes de la feria. Después de ese momento, cambia solo lo imprescindible para no rehacer señalización, planos, tarjetas con nombres y listas de acceso.
¿Cuándo se debe reservar el catering para una feria?: Reserva el catering al menos 10 días antes, cuando ya tengas las inscripciones y las preferencias dietéticas. Confirma las cantidades 3 o 4 días antes y separa el servicio por momentos de la jornada.
¿Qué hay que revisar el día antes de una feria de interiorismo?: Comprueba durante la víspera el plano, el inventario, las acreditaciones, la iluminación y todas las conexiones eléctricas. Enfría las bebidas, prepara el catering inicial y lleva al recinto los materiales con una lista para verificar cada entrega.

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