Eine Einrichtungsmesse Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Einrichtungsmesse beginnt die Arbeit nicht mit dem Aufbau, sondern mit Termin, Raumaufteilung und der Gewinnung der Aussteller. Danach folgen Anmeldungen, Standplatzvergabe und alle Informationen, die Teilnehmer vorab brauchen. Plane außerdem Besucherführung, Parkhinweise, Catering und Technik so, dass am Veranstaltungstag niemand improvisieren muss. Besonders häufig fehlen rechtzeitig geprüfte Ausstellerverzeichnisse, fertige Zutrittslisten und ausreichend Stromanschlüsse an den Ständen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Messetermin und Uhrzeiten festlegen
2 Personen
2
Location und Raumaufteilung bestätigen
2 Personen
3
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
4
Anmeldungen von Standbetreibern bearbeiten
2 Personen
5
Standplätze zuweisen
2 Personen
6
Teilnehmerinformationen versenden
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Messe-Website aktualisieren
9
Social-Media-Beiträge posten
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Catering reservieren
13
Parkinformationen versenden
14
Lageplan finalisieren
2 Personen
15
Namensschilder für Aussteller erstellen
2 Personen
16
Beschilderung entwerfen
17
Lagepläne und Schilder drucken
2 Personen
18
Ausstellerverzeichnis prüfen
19
Zutrittslisten vorbereiten
2 Personen
20
Armbänder und Badges sortieren
2 Personen
21
Vorratsliste ausdrucken
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Getränke kühlen
2 Personen
24
Catering je nach Zeitpunkt bereitstellen
2 Personen
25
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
26
Lade- und Entladezone freimachen
2 Personen
27
Registrierungstresen aufbauen
3 Personen
28
Ausstellende anmelden
3 Personen
29
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
30
Standwände aufstellen
5 Personen
31
Stromanschlüsse verteilen
3 Personen
32
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
33
Aussteller beim Einrichten unterstützen
10 Personen
34
Eingang und Garderobe einrichten
3 Personen
35
Cateringstationen einrichten
3 Personen
36
Beschilderung anbringen
2 Personen
37
Toiletten kontrollieren
2 Personen
38
Sicherheitswege freimachen
3 Personen
39
Registrierungssystem testen
2 Personen
40
Letzte Stände kontrollieren
3 Personen
41
Teambriefing durchführen
8 Personen
42
Türen und Eingang vorbereiten
2 Personen

Event

43
Besucher empfangen
4 Personen
44
Besucher registrieren
3 Personen
45
Garderobe verwalten
2 Personen
46
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
47
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
48
Snacks servieren
3 Personen
49
Getränke nachfüllen
2 Personen
50
Kaffeestationen auffüllen
51
Abfall sammeln
2 Personen
52
Toiletten zwischendurch kontrollieren
53
Fluchtwege freihalten
2 Personen
54
Fotomomente festhalten
55
Letzte Besucher informieren
2 Personen
56
Ausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

57
Garderobe leeren
2 Personen
58
Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen
8 Personen
59
Standwände abbauen
5 Personen
60
Tische und Stühle stapeln
5 Personen
61
Dekoration entfernen
3 Personen
62
Stromkabel aufrollen
3 Personen
63
Abfall zum Sammelpunkt bringen
3 Personen
64
Geschirr abwaschen
3 Personen
65
Cateringbereich reinigen
2 Personen
66
Saal fegen und wischen
4 Personen
67
Toiletten reinigen
2 Personen
68
Materialien zurückbringen
4 Personen
69
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
70
Restbestand einlagern
2 Personen
71
Besucheranmeldungen archivieren
72
Dankesnachricht an Aussteller senden
73
Fundgegenstände registrieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MessewändeAnz. 30
Baliotische TischeAnz. 4
TischeAnz. 40
StühleAnz. 120
StehtischeAnz. 12
GarderobenständerAnz. 4
KleiderbügelAnz. 250
AbsperrpfostenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 6

Ausstattung

LaptopsAnz. 3
TabletsAnz. 3
Mobile KartenterminalsAnz. 2
EtikettendruckerAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
HandlampenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 20
VerlängerungskabelAnz. 12
USB-LadegeräteAnz. 8

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 20
LichterkettenAnz. 12
Ersatz-LED-LampenAnz. 10

Geschirr

KaffeetassenAnz. 150
TeegläserAnz. 150
WassergläserAnz. 200
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12
KaffeekannenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8

Dekoration

TischdeckenAnz. 45
PflanzenAnz. 30
Dekorative VasenAnz. 20
Dekorative KissenAnz. 40
BilderrahmenAnz. 20
TischdekorationAnz. 30
MessebannerAnz. 8
WegweiserAnz. 20
InfotafelnAnz. 12
BadgehalterAnz. 150
ArmbänderAnz. 600
NamensschilderAnz. 150
StifteAnz. 50
KlemmbretterAnz. 8
DruckpapierAnz. 3
KlebebandAnz. 12
Doppelseitiges KlebebandAnz. 8
KabelbinderAnz. 300
ScherenAnz. 10
CuttermesserAnz. 4
MessbänderAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 6
BrotmesserAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8
TablettsAnz. 12
KühlboxthermometerAnz. 4

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
PutzlappenAnz. 30
HandseifenspenderAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 16

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin und Öffnungszeiten fest, bevor du Aussteller ansprichst. Schicke Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vor der Messe und nenne darin Anfahrt, Parken, Aufbauzeiten und den zugewiesenen Standplatz.
Bearbeite Ausstelleranmeldungen fortlaufend und bestätige jeden Stand schriftlich. Finalisiere die Standplatzvergabe mindestens 10 Tage vor dem Termin, damit Namensschilder, Lageplan und Ausstellerverzeichnis korrekt erstellt werden können.
Plane die Besucherführung vom Eingang bis zu den Ständen. Drucke Lagepläne, Schilder, Badges und Zutrittslisten spätestens am Vortag; kurzfristige Änderungen führen sonst schnell zu falschen Ausstellerangaben.
Prüfe Strom und Technik je Stand, bevor Messewände und Tische aufgebaut werden. Zähle Verlängerungskabel, USB-Ladegeräte, Laptops, Tablets und mobile Kartenterminals und teste jedes Gerät am Aufbauort.
Stimme Catering und Getränke auf den Zeitplan ab. Getränke sollten vor Einlass gekühlt sein; stelle Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Tassen, Gläser und Serviermaterial mindestens 60 Minuten vor dem ersten Programmpunkt bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Einrichtungsmesse organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Location und Ausstelleransprache. Die Standplatzvergabe und Teilnehmerinformationen sollten spätestens 10 Tage vor der Messe abgeschlossen sein.
Wann muss die Standaufteilung für eine Einrichtungsmesse feststehen?: Finalisiere die Raumaufteilung und Standplätze etwa 10 Tage vor dem Termin. So bleiben noch genügend Arbeitstage für Lageplan, Beschilderung, Namensschilder und das Ausstellerverzeichnis.
Wie viele Getränke braucht man für eine Einrichtungsmesse?: Plane für die erste Stunde ungefähr 2 bis 3 Getränke pro anwesender Person und danach etwa 1 Getränk pro Stunde. Berücksichtige zusätzlich Kaffee, Tee und Wasser für Aussteller, die während des gesamten Tages am Stand bleiben.
Wann sollte das Catering bei einer Einrichtungsmesse bereitstehen?: Kaffee, Tee und Wasser sollten mindestens 60 Minuten vor dem Einlass vorbereitet sein. Speisen stellst du passend zu den Pausen bereit und prüfst die erfassten Ernährungswünsche spätestens 3 Tage vorher.

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