Interieurbeurs organiseren: checklist en planning

Een interieurbeurs vraagt vooral om strakke afstemming tussen standhouders, locatie en bezoekersinformatie. Leg eerst datum, tijden en zaalindeling vast en werk daarna toe naar inschrijvingen, standplaatsen en communicatie. In de laatste weken verschuift de aandacht naar plattegronden, badges, toegangslijsten, catering en techniek. Deze checklist bevat 73 taken en 68 spullen, zodat je niet pas tijdens de opbouw ontdekt dat er een verlenghaspel, naamkaartje of gekoelde drank ontbreekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Beursdatum en tijden vastleggen
2 personen
Locatie en zaalindeling bevestigen
2 personen
Standhouders benaderen
2 personen
Inschrijvingen van standhouders verwerken
2 personen
Standplaatsen toewijzen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Beurswebsite bijwerken
Socialmediaberichten plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Parkeerinformatie versturen
Plattegrond definitief maken
2 personen
Naamkaartjes voor standhouders maken
2 personen
Bewegwijzering ontwerpen
Plattegronden en borden printen
2 personen
Standhoudersbestand controleren
Toegangslijsten voorbereiden
2 personen
Polsbandjes en badges sorteren
2 personen
Voorraadlijst afdrukken
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering per moment klaarzetten
2 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Laad- en loszone vrijmaken
2 personen
Registratiebalie opbouwen
3 personen
Standhouders aanmelden
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Standwanden plaatsen
5 personen
Stroompunten verdelen
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Standhouders laten inrichten
10 personen
Entree en garderobe inrichten
3 personen
Cateringpunten inrichten
3 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Veiligheidsroutes vrijmaken
3 personen
Registratiesysteem testen
2 personen
Laatste stands controleren
3 personen
Teambriefing houden
8 personen
Deuren en entree gereedmaken
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Garderobe beheren
2 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffiepunten bijvullen
Afval verzamelen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Looppaden vrijhouden
2 personen
Fotomomenten vastleggen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Garderobe leegmaken
2 personen
Standhouders laten afbouwen
8 personen
Standwanden demonteren
5 personen
Tafels en stoelen stapelen
5 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Stroomkabels oprollen
3 personen
Afval naar verzamelpunt brengen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Cateringruimte schoonmaken
2 personen
Zaal vegen en dweilen
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materialen terugbrengen
4 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Bezoekersaanmeldingen archiveren
Standhouders bedankbericht sturen
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beursstandwandenaantal 30
Baliotafelsaantal 4
Tafelsaantal 40
Stoelenaantal 120
Statafelsaantal 12
Garderoberekkenaantal 4
Kledinghangersaantal 250
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 6

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Tabletsaantal 3
Mobiele pinautomatenaantal 2
Labelprintersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Handlampenaantal 6
Stekkerdozenaantal 20
Verlenghaspelsaantal 12
USB-opladersaantal 8

Verlichting

Ledspotsaantal 20
Lichtsnoerenaantal 12
Reserve-ledlampenaantal 10

Servies

Koffiekopjesaantal 150
Theeglazenaantal 150
Waterglazenaantal 200
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Koffiekannenaantal 6
Thermoskannenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 45
Plantenaantal 30
Decoratieve vazenaantal 20
Decoratieve kussensaantal 40
Fotolijstenaantal 20
Tafeldecoratieaantal 30
Beursbanierenaantal 8
Pijlbordenaantal 20
Informatiebordenaantal 12
Badgehoudersaantal 150
Polsbandjesaantal 600
Naamkaartjesaantal 150
Pennenaantal 50
Klembordenaantal 8
Printpapieraantal 3
Plakbandaantal 12
Dubbelzijdige tapeaantal 8
Tie-wrapsaantal 300
Scharenaantal 10
Stanleymessenaantal 4
Meetlintenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
dienbladenaantal 12
Koelboxthermometersaantal 4

Schoonmaak

Stofzuigersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handzeepdispensersaantal 8
Afvalbakkenaantal 16

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de standindeling pas definitief nadat de inschrijvingen zijn gecontroleerd. Houd rekening met beursstandwanden, balietafels, tafels, stoelen en de loopruimte tussen stands.
Stuur deelnemersinformatie en parkeerinformatie niet in één losse update vlak voor de beurs. Verstuur de praktische informatie uiterlijk een week vooraf en werk de beurswebsite en socialmediaberichten daarna bij bij wijzigingen.
Maak voor de entree aparte lijsten voor standhouders en bezoekers. Sorteer polsbandjes, badges en naamkaartjes per groep en leg laptops, tablets, mobiele pinautomaten en labelprinters op één controleplek klaar.
Controleer de stroompunten tijdens een locatiebezoek en tel stekkerdozen, verlenghaspels en USB-opladers per zone. Neem handlampen, reserve-ledlampen en extra verlichting mee voor donkere hoeken en de opbouw.
Plan catering per moment in plaats van alles tegelijk klaar te zetten. Koel dranken vooraf in koelboxen, controleer koffiezetapparaten en waterkokers en zet kopjes, glazen, borden, bestek en serveermaterialen apart per uitgiftepunt.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een interieurbeurs organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, locatie en zaalindeling. Benader standhouders direct daarna, zodat je uiterlijk 4 weken voor de beurs de standplaatsen en deelnemersinformatie kunt vastleggen.
Wanneer moet de plattegrond van een interieurbeurs definitief zijn?: Maak een eerste indeling zodra de eerste inschrijvingen binnen zijn en sluit de plattegrond ongeveer 2 weken vooraf. Print plattegronden en bewegwijzering pas nadat standhoudersbestand en toegangslijsten zijn gecontroleerd.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een interieurbeurs?: Reserveer minimaal 3 uur voor het plaatsen van standwanden, tafels, verlichting, bewegwijzering en techniek. Plan daarnaast 30 minuten voor een laatste controle van badges, pinautomaten, catering en looproutes.
Wanneer regel ik catering voor een interieurbeurs?: Reserveer de catering uiterlijk 4 weken vooraf en verzamel dieetwensen zodra bezoekers of standhouders zich aanmelden. Controleer 2 dagen vooraf de aantallen en zet dranken, servies en catering per moment klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.