Checklist para organizar una feria de interiorismo sin olvidar nada

Una feria de interiorismo necesita coordinación mucho antes de abrir las puertas: fecha, sala, expositores, puestos, accesos y comunicación deben encajar. Después vienen el plano definitivo, las acreditaciones, la señalización, el catering y la preparación del material técnico. Esta checklist reúne 73 tareas y 68 artículos para avanzar en orden, desde las primeras confirmaciones hasta el montaje en el recinto. También ayuda a detectar lo que suele llegar tarde: preferencias dietéticas, listas de acceso, bebidas frías, cables y carteles impresos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y los horarios de la feria
2 personas
Confirmar la ubicación y la distribución de la sala
2 personas
Contactar con los expositores
2 personas
Gestionar las inscripciones de los expositores
2 personas
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
Enviar información a los participantes
Enviar invitaciones
2 personas
Actualizar el sitio web de la feria
Publicar mensajes en redes sociales
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Enviar la información de aparcamiento
Dejar definitivo el plano
2 personas
Crear tarjetas con nombre para los expositores
2 personas
Diseñar la señalización
Imprimir planos y carteles
2 personas
Comprobar la base de expositores
Preparar las listas de acceso
2 personas
Clasificar las pulseras y las acreditaciones
2 personas
Imprimir la lista de inventario
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el catering por momento
2 personas
Llevar materiales al lugar
4 personas
Despejar la zona de carga y descarga
2 personas
Montar el mostrador de registro
3 personas
Registrar a los expositores
3 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Instalar los paneles del stand
5 personas
Repartir los puntos de electricidad
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Permitir que los expositores monten sus stands
10 personas
Montar la entrada y el guardarropa
3 personas
Montar los puntos de catering
3 personas
Colgar señalización
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Despejar las rutas de seguridad
3 personas
Probar el sistema de registro
2 personas
Comprobar los últimos stands
3 personas
Hacer briefing al equipo
8 personas
Preparar las puertas y la entrada
2 personas

Evento

Recibir a los visitantes
4 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Rellenar las estaciones de café
Recoger la basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Mantener despejados los pasillos
2 personas
Capturar los momentos fotográficos
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Guiar la salida
2 personas

Seguimiento

Vaciar el guardarropa
2 personas
Indicar a los expositores que desmonten
8 personas
Desmontar los paneles del stand
5 personas
Apilar mesas y sillas
5 personas
Retirar la decoración
3 personas
Enrollar los cables eléctricos
3 personas
Llevar los residuos al punto de recogida
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la zona de catering
2 personas
Barr er y fregar el suelo del salón
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Devolver los materiales
4 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Archivar las inscripciones de visitantes
Enviar mensaje de agradecimiento a los expositores
Registrar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Paredes del stand de feriacant. 30
Mesas de bailecant. 4
Mesascant. 40
Sillascant. 120
Mesas altascant. 12
Percheroscant. 4
Perchascant. 250
Postes separadorescant. 12
Cinta de balizamientocant. 6

Equipo

Portátilescant. 3
Tabletscant. 3
Terminales de pago móvilescant. 2
Impresoras de etiquetascant. 2
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Linternas de manocant. 6
Regletascant. 20
Enrollacablescant. 12
Cargadores USBcant. 8

Iluminación

Focos LEDcant. 20
Guirnaldas de lucescant. 12
Lámparas LED de repuestocant. 10

Vajilla

Tazas de cafécant. 150
Vasos de técant. 150
Vasos para aguacant. 200
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 6
Termoscant. 8

Decoración

Mantelescant. 45
Plantascant. 30
Jarrones decorativoscant. 20
Cojines decorativoscant. 40
Marcos de fotoscant. 20
Decoración de mesacant. 30
Banderas publicitariascant. 8
Carteles direccionalescant. 20
Paneles informativoscant. 12
Portabadgescant. 150
Pulserascant. 600
Tarjetas de nombrecant. 150
Bolígrafoscant. 50
Portapapelescant. 8
Papel de impresióncant. 3
Cinta adhesivacant. 12
Cinta adhesiva de doble caracant. 8
Bridascant. 300
Tijerascant. 10
Cúterescant. 4
Cintas métricascant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de pancant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Cucharonescant. 8
bandejascant. 12
Termómetros para nevera portátilcant. 4

Limpieza

Aspiradorascant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Paños de limpiezacant. 30
Dispensadores de jabón de manoscant. 8
Papeleracant. 16

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, los horarios y la distribución de la sala antes de asignar puestos. Si el plano cambia después, tendrás que rehacer la información enviada a los expositores, los carteles y las listas de acceso.
No esperes a la última semana para contactar con los expositores. Recoge sus inscripciones, necesidades y preferencias, y envía la información del evento cuando el plano y las normas de acceso estén suficientemente definidos.
Prepara la señalización y los planos en formato impreso, no solo en el sitio web. Reserva tiempo para comprobar nombres, ubicaciones y flechas antes de imprimir, especialmente si hay 73 tareas coordinadas.
Haz una comprobación técnica del recinto antes del montaje: portátiles, tablets, terminales de pago, impresoras de etiquetas, regletas, enrollacables y cargadores USB deben estar disponibles y cargados.
Organiza el catering por momentos y enfría las bebidas con antelación. Cuenta también tazas, vasos, platos, cubiertos, bandejas y pinzas; estos artículos suelen olvidarse aunque las máquinas de café y las neveras ya estén preparadas.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo debo empezar a organizar una feria de interiorismo?: Empieza varias semanas antes de la fecha, porque primero debes fijar horarios, confirmar la sala y contactar con los expositores. Deja cerrados el plano, las inscripciones y la señalización antes de la semana del evento.
¿Qué hay que preparar para los expositores de una feria de interiorismo?: Prepara sus espacios, tarjetas con nombre, información práctica, listas de acceso y acreditaciones. Envía los datos finales cuando el plano esté definitivo y comprueba la base de expositores antes de imprimir.
¿Qué material técnico se necesita para una feria de interiorismo?: Como mínimo, revisa portátiles o tablets, terminales de pago, impresoras de etiquetas, regletas, enrollacables y cargadores USB. Haz una prueba de conexión y carga el equipo el día anterior o varias horas antes de abrir.
¿Cuándo se prepara el catering de una feria?: Reserva el catering después de recoger las preferencias dietéticas y confirma las cantidades con antelación. Organiza la preparación por momentos, enfría las bebidas antes de la llegada y coloca la vajilla antes de que empiece la recepción.

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