Checklist pour organiser un Salon de l’intérieur

Un Salon de l’intérieur demande une coordination précise entre les exposants, l’aménagement de la salle et l’accueil des visiteurs. Cette checklist regroupe 73 tâches et 68 éléments à prévoir, dans l’ordre où ils deviennent utiles. Vous y trouverez les échéances pour confirmer le lieu, attribuer les emplacements, gérer les inscriptions et préparer la signalétique. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés : badges, accès, alimentation électrique, boissons fraîches et acheminement du matériel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires du salon
2 personnes
Confirmer le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Traiter les inscriptions des exposants
2 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Envoyer les invitations
2 personnes
Mettre à jour le site web du salon
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Envoyer les infos de parking
Finaliser le plan
2 personnes
Créer des badges nominatifs pour les exposants
2 personnes
Concevoir la signalétique
Imprimer les plans et les panneaux
2 personnes
Vérifier le fichier des exposants
Préparer les listes d’accès
2 personnes
Trier les bracelets et les badges
2 personnes
Imprimer la liste des stocks
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer la restauration pour chaque moment
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
3 personnes
Inscrire les exposants
3 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Installer les parois des stands
5 personnes
Répartir les points d'alimentation
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Faire installer les exposants
10 personnes
Aménager l'entrée et le vestiaire
3 personnes
Installer les points de restauration
3 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Dégager les voies de sécurité
3 personnes
Tester le système d'inscription
2 personnes
Vérifier les derniers stands
3 personnes
Faire le briefing d’équipe
8 personnes
Préparer les portes et l’entrée
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les points café
Rassembler les déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Dégager les allées
2 personnes
Immortaliser les moments photo
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Encadrer la sortie
2 personnes

Suivi

Vider le vestiaire
2 personnes
Faire démonter les stands
8 personnes
Démonter les cloisons du stand
5 personnes
Empiler les tables et les chaises
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Enrouler les câbles d’alimentation
3 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer l’espace de restauration
2 personnes
Balayer et laver la salle
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rapporter le matériel
4 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Archiver les inscriptions des visiteurs
Envoyer un message de remerciement aux exposants
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Parois de stand de salonqté 30
Tables d'accueilqté 4
Tablesqté 40
Chaisesqté 120
Tables hautesqté 12
Portantsqté 4
Cintresqté 250
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 6

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Tablettesqté 3
Terminaux de paiement mobilesqté 2
Imprimantes d’étiquettesqté 2
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Lampes de pocheqté 6
Multiprisesqté 20
Rallonges électriquesqté 12
Chargeurs USBqté 8

Éclairage

Projecteurs LEDqté 20
Guirlandes lumineusesqté 12
Ampoules LED de rechangeqté 10

Vaisselle

Tasses à caféqté 150
Verres à théqté 150
Verres à eauqté 200
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 8

Décoration

Nappesqté 45
Plantesqté 30
Vases décoratifsqté 20
Coussins décoratifsqté 40
Cadres photoqté 20
Décoration de tableqté 30
Banderoles de salonqté 8
Panneaux indicateursqté 20
Panneaux d'informationqté 12
Porte-badgesqté 150
Braceletsqté 600
Badges nominatifsqté 150
Stylosqté 50
Presse-papiersqté 8
Papier d’impressionqté 3
Ruban adhésifqté 12
Ruban adhésif double faceqté 8
Attaches-câblesqté 300
Ciseauxqté 10
Couteaux Stanleyqté 4
Mètres rubansqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Louchesqté 8
plateauxqté 12
Thermomètres pour glacièresqté 4

Nettoyage

Aspirateursqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Poubellesqté 16

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, les horaires et le plan de salle avant de confirmer les exposants : les emplacements dépendent directement des tables, cloisons, portants et circulations disponibles.
Traitez les inscriptions des exposants en gardant un fichier à jour. Relevez pour chacun le besoin en table, chaise, alimentation électrique, badge et éventuelle demande alimentaire.
Envoyez les informations pratiques aux participants plusieurs jours avant l’ouverture : adresse, stationnement, horaires d’installation, accès et emplacement attribué évitent les demandes de dernière minute.
Préparez la signalétique et les plans avant le jour J, puis imprimez quelques exemplaires supplémentaires. Les visiteurs doivent trouver rapidement l’accueil, les stands, les sanitaires et les sorties.
Regroupez le matériel par zone et acheminez-le sur place avant l’installation. Vérifiez notamment les multiprises, rallonges, chargeurs, terminaux de paiement, éclairages et solutions de refroidissement des boissons.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un Salon de l’intérieur ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu, définissez les horaires et lancez le contact avec les exposants avant de finaliser l’implantation.
Combien de temps prévoir pour installer un Salon de l’intérieur ?: Prévoyez au minimum 3 à 4 heures pour installer les tables, chaises, cloisons, portants, signalétique et équipements électriques. Ajoutez du temps si plusieurs exposants arrivent en même temps.
Que faut-il envoyer aux exposants avant le salon ?: Envoyez au moins 7 jours avant l’événement l’adresse, les horaires d’accès, le plan, l’emplacement attribué, les consignes de stationnement et les besoins matériels confirmés. Un rappel 24 à 48 heures avant limite les oublis.
Combien de boissons prévoir pour un Salon de l’intérieur ?: Pour le premier accueil, comptez environ 2 à 3 boissons par personne, puis ajustez selon la durée du salon. Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et prévoyez café, thé et eau avec les verres et le matériel de service.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.