Checkliste für die Einrichtungsmesse

Bei einer Einrichtungsmesse müssen Aussteller, Standflächen und Besucherführung früh zusammenpassen. Lege zuerst Termin, Raumaufteilung und Standgrößen fest, bevor du Einladungen und Anmeldungen bearbeitest. In den letzten zwei Wochen geht es vor allem um Lageplan, Beschilderung, Zutrittslisten und die Abstimmung mit dem Catering. Plane außerdem Zeit für Aufbau, Technikprüfung und den Transport aller Materialien zum Veranstaltungsort ein.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Messetermin und Uhrzeiten festlegen
2 Personen
Location und Raumaufteilung bestätigen
2 Personen
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
Anmeldungen von Standbetreibern bearbeiten
2 Personen
Standplätze zuweisen
2 Personen
Teilnehmerinformationen versenden
Einladungen verschicken
2 Personen
Messe-Website aktualisieren
Social-Media-Beiträge posten
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Catering reservieren
Parkinformationen versenden
Lageplan finalisieren
2 Personen
Namensschilder für Aussteller erstellen
2 Personen
Beschilderung entwerfen
Lagepläne und Schilder drucken
2 Personen
Ausstellerverzeichnis prüfen
Zutrittslisten vorbereiten
2 Personen
Armbänder und Badges sortieren
2 Personen
Vorratsliste ausdrucken
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Catering je nach Zeitpunkt bereitstellen
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
Lade- und Entladezone freimachen
2 Personen
Registrierungstresen aufbauen
3 Personen
Ausstellende anmelden
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
Standwände aufstellen
5 Personen
Stromanschlüsse verteilen
3 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Aussteller beim Einrichten unterstützen
10 Personen
Eingang und Garderobe einrichten
3 Personen
Cateringstationen einrichten
3 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Sicherheitswege freimachen
3 Personen
Registrierungssystem testen
2 Personen
Letzte Stände kontrollieren
3 Personen
Teambriefing durchführen
8 Personen
Türen und Eingang vorbereiten
2 Personen

Event

Besucher empfangen
4 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Garderobe verwalten
2 Personen
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffeestationen auffüllen
Abfall sammeln
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
Fluchtwege freihalten
2 Personen
Fotomomente festhalten
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Ausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

Garderobe leeren
2 Personen
Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen
8 Personen
Standwände abbauen
5 Personen
Tische und Stühle stapeln
5 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Stromkabel aufrollen
3 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Cateringbereich reinigen
2 Personen
Saal fegen und wischen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Materialien zurückbringen
4 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Besucheranmeldungen archivieren
Dankesnachricht an Aussteller senden
Fundgegenstände registrieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MessewändeAnz. 30
Baliotische TischeAnz. 4
TischeAnz. 40
StühleAnz. 120
StehtischeAnz. 12
GarderobenständerAnz. 4
KleiderbügelAnz. 250
AbsperrpfostenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 6

Ausstattung

LaptopsAnz. 3
TabletsAnz. 3
Mobile KartenterminalsAnz. 2
EtikettendruckerAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
HandlampenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 20
VerlängerungskabelAnz. 12
USB-LadegeräteAnz. 8

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 20
LichterkettenAnz. 12
Ersatz-LED-LampenAnz. 10

Geschirr

KaffeetassenAnz. 150
TeegläserAnz. 150
WassergläserAnz. 200
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12
KaffeekannenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8

Dekoration

TischdeckenAnz. 45
PflanzenAnz. 30
Dekorative VasenAnz. 20
Dekorative KissenAnz. 40
BilderrahmenAnz. 20
TischdekorationAnz. 30
MessebannerAnz. 8
WegweiserAnz. 20
InfotafelnAnz. 12
BadgehalterAnz. 150
ArmbänderAnz. 600
NamensschilderAnz. 150
StifteAnz. 50
KlemmbretterAnz. 8
DruckpapierAnz. 3
KlebebandAnz. 12
Doppelseitiges KlebebandAnz. 8
KabelbinderAnz. 300
ScherenAnz. 10
CuttermesserAnz. 4
MessbänderAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 6
BrotmesserAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8
TablettsAnz. 12
KühlboxthermometerAnz. 4

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
PutzlappenAnz. 30
HandseifenspenderAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 16

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Raumaufteilung und Standplätze spätestens vier Wochen vor dem Messetermin. Danach lassen sich Ausstellerinformationen, Lageplan und Parkhinweise einheitlich verschicken.
Fordere Standbetreiber mit einer festen Frist zur Anmeldung auf, idealerweise drei Wochen vor der Messe. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche, benötigte Ausstattung und die Namen für Namensschilder.
Drucke Lagepläne, Schilder, Ausstellerverzeichnis und Zutrittslisten nicht erst am Veranstaltungstag. Lege alle Unterlagen spätestens am Vortag in getrennten Stapeln für Einlass, Aussteller und Besucher bereit.
Prüfe Laptops, Tablets, mobile Kartenterminals und Etikettendrucker mindestens einen Tag vorher. Teste außerdem Verlängerungskabel, USB-Ladegeräte, LED-Spots und Ersatzlampen an den vorgesehenen Standorten.
Kühle Getränke am Vorabend und stelle Kaffee, Tee und Wasser passend zum Einlass bereit. Plane für Aufbau und Transport mindestens einen zusätzlichen Helfer ein, damit Möbel, Messewände und Beschilderung rechtzeitig am Veranstaltungsort sind.

Häufige Fragen

Wann sollte man eine Einrichtungsmesse organisieren?: Beginne mindestens acht Wochen vorher mit Termin, Location und Ausstelleransprache. Vier Wochen vor dem Termin sollten die Standplätze feststehen, drei Wochen vorher die Einladungen und Teilnehmerinformationen versendet sein.
Wie viele Wochen vorher müssen die Standplätze festgelegt werden?: Lege die Standplätze spätestens vier Wochen vor der Messe fest. So bleiben noch etwa zwei Wochen für Korrekturen im Lageplan, Namensschilder und die Abstimmung besonderer Anforderungen.
Wann müssen Lageplan und Beschilderung fertig sein?: Finalisiere den Lageplan spätestens sieben Tage vor der Einrichtungsmesse und drucke die Schilder spätestens am Vortag. Eine zusätzliche gedruckte Version sollte beim Einlass und im Aufbau-Team liegen.
Wann soll das Catering für eine Einrichtungsmesse bestellt werden?: Reserviere das Catering etwa drei Wochen vorher, sobald die erwartete Teilnehmerzahl absehbar ist. Aktualisiere die Anzahl und Ernährungswünsche spätestens fünf bis sieben Tage vor der Messe.

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